Приказ на компенсацию транспортных расходов

Приказ на компенсацию транспортных расходов – это распорядительный документ, на основании которого работник предприятия сможет получить компенсацию затраченных на транспортные расходы личные деньги. В рамках данного документа мы расскажем, что принято относить к транспортным расходам, почему и каким образом работодатель должен компенсировать подобные затраты свои сотрудников, как правильно составить соответствующее распоряжение.

Транспортные расходы

К транспортным расходам принято относить любые затраты, так или иначе связанные с использованием транспортных средств по основному назначению. Речь идёт о перемещениях сотрудников организации в рамках населенного пункта или же по межгороду. В любом случае транспортные услуги стоят денег, которые работник не должен тратить из своего кармана.

Трудовой кодекс Российской Федерации, будучи основным нормативным актом по теме трудовых правоотношений в нашей стране, гласит, что работодатель обязан обеспечить своих сотрудников всем необходимым для осуществления ими трудовой деятельности. Так, если работа связана с перемещением по населенному пункту на общественном транспорте, такси или личной машине, организация должна будет оплачивать все транспортные расходы.

Вопрос о том, каким конкретно способом компенсировать расходы сотрудников, разрешается на каждом отдельно взятом предприятии по-своему. Существует несколько способов, каждый из которых имеет право на существование, может оказаться удобным для применения в определенных ситуациях. В любом случае работнику придется предоставить руководству официальные бумаги, подтверждающие его расходы на транспорт.

Основание и обоснование

Как мы уже сказали выше, приказ на компенсацию транспортных расходов является распорядительным документом. Отсюда получается, что официальная бумага обладает определенной юридической силой. Эта юридическая сила в свою очередь базируется на достаточных основаниях и обоснованиях.

Под основанием принято понимать какой-то внутренний документ, на основании которого мероприятие получит своё развитие. Речь идёт об официальном обращении работника с просьбой компенсировать его транспортные расходы: служебная записка или заявление на компенсацию. Руководитель организации обязан рассматривать все поступающие в его адрес обращения, тем не менее не обязан удовлетворять каждое из них. Если к заявлению будут приложены подтверждающие расходы документы, директор сможет его удовлетворить, назначить компенсацию в соответствии с приказом.

Форма документа

Говоря о форме приказа на компенсацию транспортных расходов, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель не питает особого интереса к вопросу внутреннего документооборота частных организаций и муниципальных ведомств. Отсюда получается, что не существует каких-то общеобязательных бланков или шаблонов, которыми можно было бы воспользоваться. Здесь будет достаточно лишь придерживаться общих правил делового документооборота, обращать внимание на оформление схожих распорядительных бумаг. В частности, речь идёт о:

• соблюдении стандартной для таких документов структуры, то есть обособление шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей;
• выдержка делового стиля языка и нейтрального тона повествования;
• ознакомление всех причастных к приказу лиц с его содержанием;
• расшифровка всех оставленных на бумаге автографов.

Текст приказа нужно написать в печатном виде, воспользовавшись компьютером, соответствующим софтом, МФУ. Машинописный вариант текста будет иметь деловой внешний вид, чего нам и нужно добиться. Носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как сформировать приказ

Начинаем составлять приказ на компенсацию транспортных расходов с заполнения его шапки. Где-то в верхней части документа мы должны будем прописать полное наименование компании, а также её организационно-правовую форму. Далее по тексту посреди листка бумаги обозначим название текущего документа, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем оставить дату и место формирования приказа. Под местом понимается населенный пункт, в котором зарегистрирована организация согласно данным налогового ведомства.

Ниже по документу начальник ссылается на поступившее в его адрес обращение от работника с просьбой о компенсации транспортных расходов на нужды предприятия. В качестве приложения к такому заявлению должен идти чек об оплате соответствующих транспортных услуг или же билет на общественный транспорт. Далее директор пишет слово «приказываю», начинает перечислять в столбик свои распоряжения:

• главному бухгалтеру выделить такому-то сотруднику денежные средства в определенном размере в качестве компенсации транспортных расходов;
• кадровику ознакомить всех причастных с содержанием настоящего распоряжения;
• назначить одного из подчинённых ответственных за исполнение настоящего распоряжения.

В завершение работы с официальной бумагой мы директор заверяет всё вышеизложенное своим автографом. Теперь осталось только официально издать распоряжение и ознакомить всех причастных с его содержанием.

Примерный образец