Приказ о выплате компенсации за проездные билеты на общественный транспорт — это распорядительный документ работодателя, который служит основанием для возмещения сотруднику расходов на проезд в служебных или рабочих целях. Сегодня мы разберемся в тонкостях оформления компенсации, разберемся, как правильно составить приказ.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях
Бланк приказа о компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях
Личный автомобиль работника
Использование личного автомобиля сотрудником в рабочих целях допускается при наличии производственной необходимости и согласия работодателя. Например, для регулярных разъездов курьеров, посещения удаленных объектов или перевозки оборудования, если служебный транспорт недоступен. Такое использование должно быть заранее согласовано: сотрудник направляет работодателю письменное заявление с указанием марки автомобиля, госномера и целей эксплуатации.
Работодатель вправе отказать, если задачи можно выполнить без личного транспорта, но при одобрении обязан компенсировать связанные расходы.
Отчетные документы
Для оформления компенсации сотрудник предоставляет документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях: путевые листы, маршрутные задания, чеки на топливо, платные парковки или ремонт. Расчет суммы компенсации может производиться двумя способами. Первый — по фактическим расходам: возмещаются затраты на топливо, амортизацию, страховку и техобслуживание, пропорционально километражу, подтвержденному путевыми листами. Второй — по нормативам, установленным локальным актом компании или приказом Минтранса №АМ-23-р (например, 10 рублей за 1 км пробега).
Налоговое законодательство (ст. 255 НК РФ) разрешает учитывать такие выплаты в расходах компании, если они.
Документы для расчета
- путевые листы с отметкой о маршруте и пробеге;
- чеки на топливо, ремонт, страховку;
- договор/допсоглашение с работником;
- приказ руководителя о компенсации.
Важно!
Если компенсация не закреплена в трудовом договоре или локальных актах, работодатель не обязан ее выплачивать. Для налоговой безопасности согласуйте метод расчета в приказе и сохраняйте все подтверждающие документы. документально обоснованы.
Роль приказа директора
Приказ директора фиксирует согласие работодателя на использование личного автомобиля и утверждает размер компенсации. В приказе указываются:
- ФИО сотрудника и реквизиты его автомобиля;
- срок действия разрешения;
- порядок расчета возмещения (норматив или фактические затраты);
- перечень подтверждающих документов.
Без приказа бухгалтерия не вправе выплачивать компенсацию, а расходы не могут быть учтены при налогообложении.
Правовая база процедуры включает:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 188) — обязывает работодателя компенсировать использование личного имущества в рабочих целях;
- Налоговый кодекс РФ (ст. 255, 270) — разрешает включать компенсации в расходы при условии их экономической обоснованности;
- Письмо Минтранса №АМ-23-р — рекомендует нормы расхода топлива для расчета компенсаций;
- Локальные акты компании — положение о командировках, приказ о порядке возмещения расходов.
Отказ от компенсации
Организация может отказать в компенсации, если:
- использование личного автомобиля не было согласовано заранее;
- сотрудник не предоставил подтверждающие документы;
- поездки не связаны с трудовыми обязанностями;
- в локальных актах компании отсутствуют условия о возмещении.
Если же соглашение достигнуто и документы оформлены корректно, отказ в выплате незаконен: работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд для взыскания средств.
Таким образом, компенсация за использование личного автомобиля требует четкого документального оформления, соблюдения норм закона и внутренних правил компании. Это позволяет избежать налоговых рисков для работодателя и гарантирует сотруднику справедливое возмещение затрат.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о выплате работнику компенсации за использование его личного автомобиля в служебных целях, раздает подчинённым соответствующе распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
