Приказ о компенсации проезда к месту использования отпуска и обратно — это официальное решение администрации предприятия о покрытии транспортных издержек сотрудника, связанных с перемещением к месту отдыха и возвращением обратно. Далее будут детально разобраны законодательные предписания, этапы оформления и практическое применение этой льготы.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о компенсации проезда к месту использования отпуска и обратно
Бланк приказа о компенсации проезда к месту использования отпуска и обратно
Возмещение транспортных затрат
Система компенсации расходов на проезд к месту отдыха — это регламентированный правовыми актами или внутренними документами предприятия порядок возврата денежных средств, потраченных на транспорт, отдельным группам персонала. Данная привилегия гарантирована служащим компаний, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях, что закреплено в ст. 325 ТК РФ, а также другим работникам, если это оговорено в коллективном соглашении или внутренних регламентах нанимателя.
Для оформления компенсационных выплат сотруднику необходимо подать письменное обращение с описанием маршрута, предъявить подлинники билетов (авиа-, железнодорожных, автобусных или иных), подтверждающих фактические затраты, а также бумаги, свидетельствующие о праве на льготу (трудовая книжка с отметкой о работе на Севере, распоряжение о предоставлении отпускного периода).
Значение распорядительного документа
Руководящее распоряжение выступает ключевым документом, уполномочивающим произведение компенсационной выплаты. В тексте документа фиксируются: идентификационные данные работника, временные рамки отпуска, путь следования, величина возмещения (в установленных пределах), источник финансирования и временные рамки перечисления средств.
Документ визируется руководящим лицом учреждения после верификации предоставленных сотрудником бумаг и становится основанием для финансового отдела при осуществлении выплаты.
Законодательные основания
Юридической базой для данной процедуры служат: нормы Трудового кодекса (ст. 325 для северных работников), положения Налогового кодекса (ст. 255 — о включении в расходы на оплату труда), Постановление Правительства №1070 "О регламенте возмещения транспортных издержек", а также внутренние регламенты предприятия. Для работников северных регионов величина компенсации устанавливается на законодательном уровне и охватывает стоимость проезда: в купейных вагонах железнодорожного транспорта, эконом-классе авиалиний, каютах III-V категорий водного транспорта или автобусах общего назначения (исключая таксомоторные услуги).
Для остальных категорий персонала размер возмещения определяется внутренними положениями компании, но не может быть меньше установленных законом нормативов для аналогичных ситуаций.
Спор с работодателем
В случае незаконного отказа в компенсации работник вправе:
1) потребовать письменного обоснования отказа;
2) обратиться в комиссию по трудовым спорам (если таковая создана в организации);
3) подать жалобу в Государственную инспекцию труда;
4) обратиться в суд с исковым заявлением.
Судебная практика по таким спорам однозначно трактует компенсацию проезда к месту отпуска для северян как обязательную гарантию, отказ в которой недопустим. Для других категорий работников возможность взыскания компенсации зависит от условий, прописанных в локальных нормативных актах организации. Важно отметить, что компенсация проезда к месту отпуска не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если выплачивается в пределах норм, установленных законодательством (письмо Минфина России №03-04-06/78603).
Отражение в бухучете
Для правильного оформления компенсации в бухгалтерском учете расходы отражаются по дебету счетов учета затрат (20, 25, 26, 44) в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В налоговом учете такие расходы включаются в состав расходов на оплату труда и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Особое внимание следует уделять документальному подтверждению расходов - все билеты должны содержать даты, соответствующие периоду отпуска, а при использовании электронных билетов необходимо предоставлять их распечатанные версии с подтверждением оплаты.
В случае утери проездных документов возмещение может производиться на основании справки транспортной организации, подтверждающей факт перевозки, или иных доказательств совершения поездки.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о компенсации проезда к месту использования отпуска и обратно, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
