Лист согласования договора

Лист согласования договора – это документ, в который сотрудники предприятия записывают замечания относительно предоставленного контрагентам проекта договора. В материале мы рассмотрим, когда приходится составлять официальную бумагу, как её правильно оформить.

Договорённости

Согласование договора – это один из этапов на пути к заключению сделки, который порой затягивается на довольно длительный промежуток времени. Сторонам необходимо оценить все риски, а также свои возможности, ведь оставив автограф в соглашении, придётся выполнять взятые на себя обязательства. Разработкой проекта, как правило, занимается один из контрагентов, а второй работает уже с предложенным вариантом. В любом случае пока обе стороны не будут удовлетворены всеми условиями, сделка не состоится. Закон ни коим образом не регулирует продолжительность стадии согласования, в этой части всё индивидуально.

Лист согласования

Лист согласования применяют исключительно крупные организации, имеющие несколько структурных подразделений и большой штат сотрудников. Документ предполагает сбор мнений всех значимых для компании людей. Это как правило главный бухгалтер, начальник юридического отдела, заместители директора, начальники структурных подразделений. Руководитель, конечно, может и самостоятельно подписать договор, ведь он имеет на это полное право, однако предварительное выслушивание альтернативных мнений поможет принять единственно правильное решение. К тому же, генеральный директор физически не может знать возможности своей фирмы на все сто процентов. Именно поэтому в компании и происходит разделение полномочий между несколькими людьми.

На что обратить внимание

На практике два раздела вызывают наибольшее количество споров и противоречий при заключении сделки: цена договора, права и обязанности сторон. В первую очередь мы рекомендуем обратить внимание на эти моменты. В частности, сможет ли организация позволить себе такие затраты из бюджета, будет ли это выгодно, какие перспективы развития и риски придётся на себя взять. Этой работой занимаются юристы и экономические аналитики, конечно, если они есть в штате организации. В противном случае имеет смысл привлечь специалистов со стороны, которые, действуя в рамках договора возмездного оказания услуг, помогут проанализировать текст соглашения.

Принятие решения

Итоговый вариант листа согласования договора, в котором отражено мнение нескольких руководителей, попадает на стол к генеральному директору. Изначально только он имеет право подписывать гражданско-правовые договоры с контрагентами, такие полномочия гарантируются уставом. Эти права также можно разделить между подчинёнными.

Как бы то ни было, начальник вправе и не учитывать мнение коллег, если он целиком и полностью уверен в своей правоте. Отметим, что раскол в компании ни к чему хорошему не приведёт.

Процедура

Предполагается, что лист согласования должен пройти по всем лицам, на которых указал генеральный директор. Обязанность по исполнению распоряжения обычно возлагается на секретаря, как на правую руку руководителя. Именно ему придётся обойти все отмеченные начальником точки, а затем возвратить заполненный лист согласования.

Форма документа

Лист согласования договора является официальной бумагой внутреннего документооборота компании, а также не упоминается в законодательных актах. Из этого следует, что никаких общеобязательных унифицированных бланков для его составления не существует. Документ пишется в свободной форме тем сотрудником, которому директор поручил исполнять его распоряжение по согласованию.

За основу обычно берут фирменный бланк компании. Таким образом лист будет иметь более деловой, строгий вид. Также допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4. Рассматривая вопрос формы, можно смело заявить, что все нюансы и особенности конкретного листа согласования отдаются на откуп составителю. Обычно документ представляет собой таблицу с мнениями работников.

Заполнить составленный бланк можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Тем не менее все автографы, оставленные на бумаге, должны быть «живыми».

Рассказываем, как правильно составить лист согласования

Первым делом предлагаем отметить, среди сотрудников какой организации происходит опрос. Для этого в шапке документа прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму. Далее обозначаем название данной официальной бумаги (лист согласования договора).

Следующим шагом выдаём справочную информацию, в которой отметим, что компания получила проект договора от контрагента (наименование фирмы), подлежащий рассмотрению. Ниже по документу возьмёт своё начало блок с мнениями лиц. Обычно он выполняется в виде таблицы, но это не строгое правило, которое можно нарушить. В любом случае должны быть указаны следующие сведения:

• ФИО лица;
• занимаемая им должность на предприятии согласно штатному расписанию;
• дата согласования;
• автограф с расшифровкой;
• предмет замечания с мотивировкой.

Необходимо учесть, что все замечания, оставленные заинтересованными лицами, должны быть мотивированными, на что-то ссылаться. Так директор сможет объективно оценить имеющуюся на данный момент обстановку, принять верное решение относительно продолжения сотрудничества с контрагентом.

Примерный образец

На этом моменте работа с документом подходит к завершению. Как только все лица будут опрошены, а их автографы отражены на бумаге, возвращаем лист согласования генеральному директору для принятия решения. Если контрагент согласится на предложенные правки, сделки будет заключена в кратчайшие сроки.