Объяснительная записка за несоблюдение сроков

Объяснительная записка за несоблюдение сроков – это документ, с которым работник, пропустивший тот или иной срок на работе, может обратиться в адрес руководителя организации, донести свою позицию на этот счет. Сегодня мы разберемся, о каких сроках может пойти речь, зачем нужна такая объяснительная, как правильно её составить.

Сроки на предприятии

Любое крупное предприятие, нацеленное на результат, имеет собственный внутренний регламент. Регламент представляет собой документ, обязывающий сотрудников осуществлять те или иные действия в определенные сроки. Например, если один из работников подал служебную записку на имя сисадмина с целью проведения технических работ с ПК, ответ должен поступить, условно говоря, в течение трёх рабочих дней. Если адресат просьбы так на нее и не отреагировал, значит, на предприятии может быть поднят вопрос о его привлечении к дисциплинарной ответственности.

Отметим, что речь может пойти не только о сроках ответов на внутренние обращения, но также и о сроках подготовки ответов на внешние обращения: потребители, контрагенты, представители государственных ведомств. Ответственный сотрудник компании должен подготовить ответ как можно скорее, а сам ответ оформить максимально полно и грамотно.

Несоблюдение установленных сроков может стать основанием для применения к работнику меры дисциплинарной ответственности. Так, если сотрудник по каким-то причинам не уложится в выделенные ему временные рамки, директор поставит вопрос об объявлении замечания или даже выговора.

Объяснительная записка

Любая объяснительная записка по своей природе всегда является ответной реакцией работника на поступивший в его адрес запрос от работодателя. В частности, Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает процедуру применения к работникам мер дисциплинарной ответственности, согласно которой у директора на столе должны оказаться следующие документы:

• акт по факту нарушения сроков;
• докладная записка на имя директора о нарушении сроков;
• объяснительная записка от сотрудника за несоблюдение сроков.

Во-первых, за нарушение сроков сотруднику можно сделать замечание. Это самая мягкая из всех возможных мер, а применяется она лишь в том случае, если у нарушения сроков не оказалось каких-либо последствий, то есть нарушение является исключительно формальным.

Во-вторых, за нарушение сроков сотруднику могут объявить выговор. Выговор в течение всего срока его действия не позволит работнику получать премиальную часть заработной платы, а значит, это весьма строгое наказание.

В-третьих, за нарушение сроков можно даже лишиться рабочего места, быть уволенным по статье. Конечно, увольнение за такое нарушение можно увидеть нечасто, тем не менее в практике такое встречается, а особенно в государственных ведомствах, в случае с обращением граждан.

В-четвёртых, директор, изучивший все обстоятельства, может банально простить своего подчинённого и не применять к нему никаких штрафных санкций. Отметим, что наказание сотрудников – это право руководителя, но никак не его обязанность.

Разбираемся, как составить объяснительную

Начинаем формировать объяснительную записку за несоблюдение сроков с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, несколько отступив вниз, укажем ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании. Отметим, что такого набора информации будет вполне достаточно, так как официальная бумага носит строго внутренний характер.

Ниже по документу мы обращаемся к директору, начинаем разъяснять, что именно произошло, при каких обстоятельствах. Утверждаем, что такого-то числа в вашем отношении был составлен акт о несоблюдении сроков, приводим свою точку зрения на этот счет. Ссылаемся на то, что на ваше имя было отписано такое-то обращение, на которое вы по каким-то причинам не подготовили ответ в отведённые сроки. Поподробнее разъясняем, по каким конкретно причинам вы проигнорировали обращение:

• высокая загруженность на работе;
• человеческий фактор, забывчивость;
• иные причины.

В завершение работы с документом мы должны будем расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, осталось лишь передать её директору на рассмотрение, дождаться его ответной реакции. Говорить о сроках издания директором приказа не приходится, ведь здесь он практически не ограничен по части сроков Трудовым кодексом.

Срок на подготовку объяснительной записки согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации составляет два дня. Если не уложится в этот срок, руководитель примет решение в вашем отношении без учета вашего мнения. В большинстве случаев этот факт будет означать, что к вас всё-таки применят то или иное дисциплинарное взыскание.

Решение директору, каким бы оно ни было, должно быть оформлено в форме приказа. В качестве одного из оснований для распоряжения как раз и выступит наша объяснительная записка.

Примерный образец