Объяснительная записка об утере транспортного документа

Объяснительная записка об утере транспортного документа – это официальная бумага, с которой командированный работник после возвращения из служебной поездке должен обратиться к руководству фирмы, сообщить о том, что потерял транспортный документ. Сегодня мы разберемся, что можно считать транспортным документом, почему они так важны при рассмотрении вопросов о командировках, как правильно составить соответствующую объяснительную записку.

Транспортный документ

Транспортным документом признается официальная бумага, позволяющая гражданину воспользоваться транспортными услугами. Например, это может быть билет на самолет, поезд или автобус. Для того, чтобы сесть на транспорт, такая официальная бумага должна быть предъявлена сотруднику транспортной организации, тот проверит её действительность, посадит пассажира на его место.

По факту возвращения из служебной поездки сотрудник организации должен будет предъявить все билеты в бухгалтерию, чтобы компания смогла правильно учесть расходы. Если этого не сделать, появятся вопросы, как к самому работнику от представителей бухгалтерии, так и к фирме в целом со стороны налогового органа. Любой расход денежных средств должен на чем-то основываться и чем-то подтверждаться. Если основания для списания денег нет, это считается нарушением действующего налогового законодательства.

Очень важно после того, как человек сел на поезд, сохранить транспортный документ. В поезде или автобусе это будет сам билет, однако в самолёте такой официальной бумагой считается посадочный талон. Если билет лишь позволяет человеку воспользоваться услугой, то талон в свою очередь подтверждает, что пассажир в действительности сел на борт, отправился по маршруту следования.

Отметим, что утеря транспортного документа еще до посадки на транспорт не считается особой проблемой, ведь в наше время это всё с лёгкостью можно восстановить. Любая авиакомпания, РЖД и автобусные перевозчики уже давно перешли на электронные билеты, проверяющиеся через QR-коды. К сожалению, с посадочными талонами на самолёт так не работает, придется предоставить по месту работы именно бумажный экземпляр документа.

Объяснительная записка

Объяснительная записка представляет собой официальную бумагу из разряда внутренних для конкретно взятого предприятия, то есть составляется одним из сотрудников на имя директора, главного бухгалтера. Она призвана донести позицию работника по факту произошедшей ситуации, выступить в качестве основания для вынесения соответствующего приказа руководителя или воплощения в жизнь иных мероприятий.

В нашем случае объяснительная об утере транспортного станет поводом для того, чтобы направить в транспортную компанию запрос о предоставлении верифицированной копии транспортного документа. В большинстве случаев придется вести с авиакомпаниями именно бумажный документооборот, так как потребуется заполучить именно бумажный экземпляр посадочного талона. Сотрудники организации поднимут информацию о том, кто из пассажиров в действительности сел на борт, прошел регистрацию.

Срок изготовления дубликата посадочного талона будет разниться от авиакомпании к авиакомпании. Учитывая сроки доставки бумажной корреспонденции и изготовления дубликатов, ждать придется около месяца.

Форма документа

Говоря о форме объяснительной записки об утере транспортного документа, следует отметить, что каких-то стандартных бланков или шаблонов для составления такого рода официальных бумаг отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Таким образом получается, что работнику, потерявшему транспортный документ в командировке, придется самостоятельно формировать внутреннее обращение. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота и приступаем к работе. Держим в уме, что объяснительная должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст объяснительной можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить объяснительную

Процесс формирования объяснительной записки об утере транспортного документа нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование организации, ФИО и должность своего коллеги, к которому мы будем обращаться. В теории записка может адресоваться на имя директора или главбуха. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО работника-заявителя, его должность в фирме согласно штатному расписанию.

Ниже по документу приступаем к составлению основного содержательного блока объяснительной. Разъясняем, что с такого-то по такое-то число находились в командировке, передвигались на таком-то транспорте, однако сейчас не можете предоставить в бухгалтерию транспортный документ в связи с его утратой. Объясняем, как так вышло, просим связаться с компанией-перевозчиком и запросить дубликат.

Примерный образец