Приказ о назначении ответственного за представление формы СЗВ-СТАЖ

Приказ о назначении ответственного за представление формы СЗВ-СТАЖ — это распорядительный документ руководителя организации, юридически закрепляющий персональную ответственность конкретного сотрудника за своевременное, полное и корректное формирование, проверку и представление в территориальный орган Пенсионного фонда РФ (ПФР) сведений по форме СЗВ-СТАЖ в соответствии с установленными требованиями. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение ответственного лица, его ключевые функции, основания для назначения, роль приказа и правила его оформления.

Назначение ответственного лица

Назначение ответственного лица за представление формы СЗВ-СТАЖ является обязательным требованием законодательства о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Основная цель – обеспечить точность и достоверность сведений о страховом стаже и иной информации, необходимой для назначения пенсии каждому застрахованному лицу, а также исключить нарушения сроков сдачи, влекущие административную ответственность (штрафы до 100 тыс. руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ). Ответственное лицо действует на постоянной основе.

Ответственным лицом, как правило, назначается руководитель отдела кадров, специалист по кадровому делопроизводству или иной сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета и расчет стажа, обладающий необходимыми знаниями трудового законодательства и порядка заполнения СЗВ-СТАЖ. В случае отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) ответственного лица его функции временно исполняет заместитель или иной назначенный приказом сотрудник кадровой службы, обладающий достаточной компетенцией.

Ключевые функции ответственного лица

Ответственное лицо выполняет комплекс критически важных функций, направленных на соблюдение законодательства в части представления сведений о стаже. Основная обязанность – обеспечение своевременной (ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным) и полной (в отношении всех работников, с которыми в отчетном периоде действовали трудовые договоры, договоры ГПХ, подлежащие обложению страховыми взносами) сдачи сведений по форме СЗВ-СТАЖ в электронном формате через оператора электронного документооборота (СФР2) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Ответственное лицо обязано организовать и лично контролировать процесс подготовки формы СЗВ-СТАЖ. Это включает сбор и проверку данных о периодах работы (службы) каждого застрахованного лица за отчетный год, правильность указания СНИЛС, ФИО, дат приема/увольнения, кодов периодов деятельности и оснований их включения в стаж, корректность применения льготных категорий стажа (если применимо). Лицо обязано проводить внутреннюю сверку данных по табелям учета рабочего времени, приказам о приеме/увольнении, трудовым книжкам (или сведениям электронной трудовой книжки - ЭТК), договорам ГПХ и иным документам. Непосредственная подготовка файла в формате, утвержденном ПФР (XML), и его сдача через СФР2 осуществляются ответственным лицом (или под его контролем уполномоченным специалистом) с использованием УКЭП руководителя или самого ответственного лица, если ему делегировано такое право.

Основания и роль приказа

Издание приказа о назначении ответственного лица является прямым требованием статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ. Приказ служит юридическим основанием для возложения соответствующих обязанностей и ответственности на конкретного сотрудника. Без такого приказа в случае нарушений (просрочка, ошибки) сложно доказать распределение обязанностей, что может привести к привлечению к ответственности руководителя организации.

Приказ официально наделяет назначенное лицо полномочиями, необходимыми для исполнения обязанностей. В частности, правом запрашивать и получать от других сотрудников и подразделений (бухгалтерия, руководители структурных подразделений) всю необходимую информацию и документы (табели, приказы, договоры ГПХ, сведения ЭТК).

Приказ обязывает всех сотрудников организации оказывать содействие ответственному лицу в части предоставления запрашиваемой информации и документов в установленные им сроки. Документ фиксирует дату, с которой сотрудник приступает к исполнению этих обязанностей. Приказ также определяет порядок замещения ответственного лица на период его временного отсутствия.

Разбираемся, как оформить приказ

Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: "О назначении лица, ответственного за представление сведений по форме СЗВ-СТАЖ в [Название Организации]".

Констатирующая часть содержит прямое указание на закон: "В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", в целях обеспечения своевременного и достоверного представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведений по форме СЗВ-СТАЖ".

Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные предписания:

• назначить сотрудника ответственным за предоставление формы СЭВ-СТАЖ;
• кадровику ознакомить с содержанием приказа ответственного сотрудника;
• контроль за исполнением распоряжения оставить за директором.

Приказ подписывается руководителем организации (Генеральным директором, Директором) с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов.

Примерный образец