Приказ о назначении ответственного за ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – это официальный документ руководителя. Он закрепляет персональную ответственность сотрудника за правильное ведение этого регистра. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение книги, ответственных лиц, роль приказа, ответственность за нарушения.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНазначение и важность книги учета
Книга учета движения трудовых книжек (и вкладышей) – обязательный регистр. Она фиксирует все операции с трудовыми книжками. В ней регистрируют получение новых бланков от сотрудников. Фиксируют выдачу книжек при увольнении. Отмечают передачу вкладышей. Книга обеспечивает строгий учет бланков строгой отчетности. Она подтверждает соблюдение правил хранения и выдачи. Это ключевой документ при проверках ГИТ (Государственной инспекции труда). Она доказывает надлежащее оформление кадровых процедур.
Круг ответственных за ведение книги
Ответственность за ведение книги обычно возлагается на кадровых работников. Непосредственно ведет книгу специалист по кадрам. Или инспектор отдела кадров. В небольших организациях – секретарь или бухгалтер. Начальник отдела кадров контролирует правильность заполнения. Он несет общую ответственность за процесс. Книга должна храниться в сейфе или металлическом шкафу.
Доступ к ней ограничен. Назначение конкретного исполнителя исключает бесконтрольность. Это предотвращает утерю или порчу важных данных.
Приказ директора является обязательным основанием. Он формально возлагает обязанности на сотрудника. Без приказа невозможно привлечь к ответственности за ошибки. Приказ ссылается на требования законодательства. Трудового кодекса РФ (ст. 66.1). Правил ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства № 225). Инструкции по заполнению (утв. Постановлением Минтруда № 69).
Приказ подтверждает назначение при проверках. Он обязателен для включения обязанности в трудовой договор. Или должностную инструкцию работника.
Последствия внесения незаконных записей
Незаконная запись в книге – серьезное нарушение. Оно влечет дисциплинарную ответственность виновного. Замечание, выговор или увольнение (ст. 192 ТК РФ). Если запись причинила ущерб работнику – материальная ответственность. Ущерб взыскивается по правилам ст. 238-250 ТК РФ. Организация может получить штраф по КоАП РФ. Статья 5.27 (нарушение трудового законодательства).
Должностные лица штрафуются на 1000-5000 рублей. Юридические лица – на 30000-50000 рублей. Обязательно проводится служебное расследование. Выявляются причины и виновные лица. Исправляются выявленные ошибки. Восстанавливаются права работников.
Дополнительное поощрение ответственного сотрудника
Дополнительное поощрение сотрудника, ведущего книгу учета, повышает мотивацию. Оно компенсирует повышенную ответственность. Поощрение снижает риск ошибок из-за невнимательности. Оно признает важность его роли в защите прав работников. Формы поощрения должны быть закреплены документально.
Наиболее действенный метод – установление надбавки к окладу. Ее размер фиксируется в приказе или допсоглашении. Надбавка выплачивается ежемесячно за выполнение функции. Возможно разовое премирование по итогам года. Основанием служит безупречное ведение книги. Отсутствие замечаний при внутренних и внешних проверках. Премия может быть приурочена к успешной проверке ГИТ. Размер премии определяется локальными актами организации.
Эффективно публичное признание заслуг. Объявление благодарности в приказе по организации. Вручение грамоты или знака отличия перед коллективом. Упоминание достижений на корпоративных мероприятиях. Карьерные перспективы также являются поощрением. Рассмотрение кандидатуры для продвижения по службе. Приоритет при направлении на обучение за счет компании. Создание позитивного имиджа надежного сотрудника.
Пошаговая инструкция по оформлению приказа о назначении ответственного за книгу учета
Оформление начинается с шапки. Укажите полное наименование организации. По центру напишите слово ПРИКАЗ заглавными буквами. Проставьте регистрационный номер (например, № 17-к). Укажите дату подписания директором. Это дата вступления приказа в силу. Напишите место издания (г. Москва).
В описательной части сформулируйте заголовок. "О назначении ответственного за ведение книги учета движения трудовых книжек". Далее укажите обоснование. Ссылайтесь на требования Трудового кодекса РФ. На Правила ведения трудовых книжек. На необходимость обеспечения правильного учета бланков. Пример: "В целях обеспечения надлежащего учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек...".
Распорядительная часть начинается с ПРИКАЗЫВАЮ:. Ключевые распоряжения: Назначьте конкретного сотрудника ответственным.
- укажите его должность и полное ФИО;
- пропишите обязанность вести книгу учета;
- укажите место ее хранения (сейф);
- обязанность обеспечить сохранность книги;
- своевременное и точное внесение записей;
- контроль за исполнением возложите на начальника отдела кадров. Или на себя;
- укажите срок ознакомления сотрудника с приказом.
Завершите приказ подписью директора.
С расшифровкой (Директор _______________ /Иванов А.А./). Обязательно включите лист ознакомления. Или место для подписи ответственного сотрудника. С датой ознакомления.
Примерный образец
