Приказ о назначении ответственного за хранение печатей и штампов

Приказ о назначении ответственного за хранение печатей и штампов – это официальный документ, издаваемый руководителем организации, который закрепляет персональную ответственность конкретного сотрудника за надлежащее хранение, учет, выдачу и использование печатей и штампов организации, а также предотвращение их несанкционированного применения.

Суть печатей и штампов и их применение

Печати и штампы являются инструментами, придающими документам юридическую силу и подтверждающими их подлинность или принадлежность организации. Печать организации (часто круглая, с указанием полного наименования и ИНН) используется для заверения наиболее важных документов: договоров, доверенностей, отчетности в госорганы, кадровых документов (приказов, трудовых книжек).

Дополнительные печати (например, печать отдела кадров, для счетов-фактур) и штампы (угловые штампы организации, штампы "ОПЛАЧЕНО", "КОПИЯ ВЕРНА", регистрационные штампы) применяются для оперативных задач, заверения копий, маркировки входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов. Их использование строго регламентировано внутренними инструкциями и законодательством (например, требованиями к оформлению первичных учетных документов). Применение печати обычно фиксируется в журнале учета.

Круг лиц, наделяемых ответственностью за хранение

Ответственность за хранение печатей и штампов традиционно возлагается на сотрудников, имеющих прямой доступ к важнейшим документам организации и обладающих высоким уровнем доверия и исполнительности. Чаще всего это:

• Секретарь руководителя или офис-менеджер: в небольших и средних компаниях именно этот сотрудник, постоянно находящийся в офисе и работающий с документами, получает печати и штампы под ответственное хранение.
• Начальник юридического отдела или юрист: если печать используется преимущественно для заверения договоров и внешней переписки, хранение может быть поручено юридической службе.
• Главный бухгалтер или кассир: для печати, используемой исключительно на финансовых документах (например, для счетов-фактур по старым правилам, кассовых документов).
• Начальник отдела кадров или инспектор по кадрам: для печати отдела кадров, используемой при оформлении кадровой документации.
• Сам руководитель: в очень маленьких организациях или для особо важных печатей (например, гербовой) хранение может оставаться у первого лица. Ключевой принцип – минимизация числа лиц, имеющих доступ к печатям, и обеспечение их физической сохранности в сейфе или металлическом шкафу.

Юридическая и организационная роль приказа директора

Приказ руководителя о назначении ответственного за печати и штампы является обязательным юридическим основанием для возложения соответствующих функций и ответственности на конкретное лицо. Его роль критически важна:

• он формально закрепляет ответственность, делая ее персональной и недвусмысленной. Без такого приказа невозможно привлечь сотрудника к ответственности за нарушения;
• приказ определяет конкретное место хранения печатей и штампов (например, сейф в кабинете секретаря) и порядок их выдачи/возврата;
• назначение по приказу является основанием для включения обязанностей по хранению печатей в должностную инструкцию сотрудника и его трудовой договор.
• наличие приказа – обязательное требование при проверках (например, аудиторами, контролирующими органами), подтверждающее, что организация соблюдает правила документооборота и минимизирует риски подделки документов;
• приказ служит основой для разработки или актуализации внутренней Инструкции по работе с печатями и штампами, детализирующей все процедуры.

Последствия утраты штампа организации

Утрата печати или штампа, особенно основной печати организации, является серьезным инцидентом, влекущим значительные риски.

Дисциплинарная ответственность назначенного сотрудника. За ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (п. 1 ст. 192 ТК РФ) к виновному лицу могут быть применены замечание, выговор или даже увольнение (если утрата привела к тяжким последствиям или неоднократна).

Материальная ответственность. Если в результате утраты и возможного несанкционированного использования печати организации был причинен прямой действительный ущерб (например, подписаны фиктивные договоры, по которым организация понесла убытки), с ответственного сотрудника может быть взыскан этот ущерб в пределах его среднемесячного заработка (или в полном размере, если с ним заключен договор о полной материальной ответственности).

Пошаговая инструкция по оформлению приказа о назначении ответственного за хранение печатей и штампов

Оформление приказа начинается с заполнения шапки документа. В верхней части листа указывается полное официальное наименование организации. Ниже, по центру строки, заглавными буквами пишется слово ПРИКАЗ. Справа или слева проставляется присвоенный регистрационный номер согласно журналу регистрации приказов по основной деятельности (например, № 38-ОД). Рядом или под номером указывается дата подписания приказа руководителем – это дата его вступления в силу. Завершает шапку указание места издания приказа (г. Москва).

В описательной части (преамбуле) формулируется заголовок приказа ("О назначении ответственного за хранение печатей и штампов"). Далее приводится обоснование издания приказа, ссылающееся на необходимость обеспечения безопасности, сохранности и надлежащего использования печатей и штампов, предотвращения их утраты и несанкционированного применения, а также на требования внутренних правил документооборота. Пример: "В целях обеспечения надлежащего хранения, учета и использования печатей и штампов Общества, предотвращения их утраты или несанкционированного применения и в соответствии с Инструкцией по документообороту..."

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:, написанного заглавными буквами. Ключевые распоряжения включают: назначение конкретного сотрудника (с указанием должности и полного ФИО) ответственным за хранение, учет и выдачу печатей и штампов организации; определение места их хранения (например, "в сейфе, расположенном в кабинете секретаря").

Примерный образец