Отзыв на претензию – это документ, отправляемый в ответ на поступившую от заявителя претензию с целью досудебного урегулирования возникшего спора. В материале мы рассмотрим, как правильно составить официальную бумагу, направить представителю второй стороны.

Файлы для скачивания:

Претензия

Претензия по своей юридической природе выступает документом, основным назначением которого является соблюдение досудебного порядка урегулирования спора. Так, Арбитражный процессуальный кодекс считает данную стадию обязательной, без прохождения которой обратиться с исковым заявлением нельзя. Гражданский процесс более прост в этом плане, позволяет лицам обращаться с исками все зависимости от внесудебного урегулирования.

Направить претензию вправе любой гражданин или организация в случае обнаружения нарушения своих прав. При чём речь идёт не только о правах, гарантируемых законодательством, но и о договорных правоотношениях.

Сроки

Срок, в течение которого получатель претензии должен на неё ответить, всегда разный и зависит от повода обращения, адресата. Так, если с претензией выступает потребитель (в рамках действия Закона «О защите прав потребителей», то будет иметь место десятидневный срок. Если речь идёт о договорных правоотношениях, то Гражданский кодекс не устанавливает никаких временных рамок. Если сроки прямо не прописаны в договоре, значит они не предполагаются вовсе. В данном случае будет применяться критерий разумности.

Отзыв

Отзыв же имеет своей целью ответить на полученную претензию и указать заявителю на ошибочность его позиции. Возможно, если получатель действительно каким-то образом нарушил права отправителя, будет иметь место предложение о мирном урегулировании конфликта. Этот момент всегда решается индивидуально, отдаётся на откуп сторонам.

Кто составляет

Доверить составление отзыва рекомендуется опытному юристу, имеющему соответствующее образование. Если речь заходит о спорах с контрагентом, придётся применять аналитический метод, разбирать каждый довод оппонента. В каждом документе можно обнаружить несостыковки и противоречия.

В небольших организациях составлением отзывов занимается лично руководитель как наиболее посвященный в тему человек. Как бы то ни было, документ в любом случае должен быть заверен подписью директора.

При работе с поступившей претензией придётся разобрать каждый довод, прописанный на бумаге. При чём крайне рекомендуется ссылаться на нормы действующего законодательства и имеющиеся первичные учётные документы. Это могут быть различные акты, накладные, ведомости и так далее.

Как отправить

Отправить полностью составленный отзыв заявителю можно несколькими способами. Рассмотрим плюсы и минусы каждого из них.

Первый способ – отправка по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой вариант видится самым надёжным в том случае, если дело дойдёт до суда или разбирательства с государственными надзорными инстанциями. У составителя на руках останется доказательство факта уведомления в виде почтового реестра и квитанции об отправке.

Второй вариант – личная передача из рук в руки. На практике используется крайне редко, так как придётся выделять дополнительное время для личной поездки.

Более того, отправитель претензии вправе указать способ обратной связи. В качестве такового может быть обозначено и уведомление посредством электронной почты.

Форма документа

Отзыв, равно как и сама претензия, составляется в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Ни один действующий в настоящее время нормативный правовой акт не обязывает использовать какие-то конкретные шаблоны. Именно поэтому фирмы вправе самостоятельно разработать образец и бланк, пользоваться ими на постоянной основе.

В качестве носителя информации обычно используется фирменный бланк компании, так как на нём указаны все необходимые реквизиты: юридический адрес, полное наименование, ИНН/КПП, ОГРН и так далее. Если такового не оказалось под рукой, можно воспользоваться чистым листом бумаги формата А4. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Инструкция по составлению отзыва

Первым делом необходимо отметить, кому и от кого будет направляться настоящий документ. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО получателя, адрес его регистрации, указанный в претензии. Здесь же оставляем ФИО и должность руководителя фирмы-заявителя, её полное наименования. Затем обозначаем дату и место составления отзыва.

Следующим шагом отмечаем, что компания уведомлена о поступлении претензии от заявителя (дата получения), перечисляя все доводы оппонента по пунктам. Ответить придётся на каждый из них. Ниже по документу начинаем развернуто давать ответы заявителю со ссылками на законодательство. Если обнаружится, что действия компании в действительности нарушили права потребителя или контрагента, предлагаем мирное разрешение вопроса. Такой вариант будет гораздо более простым, чем судебный процесс.

Примерный образец

ООО «Вершки-Корешки» уведомлено о поступлении претензии от Вас по поводу поставки товара не того ассортимента. Поясняем, что ошибка возникла на моменте формирования заказа, его упаковки. ООО «Вершки-Корешки» обязуется устранить выявленные недостатки в срок до 10.11.2024 г. путём допоставки недостающей части партии. Надеемся на Ваше понимание.

С уважением, генеральный директор ООО «Вершки-Корешки» Ватов Н. Д. (Ватов)

Номер телефона: +7-902-564-16-52.

На этом моменте работа по составлению отзыва подходит к завершению. Заверяем его подписью руководителя предприятия (с расшифровкой), отправляем заявителю по почте. Не лишним будет указать контактный номер телефона для связи, чтобы получатель смог обсудить все возникшие вопросы в личной беседе. Оставлять оттиск фирменной печати необязательно.