Лист ознакомления с графиком отпусков – это самостоятельный документ, подтверждающий, что сотрудники ознакомились с локальным нормативным актом работодателя, им понятен период отдыха. Рассмотрим, как правильно ознакомить подчинённых с графиком, особенности и порядок составления листа.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Отпуск
Трудовой кодекс РФ гарантирует всем лицам, осуществляющим свою трудовую деятельность на основании трудового договора, право на отдых. Оно реализуется посредством перерывов в течение рабочего дня и множества разновидностей отпусков (учебный, административный, ежегодный оплачиваемый). В данном тесте мы поподробнее разберёмся именно с ежегодным оплачиваемым отпуском, а именно в вопросе его оформления.
Работник может уйти в отпуск только после издания соответствующего приказа директора фирмы. Если сотрудник решит просто не ходить на работу, это будет расценено как прогул.
График отпусков
График упоминается в статье 123 Закона о труде, регулирующей очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков. Норма гласит, что документ должен утверждаться как минимум за две недели до наступления календарного года, на который он и рассчитан. Конкретные временные рамки отдыха определяет администрация фирмы, интересуясь мнением своих подчинённых. К сожалению, отпустить всех в летний период не представляется возможным.
В целях поддержания стабильной работы предприятия и формируется график отпусков. Он составляется таким образом, чтобы определённое количество сотрудников всегда находились на работе, без ущерба для производства.
Ознакомление
Трудовое законодательство обязывает работодателя знакомить своих подчинённых со всеми нормативными актами, их затрагивающими. График отпусков касается каждого работника, включая генерального директора, следовательно, придётся собрать подписи со всего штата сотрудников. Закон о труде регламентирует, что работник должен узнать о времени своего отпуска как минимум за две недели до его начала. Обычно этот момент наступает значительно раньше, а правило считается исполненным по факту ознакомления с графиком отпусков.
Обязанность по ознакомлению поручается сотруднику кадрового отдела, так как работа с личной документацией работников и личным составом относится к его ведению. Сотруднику придётся обойти весь штат предприятия, побеседовать с каждым.
На практике сложилось два способа ознакомления с текстом документов. Первый из них – дать человеку самостоятельно прочесть график, найти в нём себя. Это самый простой способ. Второй – путём прочтения вслух. Кадровик самостоятельно находит работника в списке, оглашает ему даты отпуска. Автограф оставляется по факту прослушивания. Какой из них выбрать, решает ответственное за ознакомление лицо. В теории можно собрать весь штат работников в большом помещении и огласить содержание на большую аудиторию, что значительно сэкономит временной ресурс.
Отказ от ознакомления
Бывают случаи, когда работники отказываются знакомиться с графиком отпусков. Обычно это происходит, если сотруднику не по нраву выделенное время отдыха, он хотел другое. Такая форма протеста, к слову, не принесёт положительного результата. Работодатель может снять с себя ответственность, утвердив сам факт отказа. Для этого ответственный за ознакомление сотрудник непосредственно на месте формирует комиссию, подзывая двух свидетелей. Коллеги своими автографами подтвердят, что подчинённый отказывается расписываться в листе.
Следует отдельным пунктом выделить, что подпись в листе ставится именно за ознакомление, а не за согласие с конкретными датами. В график отпусков можно внести изменения в любой момент, издав соответствующий приказ директора.
Форма документа
Лист ознакомления по своей форме представляет собой таблицу, в которой перечислены все сотрудники из штата организации. Напротив своих ФИО они должны будут оставить автографы. Законодательство не предлагает к использованию никаких общеобязательных унифицированных бланков для формирования листа, следовательно, разработкой шаблона будет заниматься кадровик. В принципе, эта задача не должна вызвать абсолютно никаких затруднений.
Лист принято составлять на фирменном бланке организации-работодателя, на котором прописаны все сведения о нём. Таким образом документ будет иметь более деловой внешний вид. Также никто не запрещает использовать чистый лист бумаги формата А4.
Содержание можно исполнить как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютера и пакета офисных программ. Конечно, второй вариант видится более простым в исполнении. Именно он по большей части и практикуется.
Рассказываем, как правильно составить лист
В первую очередь следует отметить, к деятельности какой организации относится настоящий документ. Для этого в верхней части листа бумаги пропишем полное наименование компании-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее указываем название текущей официальной бумаги, оставляя ссылку на график отпусков (дата принятия, номер).
Ниже по документу берёт своё начало содержательный блок, в котором необходимо обозначить ФИО и должности всех сотрудников компании. Здесь же отмечается дата ознакомления и оставляется личный автограф с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Примерный образец
Как только все автографы встанут на свои места, работу можно считать оконченной, а лист – полностью сформированным. Его необходимо приложить к актуальному графику отпусков, хранить вместе с ним в течение установленного законом срока. Если на предприятие придёт проверка из трудовой инспекции или прокуратуры, официальная бумага поможет избежать административной ответственности и соответствующего штрафа.
