Объяснительная записка за утрату имущества организации

Объяснительная записка за утрату имущества организации – это официальная бумага, с которой в адрес начальника будет обязан обратиться сотрудник, допустивший утрату вверенных ему материальных ценностей. Сегодня мы разберемся, что случится, если сотрудник потеряет имущество работодателя, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Имущество организации

Осуществляя трудовую деятельность, работник пользуется вверенным ему организацией имуществом. Это может быть инструмент, оборудование или, банально, офисный компьютер. Сам работник несет ответственность за материальные ценности. Если с ними что-то случится, придется отвечать перед законом. Конечно, естественный износ и заводской брак не в счет.

Более подробно об ответственности перед работодателем можно узнать из положений 246 статьи Трудового кодекса Российской Федерации. Закон нам говорит, что за основу для проведения расчетов мы должны будем взять рыночные цены на день причинения вреда. Сломанную вещь зачастую можно отремонтировать, чего не скажешь об утраченной. Конечно, первая мысль, которая приходит в голову, – отыскать пропажу. К сожалению, не всегда удается это сделать, в связи с чем приходится заводить разговор о компенсации причиненного вреда.

Очень часто работодатели выдают имущество сотрудникам в пользование не только в рамках офиса, но и за его пределами. Как правило, здесь речь идёт о различного рода дистанционных профессиях:

• поддержка;
• копирайтинг;
• дизайн;
• и так далее.

Объяснительная записка

Объяснительная записка за утрату имущества организации в обязательном порядке берётся с сотрудника, который и утратил материальные ценности. В документе он должен изложить свою точку зрения на произошедшие события, расписать, что конкретно произошло, при каких обстоятельствах. Срок на её составление – два календарных дня с даты поступления запроса.

В теории сотрудник может и отказаться реагировать на требование о составлении объяснительной, оставив этот вопрос на самотёк. Как ни крути, а у работодателя нет прав обязывать подчинённого давать объяснения. С другой стороны, следует понимать, что предоставление развернутого комментария – это возможность избежать лишней и, вполне возможно, незаслуженной ответственности. Если по итогу выяснится, что предмет был не просто потерян, но украден, дело примет совершенно иной оборот.

На предприятии должно быть организовано служебное расследование, направленное на установление фактов. Если сотрудникам удастся самостоятельно собрать доказательную базу, которая в дальнейшем сможет лечь в основу уголовного дела, представители органов только скажут «спасибо».

Форма документа

Следует понимать, что какого-то стандартного образца для составления служебной записки за утрату имущества организации не существует вовсе. Таким образом получается, что любой человек, понимающий, как работают общие правила делового документооборота, сможет без лишних проблем сформировать официальную бумагу.

Во-первых, мы должны уделить внимание структуре документа. В частности, наша объяснительная будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во-вторых, придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования.

Соблюдая два этих простых правила, на выходе мы получим максимально правильный с точки зрения практики документ, который сможет лечь в основу большого разбирательства.

Исполнить текст нашей объяснительной записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта можно применять на практике, тем не менее именно печатный видится более приоритетным. Дело в том, что машинописный текст лучше воспринимается человеческим взглядом, проще читается.

Разбираемся, как составить объяснительную записку

Начинаем составлять объяснительную записку за утрату имущества организации с заполнения первого по счету структурного элемента, её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги в дательном падеже обозначим ФИО и должность нашего начальника, а также полное наименование организации, в которой трудимся. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора объяснительной, занимаемую им должность в штатном расписании, в родительном падеже. Следует понимать, что обращение носит исключительно внутренний характер, а значит, такого набора идентификаторов окажется вполне достаточно.

В завершение работы с официальной бумагой расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования объяснительной. Теперь, когда документ уже полностью оформлен, останется только передать его руководителю и надеяться на благоприятный исход. Если человек расписывался за получение имущества под свою ответственность, придется компенсировать его стоимость в полном размере. Фактически расчет будет проводить бухгалтерия, ориентируясь на текущие рыночные цены. Если мы говорим о какой-то технике, её стоимость может серьезно ударить по карману сотрудника.

Примерный образец