Докладная записка за недостачу – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, сообщить о выявлении недостачи при инвентаризации или в рамках другого внутреннего процесса. Сегодня мы разберемся, что понимается под недостачей, причем здесь докладная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Недостача на предприятии
Недостача представляет собой чисто бухгалтерский термин, означающий ситуацию, когда обнаружатся расхождение между фактическим и заявленным числом товарно-материальных ценностей. Недостача может быть обнаружена при проверке комплектации товара при поставке, при проведении инвентаризации на складе и так далее и тому подобное. В подавляющем большинстве случаев недостачу связывают именно с бухгалтерскими ошибками: ответственный сотрудник в силу своей невнимательности или по иным причинам допустил чисто бумажные ошибки, которые в теории можно исправить. В принципе, в такой недостаче нет ничего особенно страшного.
Совершенно другой разговор начинается, что недостача является не бумажной, а фактической. Если товар числится по документам, однако фактически его на складе нет, к ответственному за материальные ценности фирмы начнут возникать вопросы. Среди кладовщиков весьма распространённой практикой является присвоение имущества организации-работодателя. Более того, за подобный проступок можно лишиться не только места работы, но также и свободы.
Недостача, как правило, выявляется при проведении инвентаризации. Инвентаризация представляет собой проверку соответствия фактически находящегося на складе фирмы имущества тем данным, что заявлены официальным. Следить за соответственные и заниматься учетом ТМЦ должен кладовщик, заведующий по АХЧ или завхоз. По сути дела, это одна и та же должность, но с различными наименованиями.
Докладная записка
Докладная записка за недостачу, по сути дела, является исключительно внутренним обращением, которое должно поставить директора в известность о том, что на предприятии была обнаружена недостача. Отличительная особенность докладной заключается в том, что здесь мы будем не просто сообщать о нарушении, но также просить привлечь виновного к ответственности. В случае с недостачей речь пойдет не только о дисциплинарной, но также и о материальной ответственности. Все работники, так или иначе взаимодействующие с материальными ценностями, подписывают соглашение о полной материальной ответственности.
В дальнейшем, если директор всё-таки решит применить к провинившемуся сотруднику меру дисциплинарного взыскания, ему потребуется издать соответствующий приказ. Как известно, любое распоряжение руководителя должно на чем-то основываться. В нашем случае основанием выступит докладная записка за недостачу от одного из сотрудников.
Форма документа
Говоря о форме докладной записки за недостачу, отметим, что отечественный законодатель не предусмотрел применения каких-либо бланков или шаблонов для формирования такого документа. Таким образом получается, если у сотрудника возникнет необходимость в составлении подобной докладной записки, он сможет сделать это самостоятельно и в свободной форме. Для этого достаточно будет лишь вооружиться подручными средствами и освежить в памяти общие правила делового документооборота.
В частности, текст нашей служебной записки должен быть выдержан в деловом стиле, пронизан нейтральным тоном повествования. По структуре докладная должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Каждый отдельно взятый структурный элемент нужно будет составить по всем правилам документооборота.
Написать текст докладной записки за недостачу можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить докладную
Начинаем формировать процесс формирования докладной записки за недостачу с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя, которому мы и будем сообщать об обнаружении недостачи. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора докладной, наименование занимаемой им должности в штатном расписании. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.
Ниже по документу обращаемся к руководителю, сообщаем о том, что в рамках инвентаризации на складе компании была выявлена недостача. Прописываем, кто из сотрудников несет ответственность за сохранность ТМЦ предприятия, кто будет отвечать за расхождение. Просим применить к провинившемуся работнику меру взыскания в соответствии со статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации: замечание, выговор и увольнение. О материальной ответственности речь пойдет в том случае, если факт недостачи будет утвержден на официальном уровне, через приказ директора.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша докладная уже полностью составлена, осталось лишь передать её итоговый вариант директору на рассмотрение, дождаться, когда он предпримет соответствующие меры.
Примерный образец
