Акт о приёмке материалов – это официальная бумага, составляемая в процессе осуществления приёмки полученных от поставщика материалов при обнаружении расхождений или отсутствии сопроводительной документации.
Файлы для скачивания:
Роль акта
По своей юридической природе настоящий акт не является самостоятельным документом, а выступает лишь приложением к заключённому между сторонами договору поставки. Официальная бумага имеет своей целью подтвердить действительность недостачи, записать оприходованные материалы в имущество принимающей организации. Если выяснится, что расхождение связано с виной одного из контрагентов (поставщика или перевозчика), имеет место написание претензии с требованием возместить убытки или допоставить недостающую часть.
Процедура
Процедура приёмки поставленных материалов всегда сопровождается осмотром полученного груза. Обследованию подвергается упаковка, а также её содержимое. Ответственные лица также проверяют наличие пломб. Каждый отдельно взятый объект необходимо завесить, чтобы определить расхождение по количеству. Также может иметь место определение расхождений путём пересчёта количества ящиков, коробок. Тонкости процесса зависят от вида поставленных материалов.
Комиссия
На месте приёмки должна быть сформирована комиссия, состоящая из представителей сторон, участвующих в сделке. Это могут быть: заказчик, поставщик, перевозчик и страховая организация. Самое минимальное количество контрагентов – два. Поставщик может самостоятельно доставить груз, отказавшись от услуг перевозчика и страховых компаний. Ответственные лица коллегиально осматривают материалы, делают выводы о месте их хранения, надёжности упаковки, количеству и качеству товара.
Следует отметить, что все участвующие лица должны обладать правом подписи, подтверждённым документально. Речь может идти об уставе общества или оформленной от имени руководителя предприятия доверенности.
Кто актирует процесс
Закон не указывает на конкретную сторону, в обязанности которой войдёт составление настоящего акта. Контрагенты вольны решить этот вопрос самостоятельно в индивидуальном порядке. На практике этим занимается представитель заказчика, так как он наиболее заинтересован в составлении документа. Отметим, что работник должен обладать навыками работы с официальными бумагами, чтобы не допустить критических ошибок при заполнении формы.
Форма документа
На сегодняшний день любая учётная бухгалтерская бумага может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт о приёмке материалов не является исключением. До 2013 года предприятия были вынуждены использовать разработанную и утверждённую Постановлением Госкомстата в 1997 году Форму М-7. В настоящий момент бланк носит рекомендательный характер, выступает в качестве типовой формы, однако многие фирмы по сей день продолжают им пользоваться в силу привычки и удобства заполнения.
Внести сведения в форму можно одним из двух общепринятых способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот выбор должен сделать составитель с учётом мнения представителей других организаций. По общему правилу способ изложения текста не может повлиять на юридическую силу официальной бумаги. На практике ответственный сотрудник заранее подготавливает бланк и вносит сведения от руки по ходу проведения процедуры.
Правила работы с типовыми формами
При работе с типовыми формами необходимо придерживаться определённых правил, продиктованных Законом «О бухучёте» и сложившейся практикой. Речь идёт о следующих моментах:
- заполнению подлежит каждое поле формы, если не указано иное;
- автографы ответственных лиц должны быть расшифрованы;
- используются только единицы измерения, записанные в ОКЕИ;
- нельзя оставлять в бланке опечатки и неточности. В случае допущения ошибки неправильное значение следует аккуратно зачеркнуть, рядом прописать корректное, сделать отметку «исправленному верить», проставить дату внесения изменений и заверить корректировки подписями всех членов комиссии.
Объясняем, как правильно заполнить форму М-7
Форма М-7 состоит из четырёх страниц. Членам комиссии придётся заполнить каждую из них. Первым делом обратим внимание на шапку документа. Здесь необходимо сделать отметку о том, что форма утверждена в учётной политике в целях бухгалтерского учёта (дата утверждения, подпись руководителя). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (адрес приёмки) его составления. Затем обозначаем время приёмки и прописываем сведения об организациях:
- полные наименования со ссылкой на организационно-правовые формы;
- юридический адрес;
- номер телефона для связи.
В этой же части необходимо сослаться на транспортные документы (при наличии) и на заключённый между сторонами договор поставки (дата номер). Ниже по документу обозначаем сведения из транспортной документации: отметка об опломбировании груза, количество, вид упаковки, наименование продукции, единица измерения и количество.
На второй странице бланка члены комиссии должны описать условия хранения груза, а также состояние тары на момент приёмки (осмотра) продукции. Все выявленные замечания указываются в этой части формы.
Третья страница полностью состоит из таблицы, которая содержит данные о фактически полученных материалах, сравнение с официальными значениями, указанными в документах. Необходимо снова оставить ссылку на транспортную накладную и подробно описать расхождения (количество, стоимость).
Последняя страница содержит выводы комиссии относительно образовавшихся расхождений. Участники процедуры предполагают причину недостачи. Имеет место написание претензии поставщику или перевозчику. В завершение акта представители сторон подтверждают полноту и достоверность обозначенных в нём данных, оставляя свои автографы (с расшифровкой). Количество составляемых экземпляров зависит от количества принимающих участие сторон.
