Объяснительная записка о невыполнении плана продаж

Объяснительная записка о невыполнении плана продаж – это документ, в котором работник отчитывается перед своим непосредственным руководителем по факту провальных результатов за учетный период времени. Сегодня мы разберемся, каким образом выстраивается заработная плата работника в сфере продаж, зачем нужна подобная официальная бумага, как правильно её составить.

План продаж

План продаж – это способ мотивации сотрудников в сфере услуг и торговли, которым в настоящее время пользуются практически все организации без исключения. Как показывает практика, честная и прозрачная система премирования всегда добавляет мотивации работникам честно трудиться, грамотно выполнять свою работу и даже превышать установленные предприятием объемы. Чем больше сотрудник принесет денег компании, тем большую заработную плату получит по итогу месяца. В тех ситуациях, когда реализовать услуги компании на достаточном уровне не вышло, о премии придётся забыть.

План, как правило, устанавливается на месяц, изменяется регулярно. Если фирма видит, что менеджеры успешно справляются с поставленной перед ними задачей, план повышается, а вместе с ним и размер денежного вознаграждения. При такой организации рабочего процесса в плюсе останутся обе стороны.

Отечественный законодатель, пускай и запрещает использовать штрафы на работе, тем не менее они регулярно встречаются. Многие организации в сфере продаж лишают своих сотрудников даже минимальной премии за невыполнение плана. С подобной практикой нужно бороться как с нарушением прав трудящихся.

Объяснительная записка

План продаж всегда спускается по вертикали, сверху вниз. Так, начальник отдела получает информацию на новый месяц от вышестоящего руководства. Если конкретный сотрудник или весь отдел не справятся с поставленной задачей, потребуется писать объяснительную.

В большинстве случаев объяснительная пишется для того, чтобы организация смогла привлечь своего сотрудника к дисциплинарной ответственности, однако не в нашем случае. Наказать работника за невыполнение плана продаж компания не имеет права, так как подобное решение директора будет противоречить положениям Трудового кодекса Российской Федерации. Здесь, скорее, речь идёт о сборе статистики по факту месяца. Без этой работы предприятие не сможет развиваться и прогнозировать своё экономическое развитие на будущие периоды.

В объяснительной записке работник должен рассказать свою точку зрения относительно невыполнения плана: послужили тому объективные причины или сыграли субъективные факторы. Далеко не всегда невыполнение плана связано с ленью, ненадлежащим выполнением обязанностей или прогулами. Например, не выполнить план можно по причине недоработок отдела, занимающегося клиентской базой. Так, менеджер по продажам работает с горячей или холодной базой, предоставляемой ему представителями другого структурного подразделение. Если план не удалось закрыть по их вине, организация примет меры для того, чтобы этого не повторилось.

Форма документа

Форма записки о невыполнении плана не предусмотрена на законодательном уровне, что позволяет сотрудникам формировать её в произвольном виде, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота. Следует понимать, что документ должен дойти до высшего руководства компании, а значит, должен иметь надлежащий внешний вид и содержание:

• соблюдение норм русского языка (пунктуация и орфография);
• нейтральный тон повествования;
• деловой стиль речи;
• соблюдение правил оформления деловых бумаг.

Если в вашей организации используются фирменные бланки с логотипом и реквизитами, можно взять такой для наших целей. Как бы то ни было, всегда допускается оформить записку на чистом листе бумаги формата А4. Исполнить текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерным средств. Оба варианта так или иначе применяются на практике, могут быть применены.

Инструкция по составлению записки

Объяснительная записка как деловой документ состоит из шапки, основного структурного блока с разъяснением причин невыполнения права, даты составления и подписи сотрудника. Для грамотного оформления официальной бумаги потребуется уделить должное внимание каждому отдельно взятому элементу.

Первым делом обратим внимание именно на шапку, размещаемую в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь нам потребуется прописать ФИО руководителя, полное наименование компании и её организационно-правовую форму. Далее по тексту укажем ФИО сотрудника, составляющего записку, его должность в штатном расписании.

Ниже по документу начинаем разъяснять ситуацию для руководства. Первым делом утверждаем, что на месяц был установлен план продаж по количеству реализованной продукции или общей сумме дохода от реализации товаров/услуг. Следующим шагом отмечаем, что план на месяц выполнен не был, объясняем причины. Если вы обладаете конкретными цифрами, стоит привести их для лучшего понимания картины происходящего.

В завершение работы с документом мы оставим дату его оформления, заверим все вышеизложенное автографом сотрудника с расшифровкой (фамилия и инициалы). Как правило, подобные объяснительные записки передаются непосредственному руководителю. В нашем случае им, вероятнее всего, окажется начальник отдела продаж компании. В дальнейшем именно ему придётся отстаивать честь отдела перед вышестоящим руководством, придумывать способы выхода из кризиса.

Примерный образец