Приказ о назначении ответственных лиц за своевременную сдачу графиков отпусков

Приказ о назначении ответственных лиц за своевременную сдачу графиков отпусков - это распорядительный документ руководителя организации, юридически закрепляющий персональную ответственность конкретных сотрудников за организацию, сбор, согласование, проверку и своевременное представление проекта графика отпусков на утверждение руководству в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение ответственных лиц, их ключевые функции, основания для назначения, роль приказа и правила его оформления.

Назначение ответственных лиц

Назначение ответственных лиц за своевременную сдачу графиков отпусков является обязательным организационным мероприятием, продиктованным требованием статьи 123 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) о ежегодном утверждении графика отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Основная цель – обеспечить заблаговременное планирование отдыха сотрудников, предотвратить сбои в работе из-за одновременного отсутствия ключевых специалистов, соблюсти права работников на отпуск и избежать ответственности за нарушение сроков (дисциплинарные взыскания, штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). Ответственные лица действуют в рамках установленного ежегодного цикла подготовки.

Первичную ответственность за сбор проектов и формирование сводного графика отпусков по организации, как правило, несет руководитель отдела кадров (начальник ОК) или специалист по кадровому делопроизводству. Дополнительно ответственность возлагается на руководителей структурных подразделений (начальников отделов, цехов, управлений, филиалов), которые обязаны своевременно подготовить и согласовать с сотрудниками проекты графиков отпусков по своему подразделению и передать их в кадровую службу.

Ключевые функции ответственных лиц

Ответственные лица выполняют взаимосвязанные функции, направленные на организацию планового отдыха сотрудников. Основная обязанность руководителей структурных подразделений – организовать сбор предварительных заявлений или мнений сотрудников подразделения о желаемых сроках отпуска на предстоящий год, учесть производственную необходимость, обеспечить равномерность распределения отпусков в течение года, избежать конфликтов интересов и сформировать проект графика отпусков по подразделению.

Проект должен быть согласован с профсоюзным комитетом (при его наличии в организации) и передан ответственному представителю кадровой службы в установленный приказом срок.

Ответственный представитель кадровой службы (руководитель ОК) обязан обеспечить своевременный сбор проектов графиков отпусков от всех структурных подразделений, проверить их на соответствие требованиям ТК РФ и ПВТР (учет права на отпуск, продолжительность, запрет на непредоставление отпуска более 2 лет подряд и т.д.), выявить и урегулировать возможные конфликты между подразделениями.

На основе полученных проектов кадровая служба формирует сводный проект графика отпусков по всей организации в унифицированной форме (форма Т-7 или внутренняя форма), обеспечивает его согласование с профсоюзом (при необходимости) и представляет на утверждение руководителю организации не позднее установленной законом даты (17 декабря текущего года). После утверждения кадровая служба обязана ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под подпись.

Основания и роль приказа

Издание приказа о назначении ответственных лиц является необходимым организационным шагом для четкого распределения обязанностей и зон ответственности в процессе подготовки графика отпусков. Приказ служит юридическим основанием для возложения соответствующих обязанностей на конкретных сотрудников (руководителей подразделений и кадровой службы). Без такого приказа возможны сбои в сроках подготовки, непонимание ответственности, что может привести к нарушению ст. 123 ТК РФ и привлечению организации к ответственности.

Приказ официально наделяет назначенных лиц полномочиями, необходимыми для исполнения обязанностей. В частности, правом руководителей подразделений запрашивать у сотрудников информацию о предпочтениях по срокам отпуска и учитывать производственную необходимость при планировании. Приказ обязывает руководителей подразделений и сотрудников кадровой службы взаимодействовать друг с другом, соблюдать установленные сроки подготовки и передачи документов.

Инструкция по оформлению приказа

Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: "О назначении ответственных лиц за своевременную подготовку и представление графика отпусков на [Год]".

Констатирующая часть содержит прямое указание на закон: "В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации, Правилами внутреннего трудового распорядка, в целях обеспечения своевременного планирования отпусков сотрудников [Название Организации] на [Год]".

Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные предписания:

• назначить кого-то из сотрудников ответственным за своевременную сдачу графиков отпусков;
• кадровику ознакомить данного сотрудника с содержанием настоящего распоряжения;
• возложить контроль за исполнением приказа на себя.

Приказ подписывается руководителем организации (Генеральным директором) с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Примерный образец