Акт о списании автотранспортных средств – это официальная бумага, в соответствии с которой автомобиль снимается с баланса предприятия. Процедура всегда сопровождается составлением соответствующих документов.
Файлы для скачивания:
Бланк акта о списании автотранспортных средств по форме ОС-4а
Образец акта о списании автотранспортных средств по форме ОС-4а
Автотранспортные средства
Строгость процедуры списания автотранспортных средств объясняется тем, что автомобили относятся к основным средствам предприятия все зависимости от основной деятельности организации. Речь может идти о сервисе такси или о личном водителе руководителя компании. ТС числятся на балансе фирмы, на них начисляется амортизация, за них уплачивается транспортный налог. При чём налог придётся уплатить в любом случае вне зависимости от того, эксплуатируется автомобиль или нет.
Поводы для списания
Действующее законодательство запрещает списывать объекты основных средств без явных на то причин. К веским можно отнести:
- объект не подлежит ремонту;
- продажа объекта;
- моральное устаревание;
- нецелесообразность использования.
Списывая автомобиль, предприятие уменьшает свою налогооблагаемую базу, чем может вызвать повышенный интерес у сотрудников налоговой службы. Если государственные служащие выяснят, что ТС было списано в разрез с законом, организацию будет ждать серьёзная ответственность.
Процедура
Процедура списания ТС всегда начинается с соответствующего приказа руководителя организации. Начальник своим распоряжением назначает специальную комиссию, задачей которой станет оценить текущее состояние автомобиля, определить его дальнейшую судьбу. Кадровый состав комиссии подбирает лично директор из своих подчинённых, ориентируясь на их опыт работы и степень квалификации. Также в мероприятии принимает участие материально ответственное за ТС лицо. Это может быть водитель, начальник гаража или другой работник. Он должен будет заверить акт своим автографом.
Кто актирует процесс
Бремя по составлению акта ложится на председателя комиссии. Лицо на эту должность выбирается коллегами из своего числа путём голосования. Как правило, такой сотрудник занимает высокий пост в служебной иерархии компании, умеет работать с официальными бумагами.
Все члены комиссии в равной степени несут ответственность за сделанные ими выводы. Если процедура будет признана незаконной, сотрудники также понесут наказание.
Оприходование
В процессе списания автомобиля могут быть оприходованы его отдельные части, пригодные для использования в будущем. В акте этот момент также должен быть отражен. Как правило, речь идёт об аккумуляторе, отдельных частях механической части ТС.
Форма документа
В настоящий момент любая учётная бухгалтерская бумага может быть написана без использования общеобязательных унифицированных бланков в свободной форме. Акт о списании автотранспортных средств относится именно к этой группе документов и не является исключением из общего правила.
До 1 января 2013 года организации были вынуждены пользоваться разработанной и утверждённой Постановлением Госкомстата в 2003 году формой ОС-4а. По состоянию на сегодняшний день бланк носит лишь рекомендательный характер, выступает в качестве типовой формы. Многие компании по сей день его используют в силу удобства в работе и привычки сотрудников.
Работа с бланком
Для работы с формой ОС-4а её необходимо предварительно закрепить в учётной политике в целях бухгалтерского учёта. Это прямое требование законодательства.
Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) или в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот момент решает председатель сформированной комиссии с учётом мнения своих коллег и с оглядкой на особенности документооборота на предприятии.
Объясняем, как правильно заполнить форму ОС-4а
Форма ОС-4а состоит из трёх страниц. Членам комиссии придётся заполнить каждую из них.
Первым делом обратим внимание на шапку бланка, в ней необходимо указать реквизиты. Прописываем полное наименование организации, конкретное структурное подразделение, код по ОКПО. Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) его составления. Здесь же делается отметка об утверждении акта руководителем организации.
Следующим шагом обозначаем сведения о транспортном средстве:
- наименование, марка;
- заводской, инвентаризационный, регистрационный номера;
- ФИО ответственного сотрудника, его должность и табельный номер.
Далее в трёх информационных таблицах отражается техническое состояние автомобиля на момент списания, его стоимость и краткая характеристика. Под таблицами члены комиссии делают своё заключение относительно дальнейшей судьбы объекта. В одной из частей предлагается обозначить данные относительно содержания в ТС драгоценных металлов, которые можно оприходовать. Если таковых не оказалось, этот блок пропускается.
В качестве приложений указываются все официальные бумаги, составленные в ходе мероприятия. Речь может идти об акте осмотра или другом документе. В завершение второй страницы все участники процедуры оставляют свои автографы за полноту и достоверность указанных сведений. На этом моменте вторая страница считается заполненной.
Третья страница формы ОС-4а посвящена оприходованию оставшихся ценностей и работам по их отделению от ТС. Полностью составленный акт направляется на проверку и утверждение главному бухгалтеру предприятия, который в свою очередь проведёт процедуру через бухгалтерию. Как только инвентарная карточка учёта основных средств получит закрывающую отметку, мероприятие можно считать успешно завершённым.
Акт подлежит хранению в архиве организации в течение установленного законом срока (не менее 5 лет), после чего может быть уничтожен за ненадобностью. Копию документа могут затребовать представители ИФНС, пришедшие в офис компании с проверкой.
