Объяснительная об утере трудовой книжки

Объяснительная об утере трудовой книжки – это документ, в котором работник предприятия разъясняет руководству обстоятельства утери бланка строгой отчетности. Сегодня мы разберемся, кто из сотрудников компании отвечает за хранение трудовых книжек, причем тут объяснительная, как правильно её составить.

Трудовая книжка

Трудовая книжка работника представляет собой документ, в котором фиксируются сведения о его трудовой деятельности за весь период работы. С 2020 года в России перестали оформлять трудовые книжки для сотрудников, впервые устраивающихся на работу, однако тем, у кого она уже была, разрешили на переходить на электронный вариант. Сейчас ценность трудовой книжки несколько снизилась, ведь заказать справку о трудовой деятельности можно в формате «онлайн» через портал Госуслуги.

Как бы то ни было, если у работника имеется физическая версия трудовой книжки, она должна храниться у работодателя. Организация забирает документ себе, хранит до момента расторжения трудового договора. В последний рабочий день сотрудник получает свою трудовую назад вместе с набором справок и окончательным расчетом.

Ответственность за хранение трудовых книжек работников несёт отдел кадров, а именно его руководитель. По идее трудовая является бланком строгой отчетности, должна храниться в сейфе или металлическом ящике с замком. Таким образом предотвращается риск не только кражи, но и залива водой, угрозы пожара.

Утеря трудовой

Утеря трудовой книжки – это крайне неприятная ситуация, разрешать последствия которой придётся тому человеку, который её и потерял. Как мы уже сказали, трудовая всегда хранится у работодателя, а работнику в большинстве случаев выдают лишь выписки из неё. Например, при оформлении кредита в банке у гражданина могут запросить трудовую книжку. Работодатель не вправе выдавать оригинал документа, вследствие чего оформляется копия. Если трудовая книжка потеряется в тот момент, когда она находится в руках сотрудников отдела кадров, именно они и будут нести ответственность. Ответственному лицу придётся пройтись по всем предыдущим работодателям работника, собрать оттиски фирменных штампов и заверить каждую восстановленную запись подписями руководителей.

Трудовая книжка может выдаваться работнику на руки лишь в одном случае – обращение в органы социального страхования. Это может быть ФСС или ПФР. Государственные ведомства требуют предоставления оригинала. Сотруднику выдают документ под подпись, предупреждают об ответственности за утрату. Как только госорган проведёт необходимые действия и возвратит трудовую, необходимо незамедлительно возвратить её на работу. Если бланк строгой отчётности утратит сам работник, именно он и будет заниматься его восстановлением. Потребуется обратиться в организацию с заявлением на оформление дубликата трудовой книжки, приложить к нему объяснительную об её утере.

Подобная процедура предусмотрена положениями Трудового кодекса Российской Федерации. Утрата трудовой всегда сопровождается оформлением целого вороха различных официальных бумаг.

Форма документа

Форма объяснительной записки об утере трудовой книжки не утверждается на законодательном уровне, что позволяет оформить её в произвольном формате. Для этого работнику потребуются лишь чистый лист бумаги формата А4 и шариковая ручка. Не забываем про общие правила делового документооборота и нормы русского языка. Следует понимать, что документ дойдёт до высшего руководства организации, а значит, должен выглядеть соответственно.

Иногда предприятия используют в своём документообороте собственные фирменные бланки, на которых прописаны наименование компании и её реквизиты. Узнать о наличии таковых можно в отделе кадров. Если таковые имеются, лучше воспользоваться ими.

Инструкция по составления объяснительной

Объяснительная по структуре документа разделяется на несколько структурных элементов: шапку, основной блок с разъяснениями от ответственного лица, дата и подпись работника. Разберемся, как правильно составить каждый из них.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь потребуется прописать ФИО руководителя организации, его должность (директор), а также полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем здесь же отметим ФИО работника, составляющего записку, его должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу мы ссылаемся на сам инцидент с утерей трудовой книжки. Разъясняем, в чьих руках она находилась на момент утраты (отдела кадров или работника, которому она и принадлежит), кто её утратил, при каких обстоятельствах. Это важно для решения вопроса о том, кто будет её восстанавливать. Более того, если бланк строгой отчётности потерял кадровик, его будет ждать дисциплинарная ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

На этом моменте работу по составлению объяснительной можно назвать завершенной. Заверяем её итоговый вариант подписью работника, ставим дату оформления, передаём на рассмотрение директору. Напоминаем, что применить к сотруднику дисциплинарное взыскание можно лишь в течение месяца с даты обнаружения проступка, а значит, решение должно быть принято руководством оперативно. О результатах принятого решения вы узнаете из приказа директора, с которыми вас ознакомят под подпись.

Примерный образец