Объяснительная записка о несвоевременной сдаче отчета – это документ, с которым в адрес руководителя должен будет обратиться нарушивший сроки предоставления отчетной документации сотрудник. Сегодня мы разберемся, какие работодатель может установить сроки по части подготовки отчетов, какая мера ответственности может последовать за подобное нарушение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Отчетность на предприятии
В работе любого предприятия далеко не последнее место занимает отчетность, в том числе бухгалтерская, коммерческая, внутренняя. На основании отчетов предприятие будет формировать документы для подачи в ФНС, планировать свою деятельность на будущие периоды, принимать решения относительно расширения штата или закупки нового оборудования.
Как правило, бремя по составлению отчетов ложится на различного рода локальных руководителей. Это может быть начальник отдела, главный бухгалтер, заместитель директора и так далее.
По умолчанию каких-либо конкретных правил по части сроков сдачи отчетов не предусмотрено, ведь законодатель старается не вмешиваться во внутренний документооборот частных компаний или государственных ведомств. Каждая отдельно взятая организация имеет возможность самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне соответствующие положения. Речь может идти о номенклатуре или Положении «О документообороте».
Сотрудник, подписавший трудовой договор, обязуется также соблюдать и положения локальных актов работодателя, в том числе и сроки по части сдачи отчетности. Нарушение может стать поводом для применения к сотруднику меры взыскания.
Ответственность за просрочку
Просрочка сдачи отчета является основанием для привлечения работника к ответственности перед организацией. 192 статья Трудового кодекса Российской Федерации наделяет работодателя правом применять к своим сотрудникам следующие меры взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Выбор конкретной меры будет зависеть от характера проступка и масштабов наступивших последствий. Едва ли просрочка сдачи отчета станет поводом для увольнения, а значит, выбор будет стоять между замечанием и выговором. Выговор может быть применен в том случае, если просрочка стала причиной привлечения организации к ответственности налоговым органом или начисления неустойки по договору с контрагентом.
Непосредственный руководитель сотрудника, просрочившего отчет, в своей докладной записке будет предлагать директору применить конкретную меру, однако совершенно не факт, что руководитель решит утвердить именно такую санкцию. В теории директор может принять решение о применении более строгой или мягкой меры, отказаться от её применения вовсе.
Объяснительная записка
Когда на предприятии встает вопрос о применении дисциплинарного взыскания, сотруднику-нарушителю предлагают составить объяснительную записку. Посредством данного документа работник сможет донести до руководства организации свою точку зрения по поводу инцидента, оправдать себя.
Составлять служебку необязательно, но крайне желательно. Если в течение двух рабочих дней сотрудник так и не предоставит свои объяснения на бумаге, кадровик составит акт об отказе дать объяснения, который и войдет в основательную базу будущего приказа директора о применении дисциплинарного взыскания.
Отметим, что применять санкции к сотрудникам – это право работодателя, но не его обязанность. Таким образом, если человеку удастся достаточно убедительно доказать свою невиновность или иным способом убедить начальника отказаться от назначения взыскания, директор не станет этого делать.
Разбираемся, как составить служебку
Объяснительная записка о несвоевременной сдаче отчета, как и любой другой документ, должна начинать формироваться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование организации, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании. Этих сведений будет вполне достаточно, ведь обращение носит строго внутренний характер.
Ниже по документу приступаем к заполнению основного содержательного блока нашей записки. Ссылаемся на сам инцидент с допущением просрочки по части сдачи какого-либо отчета, утверждая, что сроки в действительности были пропущены. Далее по тексту мы должны будем привести свою позицию на этот счет, разъяснив, как так получилось. Здесь мы можем сослаться на объективные обстоятельства, которые не позволили завершить работу в срок, либо на непредвиденные факторы.
Будет лучше, если сотрудник признает свою вину, тем самым открывшись руководству компании. Таким образом директор увидит, что его работник проявил честность, сможет войти в положение и закрыть глаза на инцидент. Вероятность принятия такого решения повышается, если просрочка случилась впервые.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка уже полностью составлена, останется лишь передать её итоговый вариант на рассмотрение директору, дожидаться его ответной реакции.
Какое бы решение ни принял руководитель, наша служебка станет одним из оснований для его принятия. Двумя другими основаниями выступят акт о просрочке и докладная записка от непосредственного начальника.
Примерный образец
