Приказ о компенсации за использование личного телефона работника в служебных целях — это распорядительный документ, обязывающий работодателя возмещать сотруднику расходы, связанные с применением личного мобильного устройства для выполнения рабочих задач. Сегодня мы разберемся, зачем нужное такое распоряжение и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о компенсации за использование личного телефона работника в служебных целях
Бланк приказа о компенсации за использование личного телефона работника в служебных целях
Компенсация использование телефона
Компенсация за использование личного мобильного телефона в рабочих целях представляет собой возмещение сотруднику части расходов на связь, если его личный номер используется для решения служебных задач. Такая практика распространена в случаях, когда работнику необходимо регулярно совершать звонки клиентам, партнерам или коллегам, но работодатель не предоставляет корпоративную связь.
Право на компенсацию возникает у сотрудника, когда использование личного телефона обусловлено производственной необходимостью и согласовано с работодателем. Это может быть связано с характером работы: частые командировки, удаленный формат работы, необходимость быть на связи во внерабочее время.
Основанием для компенсации служит либо трудовой договор, либо дополнительное соглашение к нему, либо локальный нормативный акт компании (например, Положение о компенсации расходов на связь).
Процедура компенсации
Для оформления компенсации сотрудник должен предоставить работодателю документы, подтверждающие использование телефона в служебных целях. Это могут быть детализированные отчеты оператора связи с выделением служебных звонков, скриншоты из приложений учета звонков, либо иные доказательства.
Расчет суммы компенсации может производиться несколькими способами: фиксированной суммой (например, 1000 рублей в месяц), пропорционально фактическим расходам (на основании предоставленных чеков) или по установленным в компании нормативам (например, 5 рублей за минуту разговора с клиентами).
Роль приказа директора
Приказ директора является обязательным документом, закрепляющим право сотрудника на компенсацию и ее размер. В приказе указываются: ФИО сотрудника, размер и периодичность компенсации, способ расчета, перечень подтверждающих документов, а также основание для выплаты (ссылка на трудовой договор или локальный нормативный акт). Приказ подписывается руководителем и служит основанием для бухгалтерии при начислении выплат.
Правовая база процедуры включает следующие нормативные акты: Трудовой кодекс РФ (статья 188, которая обязывает работодателя компенсировать использование личного имущества в служебных целях), Налоговый кодекс РФ (статья 255, разрешающая учитывать такие выплаты в составе расходов на оплату труда), а также локальные нормативные акты организации. Важно отметить, что, если компенсация не превышает 4000 рублей в год, она не облагается НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ).
Основания для отказа
Организация вправе отказать в компенсации в следующих случаях: если использование личного телефона не было заранее согласовано, если сотрудник не предоставил подтверждающие документы, если в локальных нормативных актах компании не предусмотрены такие выплаты. Однако если условие о компенсации закреплено в трудовом договоре или коллективном соглашении, работодатель обязан его выполнять. В случае необоснованного отказа сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.
Таким образом, компенсация за использование личного телефона в служебных целях требует четкого документального оформления и соблюдения норм трудового и налогового законодательства. Работодателю рекомендуется заранее прописывать условия компенсации в локальных нормативных актах или трудовых договорах, чтобы избежать возможных споров и претензий со стороны работников и контролирующих органов.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о выплате работнику компенсации за использование его личного мобильного телефона в служебных целях, раздает подчинённым соответствующе распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
