Приказ о корпоративной почте

Приказ о корпоративной почте – это распорядительный документ руководителя организации, на основании которого ответственный человек сможет начать внедрение в работу внутренней электронной почты, посредством которой сотрудники будут обмениваться информацией и так далее. Сегодня мы разберемся, что представляет собой корпоративная электронка, кто занимается её внедрением в работу, как правильно составить соответствующее распоряжение.

Корпоративная почта

Корпоративная электронная почта на работе представляет собой современный способ взаимодействия между сотрудниками посредством обмена различного рода документацией, информацией и так далее. Если раньше в ста процентах случаев людям приходилось формировать свои запросы на бумаге, использовав при этом компьютер или исполняя их от руки, то сейчас допускается еще и электронный метод.

Корпоративная электронка заводится на каждого отдельно взятого сотрудника, то есть является именной. У предприятия обычно появляется свой домен, который и будет отличать фирменную почту от всех остальных почтовых ящиков на популярных сервисах. Предполагается, что каждая учетная запись по умолчанию верифицирована, то есть принадлежит конкретному человеку, будь то руководитель или рядовой сотрудник. В теории совершенно любой работник может написать электронное письмо генеральному директору, с которым тот в свою очередь будет обязан ознакомиться.

Отметим, что электронная почта может считаться надлежащим методом взаимодействия только при соблюдении ряда условий:

• её применение закреплено в одном из локальных нормативных актов как средство документооборота;
• каждая учетная запись имеет уникальные логин и пароль, что позволяет обеспечить конфиденциальность, соблюдение положений закона «О защите персональный данных».

Внедрение электронки

Фактически заняться разработкой платформы для внутренней электронной почты и её внедрением в работу должен штатный компьютерный специалист. Это может быть айтишник или же системный администратор. В принципе, для решения задачи с электронкой достаточно будет знаний среднестатистического сисадмина. Безусловно, работа весьма трудоёмкая, поскольку нужно будет настроить сервер, зарегистрировать учетные записи, наладить общую работоспособность системы.

Сам сисадмин сможет приступить к работе только после издания директором соответствующего приказа. В распоряжении руководитель поручит компьютерному специалисту внедрить в работу фирмы корпоративную электронную почту, утвердит такой метод сообщений между работниками как полноценный способ ведения документооборота.

Говорить о конкретных сроках, в течение которых сотрудник будет исполнять распоряжение начальника, довольно-таки тяжело. В теории на решение задачи может уйти неделя или даже больше. Здесь многое зависит от выделенного бюджета, знаний сисадмина, а также количества работников в компании.

Разбираемся, как составить приказ

Процесс формирования приказа о корпоративной почте нам следует начать с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать название компании, в которой руководство как раз и решило ввести корпоративную электронку, а также организационно-правовую форму юридического лица. Следующим шагом укажем наименование текущего распоряжения и присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Не забудем оставить дату и место формирования официальной бумаги. Под местом в деловом документообороте принято понимать не весь адрес целиком, а лишь конкретный населенный пункт.

Ниже по документу начальник официально ссылается на основание для издания такого приказа, а также приводит соответствующую мотивировку. Например, в качестве основания может выступить служебная записка от одного из подчинённых, который решил предложить соответствующую инициативу о внедрении в работу электронки. Ниже по документу начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять свои распоряжения, а именно:

• системному администратору создать учетные записи корпоративной электронной почты для всех сотрудников;
• утвердить корпоративную почту как полноценный способ осуществления электронного документооборота;
• кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех работников;
• возложить контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых.

В завершение работы с официальной бумагой директору останется только расписаться за всё вышеизложенное и расшифровать оставленный на бумаге автограф. Таким образом распорядительный документ можно будет считать уже полностью составленным, готовым к изданию.

Юридическую силу приказ директора обретет с даты его подписания, если иное прямо не указано в основном содержательном блоке. В теории можно начать работы по разработке электронки лишь со следующего месяца или конкретного его числа.

Примерный образец