Приказ о назначении ответственного за работу с электронными подписями — это распорядительный документ руководителя организации, закрепляющий персональную ответственность конкретного сотрудника за управление жизненным циклом электронных подписей (ЭП), используемых в деятельности компании. В рамках настоящего материала мы рассмотрим роль ответственного, суть работы с ЭП, ключевые обязанности, значение приказа и правила его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении ответственного за работу с электронными подписями
Бланк приказа о назначении ответственного за работу с электронными подписями
Роль ответственного лица
Ответственное лицо является ключевым сотрудником, обеспечивающим юридическую значимость и безопасность электронного документооборота (ЭДО) организации. Его назначение продиктовано требованиями Федерального закона № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и необходимостью минимизации рисков: недействительности подписанных документов, утечек конфиденциальной информации (ключей ЭП), блокировки доступа к государственным порталам (ЕИС, ЕГАИС, ГИС ЖКХ, Честный ЗНАК и др.) и наложения штрафов (КоАП РФ ст. 13.28). Этот сотрудник выступает центральным звеном в обеспечении легитимности операций, требующих ЭП (сдача отчетности, участие в электронных торгах, подписание договоров, работа в ЕГАИС/ГИС ЖКХ и т.д.). Он координирует взаимодействие с удостоверяющими центрами (УЦ), ИТ-службой и пользователями ЭП.
Кандидатура назначается из числа компетентных сотрудников, обладающих необходимыми знаниями и доступом. Наиболее часто ответственными назначаются: руководитель ИТ-отдела / системный администратор (техническая экспертиза), начальник отдела делопроизводства / секретариата (документооборот), юрист (правовые аспекты), специалист по информационной безопасности (ИБ).
Ключевые требования к кандидату: понимание принципов работы ЭП и криптографии (СКЗИ), знание законодательства (63-ФЗ, регламенты УЦ), опыт работы с порталами госуслуг и коммерческими площадками ЭДО, навыки администрирования, ответственность и благонадежность. Ответственный действует на основании должностной инструкции и настоящего приказа.
Суть работы с электронными подписями
Работа с электронными подписями – это комплексный процесс управления их жизненным циклом для обеспечения юридической силы электронных документов и безопасного доступа к информационным системам. Это требует строгого соблюдения регламентов УЦ и внутренних правил компании. Успешная работа предотвращает финансовые и репутационные потери, связанные с компрометацией ключей или недействительностью подписи.
Основные направления работы охватывают все этапы существования ЭП. Организация получения квалифицированных электронных подписей (УКЭП) в аккредитованных УЦ для сотрудников: определение необходимых видов ЭП (для ЭДО, торгов, отчетности и т.д.), сбор и проверка документов заявителей, взаимодействие с УЦ, контроль оплаты. Безопасная выдача ЭП пользователям: вручение ключевых носителей (токенов/рутокенов), сертификатов и паролей под роспись, проведение инструктажа по правилам хранения и использования.
Учет всех выданных ЭП: ведение внутреннего реестра (ФИО владельца, вид ЭП, серийный номер сертификата, УЦ, срок действия, дата выдачи/возврата). Контроль сроков действия сертификатов ЭП: своевременная организация продления или перевыпуска до истечения
Значение приказа
Приказ Генерального директора юридически закрепляет персональную ответственность за критически важную область, связанную с юридической силой документов и доступом к ключевым системам. Он прямо возлагает обязанности на конкретного сотрудника, исключая неопределенность и "коллективную безответственность". Документ является основанием для наделения сотрудника соответствующими правами (запрашивать информацию, взаимодействовать с УЦ, требовать возврата ЭП).
Распоряжение обязательно для исполнения всеми структурными подразделениями и сотрудниками организации. Оно служит основанием для внесения изменений в должностную инструкцию ответственного лица. Приказ необходим для успешного прохождения проверок контролирующих органов (ФНС, Роскомнадзор, ФСТЭК) и подтверждения соблюдения требований 63-ФЗ. Документ минимизирует операционные риски и обеспечивает преемственность: при смене ответственного лица издается новый приказ.
Оформление приказа
Оформление осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними правилами делопроизводства. Шапка содержит: полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, номер, дату, место издания. Заголовок: "О назначении ответственного за работу с электронными подписями в [Название Организации]".
Констатирующая часть содержит обоснование: "В целях обеспечения соблюдения требований Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", организации безопасного и эффективного использования электронных подписей, предотвращения рисков недействительности электронных документов и блокировки доступа к информационным системам".
Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") включает:
- назначить ответственным за организацию работы с электронными подписями в [Название Организации] [Должность, ФИО сотрудника] с [Дата] года;
- возложить на [ФИО] следующие обязанности: [Кратко перечислить ключевые: организация получения ЭП в УЦ, ведение реестра, контроль сроков, обеспечение безопасности, аннулирование, инструктаж пользователей, взаимодействие с УЦ и ИТ-отделом];
- контроль за исполнением приказа оставить за [Должность контролирующего лица, например, Заместитель Генерального директора, Руководитель службы ИБ - ФИО].
Приказ подписывается Генеральным директором с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов.
Ответственное лицо ([ФИО]) и руководители ВСЕХ структурных подразделений ОБЯЗАНЫ ознакомиться с приказом под личную подпись в течение 3 (трех) рабочих дней с момента издания. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копия приказа вручается ответственному лицу ([ФИО]) под роспись. Копии направляются в службу персонала (для внесения в ДИ), в ИТ-отдел, в службу безопасности (при наличии). Оригинал хранится в архиве организации. Срок хранения – не менее 5 лет. Ответственный за делопроизводство обеспечивает учет ознакомления и исполнения.
Примерный образец
