Лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом – это самостоятельный документ, подтверждающий, что все сотрудники, которых касаются положения приказа директора, были с ним ознакомлены, смысл им понятен. Рассмотрим порядок и правила составления официальной бумаги в материале.

Ознакомление с приказом

Трудовой кодекс РФ напрямую обязывает работодателя знакомить своих работников со всеми приказами, издаваемыми в их отношении. В теории автограф может быть оставлен и на самом распоряжении начальника, однако в некоторых случаях действие документа имеет широкий характер, распространяется на весь штат. В таких ситуациях и прибегают к формированию ознакомительного листа. Следует отметить, что это довольно удобная форма сбора подписей, весь все один будут в одном месте.

Сам ознакомительный лист после подписания передаётся в отдел кадров, прикладывается к приказу и хранится вместе с ним в течение установленного законом промежутка времени (не менее 5 лет). Это делается для того, чтобы при необходимости отчитаться перед трудовой инспекцией или иным государственным надзорным органом. В случае утраты листа законных санкций избежать не выйдет.

Массовое распоряжение

Рассмотрим случаи, когда приказ работодателя может коснуться довольно большого количества сотрудников. Первый – это проведение аттестации. Все работники, замещающие конкретные должности, должны будут заверить лист своим автографом и незамедлительно приступить к подготовке, ведь закон о труде оставляет за администрацией предприятия право расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке в случае провара экзамена.

Второй случай – назначение комиссии или формирование рабочей группы. Конечно, в теории подчинённые могут расписаться и в приказе, но ознакомительный лист видится более удобной формой сбора автографов.

Процедура

Более подробно разберёмся с тем, что представляет собой процедура ознакомления. Эта обязанность поручается сотруднику кадровой службы, так как работа с личным составом относится к его ведению. Кадровик в свою очередь заблаговременно формирует лист ознакомления с приказом и начинает обходить всех упомянутых в нём сотрудников. Текст распоряжение может прямо не указывать на конкретных лиц, а обойтись лишь замещаемой должностью согласно штатному расписанию (если таковое используется). В таком случае сотруднику придётся самостоятельно сформировать список лиц, которых необходимо ознакомить.

Практика выработала два способа ознакомления подчинённых с приказами. Первый из них – личное прочтение сотрудником текста документа. Пожалуй, это самый лучший вариант, так как работник в случае непонимания отдельных пунктов сможет лично побеседовать с представителем администрации. Второй – объявление общего собрания, на котором кадровик или директор лично озвучит текст приказа вслух. Непосредственно после выступления произойдёт массовый сбор подписей.

Отказ от ознакомления

Многие работники, не зная тонкостей действующего законодательства, ошибочно полагают, что, отказавшись от подписания документа, они смогут избежать последствий, предусмотренных приказом. Следует отметить, что это не так. Автограф оставляется именно за ознакомление с содержанием, а не за согласие с ним. Конечно, в отдельных случаях закон предусматривает течение определённых сроков с момента ознакомления. В теории можно выиграть несколько дней. Однако опытный кадровик знает, что в случае отказа от ознакомления можно составить соответствующую официальную бумагу – акт об отказе от подписания. Именно она выступит основанием для принятия руководителем соответствующего решения.

Форма документа

По своей сути лист ознакомления с приказом представляет собой список работников в столбик, в котором они напротив своих фамилий оставляют подписи. В формировании перечня нет ничего сложного, тем более что органы государственной власти не заставляют использовать общеобязательные унифицированные бланки. Все нюансы процесса составления ложатся на плечи кадровика или иного лица, которому была доверена задача.

Для формирования ознакомительного листа возьмём фирменный бланк компании-работодателя, на котором прописаны все его реквизиты, либо чистый лист бумаги формата А4. Во втором случае наименование фирмы придётся обозначать самостоятельно, от руки.

Составитель может заранее перечислить ФИО и должности всех работников, с которыми необходимо побеседовать, или посещать каждого сотрудника с чистым листом, частично перекладывая обязанность по формированию списка на него. Оба варианта используются на практике. Второй видится более надёжным, так как исключается любая ошибка, опечатка.

Расскажем, как правильно составить лист ознакомления с приказом

Начать составление документа следует с указания полного наименования предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму. Делается это в шапке. Следующим шагом обозначаем название (лист ознакомления с приказом), ссылаемся на распоряжение директора, оставив его реквизиты (номер, дата).

Далее по тексту пишем следующее предложение: «с приказом руководителя ознакомлен». Затем в виде таблицы перечисляем всех работников, которых коснулся приказ. Таблица должна иметь следующие столбцы:

• порядковый номер;
• ФИО работника;
• должность;
• дата и подпись.

Примерный образец

Представители администрации организации в ознакомительном листе не расписываются. Как только все сотрудники оставят свои автографы на бумаге, документ можно будет считать полностью составленным, готовым к передаче на хранение. Обязательство по ознакомлению считается исполненным в полной мере.