Приказ о назначении лиц, ответственных за осуществление приемки товаров, работ, услуг – это ключевой распорядительный документ руководителя, юридически закрепляющий сотрудников, уполномоченных подтверждать соответствие поступающих ценностей или результатов договорным условиям. В рамках настоящего материала мы рассмотрим суть процедуры приемки, категории ответственных лиц, вопросы компенсации, роль приказа и правила его корректного составления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении лиц, ответственных за осуществление приемки товаров, работ, услуг
Бланк приказа о назначении лиц, ответственных за осуществление приемки товаров, работ, услуг
Суть процедуры
Приемка товаров, работ или услуг представляет собой обязательный этап исполнения договорных обязательств, направленный на установление соответствия полученного по количеству, качеству, ассортименту и комплектности. Основное регулирование осуществляется Гражданским кодексом РФ (ст. 509, 513, 720), Федеральным законом № 44-ФЗ "О контрактной системе" для госзаказчиков, а также локальными нормативными актами самой организации. Грамотная приемка является барьером для финансовых потерь и юридических конфликтов.
Процедура включает визуальный осмотр, проверку сопроводительных документов (накладные, счета-фактуры), контроль заявленных характеристик. Для сложной продукции или специфических услуг часто требуется привлечение экспертов или проведение испытаний. Ответственные лица формируют доказательственную базу путем составления актов приемки или коммерческих актов при выявлении расхождений. Своевременное выявление недостатков позволяет предъявить обоснованные претензии контрагенту.
Круг ответственных
Ответственными за приемку обычно назначаются сотрудники, функционально связанные с материальными ценностями или контролем договоров. Типичные кандидатуры включают начальников складов, старших кладовщиков, руководителей отделов снабжения или логистики, инженеров по качеству, бухгалтеров-материалистов, руководителей проектов. Выбор зависит от типа принимаемого объекта и организационной структуры предприятия.
Критически важным является наличие у назначенного лица необходимой компетенции для объективной оценки и понимания процедуры. Часто требуется профильное обучение особенностям конкретных товаров или услуг. В крупных компаниях практикуется назначение нескольких лиц по разным номенклатурным группам или этапам работ. Персональное закрепление ответственности дисциплинирует процесс и упрощает внутренний контроль за движением активов.
Компенсация обязанностей
Дополнительная оплата за исполнение функций приемки законодательством прямо не регламентирована как обязательная норма, если эти обязанности изначально входят в должностные инструкции сотрудника. Например, для кладовщика приемка товара является неотъемлемой частью его основной трудовой функции. В такой ситуации доплата обычно не предусмотрена.
Однако если обязанности по приемке возлагаются на сотрудника дополнительно к его основным функциям, необходимо его письменное согласие. В этом случае работодатель обязан установить доплату или персональную надбавку к окладу. Размер денежной компенсации определяется соглашением между работником и работодателем, фиксируемым в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Это справедливая мера за увеличение объема работы и ответственности.
Юридическая сила
Приказ руководителя выступает основным правовым основанием, легитимизирующим полномочия назначенных лиц на проведение приемки. Он четко разграничивает зоны ответственности и права сотрудников в этом процессе. Отсутствие правильно оформленного приказа делает действия по приемке юридически уязвимыми перед контрагентами и контролирующими инстанциями.
Документ служит неоспоримым доказательством распределения обязанностей перед проверяющими органами (налоговая, аудит) или в суде при разрешении споров. Приказ подлежит обязательному доведению до сведения назначенных лиц и связанных с ними сотрудников под подспись. Наличие приказа минимизирует риски зон безответственности и обеспечивает прозрачность процедуры приемки для всех участников.
Правила оформления
Приказ о назначении ответственных за приемку должен соответствовать стандартам делопроизводства. Вводная (констатирующая) часть содержит обоснование необходимости назначения, ссылки на нормативные акты (ГК РФ, ФЗ-44 при необходимости) и цели документа (обеспечение контроля, снижение рисков). Она кратко описывает важность корректной приемки для хозяйственной деятельности. Эта часть завершается стандартной формулой "ПРИКАЗЫВАЮ:".
Распорядительная часть формулируется пунктами, каждый из которых несет конкретное предписание.
- Первый пункт назначает конкретных сотрудников (ФИО, должность) ответственными за приемку.
- Второй пункт определяет зону их ответственности (какие товары, работы, услуги или договоры).
- Третий пункт устанавливает основные обязанности назначенных лиц в процессе приемки.
- Четвертый пункт фиксирует их права (требовать документы, приостанавливать приемку, подписывать акты).
- Пятый пункт регламентирует взаимодействие с другими службами (бухгалтерия, юристы, руководство).
- Шестой пункт назначает лицо для контроля исполнения приказа.
Приказ подписывается руководителем организации с указанием даты и подлежит обязательной регистрации в журнале. Проект приказа должен быть согласован с назначенными сотрудниками и юридической службой при ее наличии во избежание конфликтов.
Выше приведен лишь примерный перечень распоряжений директора. В теории их может быть больше или даже меньше. Всё зависит от особенностей внутренних процессов на предприятии
Примерный образец
