Приказ о компенсации расходов на корреспонденцию – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель компании может утвердить компенсаторную выплату для своего сотрудника, вынужденного понести расходы на отправку корреспонденции в интересах фирмы. Сегодня мы разберемся, какие расходы можно отнести к расходам на корреспонденцию, как работник может их компенсировать, причем здесь соответствующий приказ и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОтправка корреспонденции
Несмотря на то, что современные технологии уже позволяют вести полноценный документооборот в электронном формате и сейчас есть возможность отправить любую информацию через интернет, электронный почтовый ящик, в любом случае традиционная почта всё еще используется. Так, именно посредством традиционных писем и ведут свою работу большинство государственных органов и ведомств.
В разрезе внутренней работы организации пользоваться услугами корреспонденции будут сотрудники различных отделов. Например, без классических заказных и простых писем буквально-таки невозможно представить себе работу юриста. Дело в том, что все претензии должны быть надлежащим образом доставлены до потенциального ответчика. Если в сети нет официальной электронной почты организации, придется слать корреспонденцию традиционно, на юридический адрес.
Отправка бумажной корреспонденции в данном случае необходима и по той причине, что в дальнейшем, когда организация уже решит обратиться в суд, необходимо будет подтвердить сам факт обращения. Для этого к исковому заявлению прикладывается почтовый реестр.
Расходы на отправку
Отправка почтовой корреспонденции – это услуга, оказываемая потребителям на основании соответствующего договора возмездного оказания услуг. Любая услуга, как известно, должна быть оплачена. По идее, любое юридическое лицо может зарегистрировать собственный личный кабинет на сайте Почты России, внести туда определенную денежную сумму и оплачивать все отправления посредством франкировки. Таким образом удастся избежать ситуаций, в которых сотрудникам пришлось бы оплачивать почтовые услуги в интересах предприятия за свой счет.
Если же предприятие не позаботилось о франкировке, её представителям придется брать деньги на отправку почты в подотчет либо же после отправки каждого письма за свой счет просить компенсации.
Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что сотрудник не обязан из своего кармана оплачивать любые мероприятия, связанные с работой, в том числе совершаемые в интересах работодателя. Любые расходы подобного типа организация должна принять на себя. Если так вышло, что работник всё-таки направил корреспонденцию за своё счет, потребуется взять почтовый реестр и квитанцию об оплате почтовой услуги. С таким набором документов нужно будет написать заявление в адрес директора, попросить о компенсации.
Приказ директора
Распоряжение директора о компенсации расходов на корреспонденцию является документом, обладающим определенной юридической силой. Таковой его наделяет соблюдение двух обязательных моментов, то есть наличие соответствующих основания и обоснования.
Любой приказ начальника должен на чем-то основываться. В нашем случае основанием выступит заявление или же служебная записка сотрудника о компенсации расходов с приложенными подтверждающими документами. Если у бухгалтерии не возникнет вопросов по части целесообразности расходов или же подлинности платежных документов, сотрудник сможет рассчитывать на получение компенсации.
Инструкция по составлению приказа
Приказ о компенсации расходов на корреспонденцию нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В частности, в верхней части листа бумаги потребуется указать полное наименование фирмы, внутри которой и происходит всё мероприятие в целом, а также её организационно-правовую форму. Не забываем также оставить дату и место составления распоряжения. Если с датой всё понятно и двух мнений на этот счет быть не может, то вот с местом всё не так просто. В распорядительной документации вместо конкретного адреса указывается лишь населенный пункт, в котором располагается офис компании.
Ниже по документу руководитель ссылается на основание для издания такого распоряжения. В частности, потребуется оставить ссылку на служебную записку или же заявление от подчинённого с просьбой выплаты компенсации затраченных на отправку корреспонденции за свой счёт. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся у него распоряжения по теме, а именно:
- компенсировать затраченные сотрудником денежные средства в интересах организации;
- кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех причастных к нему лиц;
- возложить контроль за исполнением настоящего приказа на одного из подчинённых.
В завершение работы с официальной бумагой нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать оставленный на бумаге автограф. Теперь, когда распоряжение будет уже полностью оформлено, останется только передать его на исполнение подчинённым, дождаться, когда бухгалтерия выделит деньги на компенсацию. По идее, компенсация должна прийти сотруднику на зарплатную карту вместе со следующий расчетом, быть отражена в расчетном листке.
Примерный образец
