Объяснительная записка за заправку машины наличными

Объяснительная записка за заправку машины наличными – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации или её главного бухгалтера будет обращаться водитель транспортного средства, разъяснить, как так вышло, что он заправил служебку на свои личные деньги в наличной форме. Сегодня мы разберемся, каким образом обычно организуется заправка служебных авто, причем здесь объяснительная записка и как правильно её составит.

Заправка служебных машин

Служебным автомобилем признается транспортное средство, стоящее на балансе организации, эксплуатируемому в её интересах. В частности, служебная машина может использоваться для перевозки пассажиров или грузов, выполнения других задач.

Полным обслуживанием служебного автомобиля должна заниматься организация, его эксплуатирующая. Под обслуживанием мы будем понимать ремонт, модернизацию, заправку, мойку и так далее. Безусловно, все вышеперечисленные активности стоят денег, а любая коммерческая организация имеет целью заработок денежных средств. Как известно, «сэкономил, значит, заработал», а значит, предприятия будут стараться всячески оптимизировать свои расходы.

Одним из способов оптимизировать расходы на содержание машин – это заключить партнерское соглашение с топливной компанией. Так, предприятие может договориться с любой сетью АЗС на оптовую заправку служебных машин, получить топливные карты с хорошими скидами. Топливные карты можно ограничивать по лимитам, отслеживать любые траты по ним, что не позволит водителям заправлять свои личные машины.

Отчасти вопрос с топливной картой решает проблему с кражей казенного бензина. Если бы водители заправлялись только за наличку, не было бы никакой гарантии, что часть топлива не ушло в канистру или бензобак другой машины. Топливная карта позволяет отслеживать такие моменты и вовремя наказывать нарушителей.

Заправка наличными и объяснительная

Если компания в своей работе пользуется топливными картами, имеет заключенное партнерское соглашение с сетью АЗС, то все водители должны этим пользоваться. Во-первых, таким образом можно сэкономить, а во-вторых, - удастся проконтролировать работников. Ещё один плюс такого формата заправки – разгрузка бухгалтерии от постоянных служебок на возврат затраченных в нуждах компании личных денежных средств.

Всем водителям на руки под роспись выдаются топливные карты, которыми они, по идее, должны пользоваться при каждой заправке. Если по каким-то причинам сотрудник всё-таки заправился за наличку, а потом пришел в бухгалтерию со служебкой на компенсацию, её придется объяснить их. Первым делом возникнут вопросы о том, зачем нужно было пользоваться наличкой, а не топливной картой. Вполне вероятно, на работника даже попытаются возложить материальную ответственность в виде разницы между оптовыми и розничными ценами. В принципе, если говорить о заправке полного бака крупногабаритной машины, разница будет оставаться в пределах ста рублей, тем не менее руководство сможет за них побороться.

В теории сотрудник может и не составлять объяснительную, не нарушив при этом ни одной статьи Трудового кодекса РФ. Конечно, игнорирование запросов руководства едва ли можно назвать хорошим тоном, тем не менее никто вас не обязывает.

Форма документа

Объяснительная записка за заправку машины наличными является строго внутренним документом одной конкретной организации, а значит, на законодательном уровне и вовсе не предусмотрено каких-то бланков, шаблонов. Таким образом получается, что любой желающий сможет самостоятельно сформировать объяснительную, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота. В частности, мы должны уделить внимание деловому стилю языка и нейтральному тону повествования. По структуре объяснительная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать объяснительную можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации, как и всегда, станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить объяснительную

Начинаем составлять объяснительную записку за заправку машины наличными с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет указать название фирмы, в которой вы работаете, а также ФИО её главбуха в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и должность. Такого набора сведений о сторонах и их представителях окажется вполне достаточно, поскольку обращение носит строго внутренний характер.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока объяснительной записки. Обращаемся в адрес главбуха и сообщаем, что такого-то числа мы заправили служебную машину самостоятельно, за наличный расчет. Разъясняем, как так получилось:

• на АЗС не работал кассовый аппарат;
• водитель забыл дома топливную карту;
• и так далее.

Примерный образец