Объяснительная записка об утере топливной карты – это документ, с которым сотрудник предприятия может обратиться в адрес руководства, сообщить о том, что вверенная ему топливная карта была утеряна. Сегодня мы разберемся, что такое топливная карта, кому она выдаётся, что делать в случае её утраты, как правильно составить записку.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Топливная карта
Топливная карта представляет собой самостоятельную пластиковую карточку с собственным балансом, который может быть использован для заправки служебных транспортных средств. Причем речь далеко не всегда идёт о какой-то крупной спецтехнике, ведь заправлять необходимо также и легковые автомобили, находящиеся в автопарке фирмы.
Практически все организации, использующие в своей работы транспортные средства, пользуются топливными картами. Это крайне удобная форма заправки автомобилей, ведь нет необходимости выдавать водителям деньги на заправку на ежедневной основе. Руководство заблаговременно просчитывает, сколько топлива потребуется на то или иное транспортное средство, условно говоря, на месяц, пополняют топливную карту именно на такую сумму, количество литров. До тех пор, пока на топливной карте числится ненулевой баланс, водитель сможет заправлять машину без лишних проблем и вопросов.
Топливные карты выдаются водителям в подотчёт, то есть сотрудники несут за них материальную ответственность. Если выяснится, что работник использует казенное топливо в личных целях или даже для получения личной выгоды, может начаться серьезное разбирательство. В отдельных случаях дело может дойти до обращения в полицию, возбуждении разбирательства по факту совершения хищения по месту работы.
Утрата карты
Как мы уже говорили ранее, сотрудники несут материальную ответственность за вверенное им в подотчет имущество. Соответствующие положения можно обнаружить в статьях Трудового кодекса Российской Федерации. Таким образом, если топливная карта утрачена по вине водителя или иного работника, придётся компенсировать убытки из своего кармана.
Как только водитель заметил, что не может обнаружить топливную карту, необходимо немедленно сообщить об этом руководству. Во-первых, таким образом можно успеть заблокировать карту до тех пор, пока ей воспользуются злоумышленники. Если кто-то найдет такую карту, он может попытаться заправить с помощью неё свой автомобиль, то есть фактически совершить уголовно наказуемое деяния. Во-вторых, своевременное сообщение об утрате позволит в кратчайшие сроки получить новую топливную карту для продолжения трудовой деятельности. Сложно представить себе работу водителя без заправленного транспортного средства.
Топливная карта может быть заморожена или даже заблокирована, если представители организации свяжутся с топливной компанией, заявят соответствующую просьбу. Чем скорее это произойдет, тем лучше.
Форма документа
Форма объяснительной записки не закрепляется на уровне федерального законодательства, однако может быть утверждена на локальном уровне предприятия. Напоминаем, что Трудовой кодекс РФ позволяет организациям-работодателям разрабатывать и закреплять собственные локальные акты. В одном из таких актов в теории и можно обнаружить бланк для составления объяснительной записки.
К сожалению, далеко не каждая компания заботится о чистоте своего внутреннего документооборота, а значит, чаще всего составлять объяснительную записку придётся своими силами. Для этого работнику потребуется обзавестись чистым листом бумаги формата А4, синей или чёрной шариковой ручкой. В большинстве случаев объяснительные пишутся именно от руки, так как нет особой необходимости исполнять такой документ на компьютере.
Инструкция по составлению объяснительной
Объяснительная записка об утере топливной карты составляется, начиная с шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО сотрудника, к которому вы обращаетесь, а также его должность. Как правило, такие документы адресуются директору, однако бывают и исключения. Например, отвечать за топливные карты может начальник гаража или кто-то ещё. Затем здесь же, сделав небольшой отступ вниз, обозначим ФИО работника, составляющего объяснительную, занимаемую им должность на предприятии.
Ниже по документу утверждаем, что утратили вверенную нам топливную карту за таким-то номером. Потребуется разъяснить, при каких обстоятельствах это произошло, когда вы обнаружили пропажу, имеются ли у вас подозрения, что карта была украдена, может находиться в руках злоумышленников. Напоминаем, что расходование денег со случайно найденной на улице топливной карты – это уголовное преступление, а значит, руководство компании может принять решение о передаче дела в руки сотрудников органов внутренних дел.
Следующим шагом мы подписываем всё вышеизложенное, ставим дату оформления официальной бумаги. Теперь, когда объяснительная записка полностью составлена, можно передавать её на рассмотрение. Как только ситуация будет полностью исчерпана, руководство компании решит, что же делать с сотрудником. В теории работодатель может возложить на водителя материальную ответственность за утраченную пластиковую карту. Трудовой кодекс запрещает применение штрафов, однако не запрещает возмещать понесенные по вине сотрудников убытки за счет их же средств.
Примерный образец
