Приказ о компенсации услуг связи удаленным работникам — это распорядительный документ, устанавливающий порядок возмещения расходов на телекоммуникационные услуги сотрудникам, работающим вне офиса. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые аспекты дистанционной работы, механизмы компенсации, нормативные требования и организационные процедуры.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о компенсации услуг связи удаленным работникам
Бланк приказа о компенсации услуг связи удаленным работникам
Организация удаленного режима работы
Дистанционная работа регламентируется главой 49.1 Трудового кодекса РФ, где определены обязанности работодателя по обеспечению условий труда. Сотруднику гарантируется возмещение необходимых расходов, включая интернет-трафик и мобильную связь, что фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору. Работодатель вправе устанавливать лимиты компенсации, привязанные к тарифным планам операторов или фактическим затратам.
Особое внимание уделяется защите корпоративной информации — использование личных устройств связи допускается только при наличии соглашения о конфиденциальности. Все условия удаленной работы, включая график связи и отчетность, должны быть четко прописаны во внутренних регламентах.
Порядок возмещения телекоммуникационных расходов
Компенсация осуществляется одним из трех способов: 1) фиксированной ежемесячной выплатой; 2) возмещением по фактическим чекам; 3) корпоративными тарифными планами. Наиболее распространена фиксированная модель, составляющая 500-1500 руб./мес., что подтверждается локальным нормативным актом. Для оформления работник предоставляет: заявление на компенсацию, копии договора с оператором связи и платежных документов.
Бухгалтерия учитывает эти выплаты как производственные расходы (ст. 255 НК РФ), не подлежащие обложению НДФЛ в пределах нормативов. Особый порядок применяется для международных сотрудников — учитываются тарифы роуминга и валютные риски.
Нормативная база компенсационных выплат
Правовую основу составляют: статья 312.3 ТК РФ (обязанность возмещения расходов), письмо Минтруда №14-1/ООГ-9753 (о неналогооблагаемых компенсациях), статья 188 ТК РФ (возмещение издержек работника). Для бюджетных организаций действуют отраслевые приказы (например, Приказ Минцифры №766 о нормативах компенсаций). Локальные нормативные акты (Положение о дистанционной работе) конкретизируют размеры и периодичность выплат.
Особое внимание уделяется соответствию ст. 252 НК РФ — расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Административное значение распорядительного документа
Приказ руководителя выполняет три ключевые функции:
- утверждает перечень компенсируемых услуг связи;
- устанавливает размеры и периодичность выплат;
- 3определяет порядок документального оформления.
В приложении к приказу включаются: форма заявления на компенсацию, образцы предоставляемых документов, регламент проверки обоснованности расходов. Документ служит основанием для отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Наличие приказа обязательно при проверках ФНС для подтверждения правомерности отнесения затрат на себестоимость.
Особое значение имеет раздел о порядке пересмотра нормативов — ежегодная индексация с учетом инфляции и изменения тарифов операторов.
Ответственность за соблюдение регламента
Сотрудник обязан предоставлять достоверные сведения о расходах на связь — фальсификация документов влечет дисциплинарную ответственность по ст. 192 ТК РФ. Работодатель несет риск налоговых доначислений при превышении нормативов, не подтвержденном документально. Бухгалтерия обязана проверять соответствие заявленных расходов тарифным планам операторов. Особо контролируется использование корпоративных SIM-карт в личных целях — такие случаи квалифицируются как хищение и подпадают под ст. 158 УК РФ.
Приказом вводится система ежеквартального аудита телекоммуникационных расходов с выборкой проверки детализации звонков у 15% сотрудников.
Объясняем, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о назначении выплаты компенсации услуг связи удаленному работнику. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Не забудем назначить одного из сотрудников ответственным за ознакомлением с новым регламентом всех коллег. Это может быть руководитель отдела или целого направления, заместитель директора. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
