Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение – это официальная бумага, завершающая правовые отношения контрагентов, заключивших договор хранения. Процедура всегда сопровождается составлением соответствующих документов.
Файлы для скачивания:
Бланк акта о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение по форме МХ-3
Образец акта о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение по форме МХ-3
Роль акта
По своей юридической природе настоящий акт не является самостоятельным документом, он выступает приложением к заключённому между сторонами договору хранения. На основании официальной бумаги контрагенты осуществят окончательные расчёты, проведут денежную сумму через бухгалтерию, а также подтвердят, что товар был получен/возвращен в том виде, в котором и передавался на хранение.
Составление акта входит в сферу интересов обоих предприятий, так как подписывая его, стороны отказываются от дальнейших взаимных претензий. Это означает, что любые споры в будущем могут проходить исключительно в рамках судебного заседания.
Договор хранения
Действующая в настоящий момент редакция Гражданского кодекса в качестве вида сделок отдельно выделяет договор хранения. В рамках соглашения одно сторона, именуемая «поклажедатель» передаёт другой, именуемой «хранитель», товарно-материальные ценности на хранение за определённую плату. Хранитель в свою очередь отвечает за состояние полученных объектов. По факту окончания срока действия договора товар должен быть возвращён в первозданном виде. Если обнаружатся какие-то дефекты, возникшие во время нахождения ТМЦ на складе хранителя, контрагенту придётся возместить соответствующую денежную сумму в качестве ущерба.
Расчёт может осуществляться двумя способами: по факту окончания срока действия договора или периодически. Второй вариант используется при хранении на длительный срок. Например, поклажедатель оплачивает услуги хранителя ежемесячно.
Процедура
Процедура передачи и соответственно возврата ТМЦ должна сопровождаться составлением акта приёма-передачи. Так стороны получат полный перечень передаваемых объектов, смогут оценить их текущее состояние. Для оценки качества ценностей контрагенты прибегают к осмотру. Речь может идти о внешнем осмотре или более глубоком изучении объекта. Если поклажедатель не имеет претензий к хранителю, его представитель оставляет автограф в акте о возврате ТМЦ и завершает сделку.
Кто актирует процесс
По общему правилу бремя по составлению акта приёма-передачи всегда лежит на представителе передающей стороны. Если в случае передачи ТМЦ не хранение официальную бумагу составлял представитель поклажедателя, то при возврате этим будет заниматься представитель хранителя. Таким образом контрагент отчитывается от проделанной работе.
Следует отметить, что представитель должен обладать правом подписи, которое в свою очередь подтверждается соответствующим документом. Речь идёт об уставе общества или оформленной от имени руководителя компании доверенности. Только так акт будет обладать должной юридической силой. Именно по этой причине на практике не всегда документ составляет и подписывает одно и то же лицо.
Форма документа
В настоящий момент практически любая бухгалтерская учётная официальная бумага может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. До 2013 года предприятия при возврате ТМЦ, сданных на хранение, должны были обязательно писать акт по форме МХ-3, разработанной и утверждённой Постановлением Госкомстата в 1999 году. На данный момент использовать упомянутый бланк необязательно, однако многие организации продолжают им пользоваться в силу привычки и удобства заполнения. Форма крайне удобна, так как одновременно содержит в себе положения о возвращаемых объектах и выполненных хранителем работах (предоставленных услугах).
Заполнить форму можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот выбор должен сделать составитель акта с учётом мнения второй стороны. По общему правилу юридическая сила официальной бумаги не может зависеть от способа изложения её содержания. На практике ответственный сотрудник заранее подготавливает бланк и заполняет его по ходу осуществления процедуры.
Объясняем, как правильно составить акт
Форма МХ-3 состоит из двух страниц, вторая из которых выполняется на оборотной стороне. Для удобства работы с документом условно разделим его на четыре составных части: реквизиты, сведения о возвращаемых предметах, данные по предоставленных хранителем услугам и автографы ответственных лиц. Начнём заполнять форму по порядку, начиная с реквизитов.
В шапке официальной бумаги пропишем реквизиты контрагентов:
- наименования организаций со ссылкой на их организационно-правовые формы (ОАО, ПАО);
- номер телефона для связи;
- фактический адрес;
- структурные подразделения;
- коды согласно классификаторам (ОКПД, ОКПО).
Здесь же необходимо оставить ссылку на заключённый между контрагентами договор хранения (дата, номер). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место его составления.
Следующим шагом заполняем таблицу, содержащую данные по возвращаемым объектам. Потребуется обозначить:
- наименование ТМЦ, вид упаковки;
- единицу измерения, количество;
- цена единицы товара и общая стоимость.
Если не хватило первой страницы, таблица продолжается на оборотной стороне. Затем указываем количество дней, которое товар провёл на хранении, заполняем соответствующую таблицу. В завершение подводим итог, прописывая итоговые суммы с учётом НДС.
На этом процесс составления акта можно считать практически завершённым. Осталось лишь заверить его подписями контрагентов. Со стороны хранителя расписывается ответственное за товар лицо (кладовщик, завхоз), а со стороны поклажедателя – уполномоченное лицо, передававшее груз на хранение.
