Акт о расходе товаров по партии – это официальная бумага, составляемая предприятиями с партийной системой учёта продукции, отражающая отклонения между приходом и расходом. Процедура всегда оформляется соответствующими документами.
Файлы для скачивания:
Партийная система учёта
Под партийной системой учёта понимаются особенности ведения бухучёта в отношении принятых от поставщика товаров. К одной партии относят:
- продукцию одного типа, поступившую на склад по одному транспортному документу;
- продукцию, доставленную на склад одним типом транспорта.
На учёт предприятия записывается вся партия в целом, она отражается в журнале учёта поступивших товарно-материальных ценностей. По факту её реализации составляется закрывающая официальная бумага (бланк по форме МХ-10). Если были обнаружены расхождения между приходом и доходом, они отражаются в бланке по форме МХ-11.
Роль акта
Акт о расходе товаров по партии по своей юридической природе относится к бухгалтерским учётным документам. Официальная бумага позволяет подсчитать убытки предприятия, списать продукцию по соответствующему основанию, применить к работникам дисциплинарное взыскание или привлечь их к материальной ответственности. Если выяснится, что недостача является следствием действий/бездействия ответственного лица, санкции со стороны администрации фирмы избежать не выйдет.
Ответственные лица
Товары, поступающие на склад, передаются на ответственное хранение одному из сотрудников фирмы. Это может быть завхоз или кладовщик. С таким работником заключается договор о полной материальной ответственности. В случае утраты ТМЦ он будет обязан возместить предприятию убытки.
Процедура
Процедура осуществляется по факту реализации партии товара для оценки прибыли и оставшегося на складе имущества. В мероприятии принимают участие следующие лица:
- бухгалтер;
- ответственные за хранение ТМЦ сотрудники;
- члены комиссии;
- руководитель фирмы.
Директор своим распоряжением формирует специальную комиссию, состоящую из его подчинённых. Кадровый состав подбирает лично руководитель, ориентируясь на опыт и квалификацию работников. В комиссию не может войти материально ответственное лицо в силу своей ангажированности. Членам комиссии придётся проанализировать расход и приход, обнаружить расхождения, выявить причины образования недостачи или излишков.
Кто актирует процесс
Бремя по составлению акта ложится, как правило, на председателя сформированной комиссии. На практике это наиболее опытный среди коллег сотрудник, который однозначно должен уметь работать с официальными бумагами. Отметим, что все члены комиссии в равной степени несут ответственность за сделанные ими выводы, полноту и достоверность указанных в официальной бумаге сведений.
Форма документа
На сегодняшний день любой учётный бухгалтерский документ может быть составлен в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Однако многие предприятия берут за основу типовую форму МХ-11, разработанную и утверждённую Постановлением Госкомстата в 1999 году. До 2013 года бланк был обязателен к применению. В настоящий момент фирмы пользуются им в пользу привычки, по причине удобства заполнения. Отметим, что для использования формы её необходимо закрепить в учётной политике в целях бухгалтерского учёта.
Заполнить бланк допускается одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать председатель комиссии с учётом мнения своих коллег. По общему правилу юридическая сила акта не может зависеть от варианта изложения текста. На практике члены комиссии заранее подготавливают бланк для заполнения и вносит сведения вручную.
Правила работы с типовыми формами
Существуют сложившиеся на практике (в том числе судебной) и продиктованные Законом «О бухучёте» определённые правила работы с типовыми формами, которые необходимо соблюдать. В противном случае официальная бумага не будет иметь должной юридической силы. Вот некоторые из них:
- заполнению подлежит каждое поле формы, если прямо не указано иное;
- автографы ответственных лиц должны быть расшифрованы;
- можно использовать чернила только одного цвета;
- нельзя оставлять в бланке неточности и опечатки. В случае допущения ошибки следует аккуратно зачеркнуть неправильно значение, рядом вписать верное, сделать отметку «исправленному верить», проставить дату внесения изменений, заверить подписями всех членов комиссии.
Объясняем, как правильно составить акт
Форма МХ-11 состоит из двух страниц, вторая из которых выполняется на оборотной стороне. Для удобства работы с бланком условно разделим его на четыре составные части: реквизиты, данные о партии, сведения по приходу/расходу, заключение комиссии.
Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. В шапке официальной бумаги прописываем полное наименование организации, её структурное подразделение и коды согласно классификаторам (ОКПО, ОКВЭД). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота в фирме, оставляем дату (число, месяц, год) его составления.
Ниже по документу обозначаем сведения о поставке: наименование товара, ссылки на транспортные документы, наименование фирмы-поставщика, срок реализации продукции. Следующим шагом заполняем таблицу по приходу/расходу ТМЦ. Потребуется указать количество, массу, цену полученного и реализованного товара. Расхождения обозначаются в правой части таблицы.
Далее материально ответственным лицам предлагается дать объяснения расхождениям. Объяснение заверяется их автографами. Затем в документе расписывается бухгалтер, производивший расчёты, а также все члены сформированной комиссии. Последние два автографа принадлежат главбуху и руководителю организации. Директор своим распоряжением списывает недостачу, а главный бухгалтер проводит процедуру официально.
