Форма ОС-16. Акт о выявленных дефектах оборудования

Акт о выявленных дефектах оборудования – это официальная бумага, в которой отражаются выявленные в процессе приёмки, монтажа, наладки или испытания объекта основных средств неполадки. Процедура всегда оформляется соответствующими документами.

Основные средства

Под основными средствами предприятия понимается имущество, стоящее на его балансе. Однако далеко не все объекты можно отнести к основным, так как они должны соответствовать определённым критериям. Речь идёт о следующих моментах:

• используется в основной деятельности компании;
• стоимость превышает сорок тысяч рублей;
• срок эксплуатации составляет более одного года;
• способен приносить прибыль;
• имеет осязаемый физический вид.

Таким образом к объектам основным средств нельзя отнести различную оргтехнику или программное обеспечение.

Роль акта

По своей юридической природе настоящий акт является учётным документом, который раскрывает себя как минимум в двух направлениях деятельности, а именно:

• бухучёт. Если оборудованию потребуется ремонт, оно должно быть временно выведено из эксплуатации. Так на него не будет начисляться амортизация и процедура будет максимально «чистой» и законной;
• претензия контрагенту. Если выяснится, что дефекты связаны с деятельностью одного из контрагентов, взаимодействовавших с оборудованием, акт станет основанием для предъявления требований.

Контрагенты

Что касаемо претензий контрагентам, здесь всё не так просто. С объектом основных средств, поставленным на предприятие, взаимодействуют несколько организаций. Оборудование прошло путь от производственного цеха компании-изготовителя до монтажа на территории компании-заказчика. Так, можно выделить следующих контрагентов:

• изготовитель;
• поставщик;
• грузоотправитель;
• перевозчик;
• монтажная организация.

Конкретный набор сторон может зависеть от момента обнаружения дефектов. Например, при выявлении недостатков при приёмке ни о какой монтажной организации ещё речи не идёт.

Процедура

Мероприятие по фиксации дефектов оборудования всегда носит строго коллективный характер. На месте формируется комиссия, состоящая из представителей сторон. Сотрудники должны обладать определёнными познаниями в специфике работы с конкретным объектом, уметь работать с официальными бумагами. Следует отметить, что для заверения документа автографом лицу необходимо обладать правом подписи. Такие полномочия подтверждаются уполномочивающим документом (устав общества, доверенность от имени руководителя организации).

Форма документа

На сегодняшний день любая официальная бумага, составляемая в целях учёта объектов основных средств, может быть написана в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт о выявленных дефектах оборудования относится именно к этой группе документов и не является исключением из общего правила. До 1 января 2013 года предприятия были вынуждены использовать разработанную и утверждённую Постановлением Госкомстата в 2003 году форму ОС-16. В настоящий момент бланк носит исключительно рекомендательный характер, выступает в качестве типовой формы. Многие организации по сей день им пользуются в силу удобства работы и привычки сотрудников.

Заполнить бланк допускается одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот выбор делает составитель, ориентируясь на особенности документооборота в компании. По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги.

Работа с типовой формой

Следует отметить, что существуют определённые правила работы с унифицированными бланками, которые необходимо соблюдать. Во-первых, речь идёт об утверждении формы в учётной политике в целях бухгалтерского учёта. Это прямое требование законодательства. Во-вторых, следует уделить внимание тонкостям заполнения бланка, таким как:

• заполнению подлежит каждое поле формы, если не указано иное;
• автографы ответственных лиц должны быть расшифрованы;
• нельзя оставлять в тексте опечатки и неточности. Если была допущена ошибка, необходимо аккуратно зачеркнуть неверное значение, рядом прописать корректное, заверить корректировки подписями всех членов комиссии, сделать отметку «исправленному верить», проставить дату внесения изменений.

Пошаговая инструкция по заполнению формы ОС-14

Форма ОС-14 состоит из двух страниц, вторая из которых выполняется на оборотной стороне. Для удобства работы с бланком условно разделим его на 4 составных элемента: реквизиты, сведения о контрагентах, выявленные дефекты и подписи ответственных лиц.

Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке прописываем полное наименование организации-заказчика, конкретное структурное подразделение, код по ОКПО. Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) его составления.

Следующим шагом прописываем наименования всех взаимодействовавших с оборудованием в процессе поставки предприятий со ссылками на их организационно правовые формы, указанием кодов по ОКПО.

Ниже по документу отмечаем, в какой именно момент были выявлено дефекты: приёмка, монтаж, наладка, испытания. Затем обозначаем, о каком именно оборудовании идёт речь (наименование, номер), и характер неисправности. Эта информация заносится в таблицу. Если первой страницы оказалось недостаточно, таблица продолжается на оборотной стороне.

В завершении акта члены комиссии делают свои выводы относительно необходимым для устранения дефектов мероприятий. В этом блоке указываются конкретные работы, сроки их выполнения, контрагенты.

На этом процесс заполнения формы ОС-16 подходит к завершению. Участникам мероприятия осталось лишь заверить его автографами (с расшифровкой), после чего официальная бумага обретёт должную юридическую силу.