Приказ на право второй подписи — это распорядительный документ, наделяющий уполномоченного сотрудника правом подписи финансовых, хозяйственных и иных документов наряду с первым подписантом (обычно руководителем). В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые основания, порядок оформления и практическое применение данного механизма в деятельности организаций.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуВторая подпись
В современном документообороте организаций особое значение имеет институт второй подписи, оформляемый соответствующим приказом руководителя. Этот распорядительный документ наделяет уполномоченного сотрудника правом подписи финансовых, хозяйственных и иных документов наряду с первым подписантом, которым традиционно выступает генеральный директор.
В рамках рассмотрения данного механизма важно отметить его нормативную базу, включающую положения Гражданского кодекса (ст. 53, 185), Федерального закона "О бухгалтерском учете" №402-ФЗ, а также внутренние регламенты организации.
Делегирование полномочий
Право первой подписи по умолчанию закреплено за единоличным исполнительным органом компании, что определяется уставными документами. Однако эффективное управление предприятием требует делегирования полномочий, в связи с чем вводится институт второй подписи. На практике такое право чаще всего предоставляется главному бухгалтеру (особенно для финансовых документов), заместителям руководителя или начальникам ключевых подразделений.
Особенность второй подписи заключается в её вспомогательном характере - она не заменяет, а дополняет первую, создавая систему двойного контроля, что особенно важно для предотвращения злоупотреблений.
Юридическая сила распоряжения
Роль приказа директора в данном процессе трудно переоценить. Этот документ выполняет несколько важных функций: служит юридическим основанием для наделения сотрудника полномочиями, четко определяет перечень документов, которые вправе подписывать уполномоченное лицо, а также фиксирует срок действия таких полномочий при необходимости. В приказе обязательно указываются точные реквизиты сотрудника, приводится образец его подписи и перечисляются конкретные ситуации, когда требуется применение второй подписи.
После издания приказ регистрируется в журнале распорядительных документов и доводится до сведения всех заинтересованных служб организации.
Нормативная база
Правовая база процедуры делегирования права подписи достаточно обширна. Помимо уже упомянутых нормативных актов, следует отметить Положение ЦБ РФ №579-П о порядке ведения кассовых операций, а для отдельных форм организаций (акционерных обществ, государственных корпораций) - специальные нормы корпоративного управления. Локальные нормативные акты компании (учредительные документы, положения о документообороте) также играют важную роль в регулировании данного вопроса, конкретизируя общие нормы применительно к особенностям конкретного предприятия.
Практическая необходимость
Практическое значение введения права второй подписи проявляется в нескольких аспектах. Во-первых, это важный элемент системы внутреннего контроля, обеспечивающий принцип "двух ключей" при совершении финансовых операций. Во-вторых, такой механизм позволяет оперативно решать текущие вопросы в период отсутствия первого руководителя. В-третьих, он способствует соблюдению требований по противодействию злоупотреблениям и ошибкам в документообороте. Особенно актуально это для крупных организаций с разветвленной структурой управления, где централизованное подписание всех документов руководителем физически невозможно или крайне затруднительно.
При этом важно понимать, что право второй подписи не является абсолютным и может быть ограничено как по кругу документов, так и по сроку действия. Например, банковские правила часто требуют обязательного участия главного бухгалтера в подписании платежных документов (п. 7.14 Положения ЦБ №579-П), что находит отражение в соответствующих приказах. В то же время для внутренних документов организации перечень лиц, имеющих право второй подписи, может быть значительно шире и определяется исходя из практических потребностей предприятия.
Таким образом, приказ на право второй подписи представляет собой важный инструмент организации документооборота, позволяющий оптимизировать управленческие процессы при сохранении необходимого уровня контроля. Его правильное оформление и применение способствует не только повышению оперативности работы, но и укреплению финансовой дисциплины, что в конечном итоге положительно сказывается на эффективности деятельности организации в целом.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель о выдаче права второй подписи одному из своих подчинённых, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
