Приказ о маршруте движения приказов – это организационно-распорядительный документ, устанавливающий последовательность прохождения распорядительных документов между подразделениями предприятия. В рамках настоящего материала мы рассмотрим структуру документопотока, значение регламентированного маршрута, унификацию процедуры, роль приказа и ответственность за нарушения установленного порядка.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о маршруте движения приказов
Бланк приказа о маршруте движения приказов
Структура документопотока внутри организации
Маршрут движения приказа представляет собой четкую последовательность этапов согласования и исполнения, начиная от разработки проекта до окончательного исполнения. Типичный маршрут включает: подготовку проекта ответственным исполнителем, визирование в заинтересованных подразделениях (юридическом, финансовом, техническом), утверждение руководством, регистрацию в канцелярии и рассылку исполнителям. Для различных типов приказов (кадровых, производственных, финансовых) разрабатываются отдельные маршруты с учетом их специфики.
Особое внимание уделяется документам, требующим дополнительного согласования с профсоюзными органами или службой безопасности. Электронные системы документооборота позволяют автоматизировать этот процесс, отслеживая текущее положение документа на каждом этапе.
Цели регламентации документопотока
Установление конкретного маршрута преследует несколько важных целей: обеспечение полноты согласования со всеми заинтересованными подразделениями, соблюдение сроков подготовки документов и исключение дублирования функций. Четкий маршрутизированный процесс позволяет равномерно распределить нагрузку между сотрудниками и избежать "потери" документов на промежуточных этапах. Особое значение это имеет для крупных предприятий с разветвленной структурой, где приказ может затрагивать интересы десятков подразделений.
Регламентированный маршрут также служит инструментом контроля исполнительской дисциплины и позволяет оперативно выявлять "узкие места" в документообороте. В конечном счете это повышает эффективность управленческих решений и сокращает время на их реализацию.
Значение унифицированной системы документооборота
Единая форма маршрутизации приказов обеспечивает прозрачность и предсказуемость процессов согласования для всех участников. Она позволяет стандартизировать процедуры вне зависимости от вида документа и задействованных подразделений. Унификация особенно важна при горизонтальном взаимодействии отделов, помогая преодолеть ведомственные барьеры.
Единые правила оформления сопроводительных документов (листов согласования, регистрационных карточек) упрощают архивный учет и последующий поиск информации. Кроме того, стандартизированная система снижает зависимость от человеческого фактора и облегчает процесс адаптации новых сотрудников.
Административное значение распорядительного документа
Приказ о маршруте движения выполняет несколько ключевых функций: закрепляет единые стандарты документооборота, определяет зоны ответственности подразделений и устанавливает контрольные сроки на каждом этапе. В приказе указываются категории приказов с разными маршрутами, перечень обязательных согласующих инстанций и порядок разрешения разногласий.
Документ обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями и служит основой для разработки должностных инструкций сотрудников, работающих с документами. Наличие утвержденного маршрута особенно важно при возникновении спорных ситуаций и служебных расследований, связанных с исполнением распоряжений.
Ответственность за нарушение установленного порядка
Несоблюдение регламентированного маршрута движения приказов может повлечь дисциплинарную ответственность для сотрудников, допустивших нарушение. Особенно строго карается несанкционированное изменение последовательности согласования или пропуск обязательных этапов визирования. Руководители подразделений несут ответственность за своевременное рассмотрение поступающих документов в соответствии с установленными сроками.
В случае возникновения убытков из-за неправильного документооборота (например, заключения не согласованного договора) ответственность распределяется между всеми участниками процесса. Регулярные нарушения маршрутизации документов могут стать основанием для проведения служебного расследования и применения более строгих мер воздействия к виновным.
Объясняем, как оформить приказ «на пальцах»
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении маршрута движения приказов в организации. При необходимости делаем ссылку на решение участников общества или совета директоров. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
