Приказ о хранении документов — это организационно-распорядительный документ, устанавливающий порядок и условия хранения документации на предприятии. В рамках настоящего материала мы рассмотрим требования к организации архивного дела, юридическое значение приказа, нормативные основы документооборота и ответственность за нарушения режима хранения.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОрганизация системы хранения документов
На предприятии должны быть созданы специальные условия для хранения документов в зависимости от их вида и сроков хранения. Бумажные документы размещаются в запирающихся шкафах или специальных архивохранилищах с соблюдением требований пожарной безопасности и защиты от несанкционированного доступа. Электронные документы хранятся на защищенных серверах с регулярным резервным копированием.
Особое внимание уделяется документам строгой отчетности, персональным данным и коммерческой тайне - для них устанавливается усиленный режим защиты. Все документы должны быть систематизированы по номенклатуре дел с четкой маркировкой сроков хранения.
Административное значение приказа о хранении
Приказ руководителя предприятия о порядке хранения документов выполняет несколько ключевых функций: закрепляет единые стандарты работы с документами, распределяет зоны ответственности между сотрудниками и устанавливает процедуры доступа к информации. В документе указываются места хранения различных категорий документов, лица, ответственные за их сохранность, и порядок уничтожения по истечении сроков хранения.
Приказ обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями и служит основой для проведения внутренних проверок состояния архивного дела. Наличие правильно оформленного распоряжения особенно важно при налоговых проверках и судебных разбирательствах.
Нормативная база документооборота
Порядок хранения документов регулируется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Налоговым кодексом (ст. 23 об обязанности хранить документы), Трудовым кодексом (ст. 84.1 о хранении кадровых документов) и отраслевыми нормативными актами. Для отдельных видов документов (бухгалтерских, кадровых, медицинских) установлены специальные сроки хранения, определенные соответствующими министерствами и ведомствами.
Локальные нормативные акты предприятия (инструкция по делопроизводству, положение о коммерческой тайне) конкретизируют общие требования применительно к специфике деятельности организации.
Ответственность за нарушения режима хранения
За ненадлежащее хранение документов предусмотрена административная (ст. 13.20 КоАП РФ), налоговая (ст. 126 НК РФ) и в некоторых случаях уголовная ответственность (ст. 325 УК РФ). Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию системы хранения документов в целом. Непосредственные хранители (архивариусы, руководители подразделений) отвечают за сохранность вверенных им документов.
Особо строго карается утрата документов, содержащих государственную или коммерческую тайну. При проверках контролирующие органы вправе налагать штрафы как на организацию, так и на должностных лиц за нарушения порядка хранения и уничтожения документов.
Практические аспекты организации хранения
Для эффективного управления документационным фондом рекомендуется разработать номенклатуру дел, в которой будут указаны сроки хранения всех видов документов. Особое внимание следует уделить защите документов от повреждений - поддержанию оптимального температурно-влажностного режима, использованию качественных носителей информации. Электронные документы должны храниться с применением специального программного обеспечения, обеспечивающего защиту от несанкционированного доступа и изменений.
Регулярные проверки состояния документов (не реже одного раза в год) позволяют своевременно выявлять и устранять недостатки в системе хранения. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения проводится по акту с обязательным указанием перечня уничтожаемых материалов.
Автоматизация процессов хранения документов
Современные предприятия все чаще внедряют системы электронного документооборота (СЭД), которые значительно упрощают процессы хранения и поиска документов. Такие системы позволяют автоматизировать учет сроков хранения, контролировать доступ к конфиденциальной информации и оперативно предоставлять документы по запросам. Внедрение СЭД требует разработки дополнительных регламентов, определяющих порядок сканирования бумажных документов, заверения электронных копий и их юридической значимости.
Особое внимание уделяется вопросам долговременного хранения электронных документов и миграции данных при смене программного обеспечения. Все эти аспекты должны найти отражение в приказе о хранении документов и сопутствующих локальных нормативных актах.
Разбираемся, как правильно составить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении порядка хранения внутренних документов организации, а также поступивших от контрагентов документов. При необходимости делаем ссылку на решение участников общества или совета директоров. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
