Объяснительная записка за пересортицу

Объяснительная записка за пересортицу – это документ, с которым ответственный за склад организации сотрудник обращается к директору, разъясняет свою точку зрения по моменту, каким образом в товарно-материальных ценностях образовалась путаница. Сегодня мы разберемся, что представляет собой пересортица, как она образуется, какую ответственность может понести заведующий складом, как составить объяснительную.

Пересортица на складе

Все товарно-материальные ценности, поступающие на склад организации, подлежат обязательному учету. Это необходимо для того, чтобы компания понимала, какими ресурсами она располагает, сколько товара может реализовать, какую выручку получить. Учет товара является довольно-таки важным направлением деятельности, ответственным за которое назначение один из сотрудников компании. Это может быть заведующий по хозяйству, кладовщик или иной человек.

В должностные обязанности кладовщика будет входить приёмка и списание ТМЦ, их учёт. Когда товары поступают на склад, к ним идут накладные. На основании этих накладных необходимо будет сверить, тот ли товар поступил, в том ли количестве. Если всё в порядке, оформляется соответствующая документация, а сами ценности расфасовываются по соответствующим полкам.

У товарно-материальных ценностей существуют свои характерные признаки: сорт, вид, модель и так далее. Так, например, яблоки сорта Гренни Смит и сорта Симиренко должны быть учтены как два различных товара. Если в ходе инвентаризации выяснится, что Гренни Смит учтено ровно на такое же количество больше, сколько не хватает Симиренко, значит, завхоз допустил ошибку.

Пересортица представляет собой ситуацию, когда товары различных видов некорректно учтены, распределены, однако их общее количество остается неизменным. Например, на склад должно было поступить по 50 килограмм яблок Гренни Смит и Симиренко, а завхоз учёл их как 40 и 60 килограмм соответственно.

Объяснительная записка

Ошибка в работе в виде пересортицы на складе может быть выявлена лишь в ходе проведения инвентаризации. По приказу директора на предприятии формируется инвентаризационная комиссия из его же сотрудников, которые и будут проводить проверку фактически имеющихся ТМЦ с темы данными, что имеются в первичной документации.

Пересортица уже сама по себе является ошибкой в работе кладовщика, некорректным исполнением должностных обязанностей. Как известно, за нарушения в работе сотрудника может ждать дисциплинарная ответственность в раках действующего законодательства. В частности, 192 статья Трудового кодекса Российской Федерации позволяет организации применять к своим сотрудникам следующие виды наказания: замечание, выговор увольнение.

Выбор конкретной меры ответственности будет зависеть от характера нарушения, его серьезности и наступивших последствий. Вовремя выявленная пересортица не станет большой проблемой, ведь товар ещё не был отпущен по некорректным ценам, а значит, едва ли её можно назвать грубым нарушением в работе.

Кладовщику, на чью вину списана ошибка, обязаны предоставить возможность составить объяснительную, чтобы донести свою точку зрения. Когда директор будет принимать решение относительно меры взыскания, он будет ориентироваться на докладную от председателя комиссии, акт о результатах инвентаризации и объяснительную от завхоза. В теории сотрудник может и вовсе избежать ответственности, если доходчиво разъяснит свою точку зрения на ситуацию.

Разбираемся, как составить объяснительную записку

Начинаем составлять нашу объяснительную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем, кому подается официальная бумага, от кого. Для этого нам потребуется в первую очередь указать ФИО руководителя организации, её полное наименование и организационно-правовую форму. Далее по тексту, немного отступив вниз, оставляем ФИО автора объяснительной записки, занимаемую им должность в штатном расписании. Как мы уже говорили раньше, это может быть завхоз, кладовщик или иной работник, связанный со складом.

Ниже по документу ссылаемся на то, что в ходе инвентаризации на складе предприятия была выявлена пересортица. Поподробнее разъясняем, какой конкретно характер носит проблема, какой товар с каким был перепутан, на какое количество единиц. Следующим шагом мы должны привести свою точку зрения на этот счет. Здесь, по большому счету, может быть два пути развития событий:

• признаем вину, обещая, что такого больше не повторится;
• отказывается признавать вину, утверждая, что изначально ошибка кроется в накладной от поставщика.

Следует понимать, что при определенном стечении обстоятельств директор может принять решение о неприменении к работнику каких-либо мер дисциплинарного взыскания. Именно на такой результат мы и нацелены. Наказывать сотрудников – это право работодателя, а не его обязанность.

В завершение работы с документом мы должны будем заверить всё вышеизложенное автором объяснительной, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда объяснительная уже полностью составлена, остается лишь передать её итоговый вариант директору, дождаться, какое решение он примет.

Примерный образец