Докладная записка об обнаружении счетной ошибки – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться к представителю руководства, сообщить о том, что в документации была выявлена счетная ошибка. Сегодня мы разберемся, что понимается под счетной ошибкой, какие могут быть последствия её допущения, как правильно составить докладную, передать её на рассмотрение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Счетная ошибка
Счетная ошибка – это бухгалтерский термин, под которым принято понимать различного рода опечатки, пропуски пробелов, неверную расстановку арифметических символов, в результате которых общий расчет оказался неверным. Ошибку можно допустить фактически в чём угодно, начиная от расчета заработной платы сотрудника, заканчивая подготовкой отчета по факту закрытия периода. Обратим внимание, что масштаб оплошности роли не сыграет, здесь важен именно сам факт допущения ошибки. Более того, далеко не всегда речь идёт о деньгах и суммах в рублях. В теории ошибка может быть допущена при подсчете процентных показателей эффективности отдела или иных величин, играющих роль для организации в целом.
Допущение счетной ошибки может произойти в результате некомпетентности сотрудника либо банального человеческого фактора. Просматривая вакансии бухгалтеров и прочих должностей, предполагающих работу с цифрами, можно заметить, что все работодатели требуют знания программы Excel. Правильная настройка страницы в Excel – это уже половина успеха. К сожалению, многие бухгалтеры не знают полезных в работе тонкостей данной программы, в результате чего и случаются счетные ошибки.
Подавляющее большинство счетных ошибок можно исправить без каких-либо последствий, однако есть и такие, которые исправить уже не удастся. Например, если на основании расчета был установлен план по показателям для отдела, а этот период уже прошел, ничего поделать не получится.
Докладная записка
Докладная записка об обнаружении счетной ошибки в теории может быть составлена совершенно любым работником компании, которому она попалась на глаза, однако на практике всё работает несколько иначе. В подавляющем большинстве случаев автором служебки выступит непосредственный начальник работника, допустившего счетную ошибку. Например, это может быть обращение главного бухгалтера к директору.
В тексте служебной записки её автор должен не только указать на сам факт допущения ошибки, но также предложить варианты по выходу из ситуации. Во-первых, к сотруднику, допустившему ошибку, можно применить дисциплинарное взыскание в виде замечания или даже выговора. Здесь всё будет зависеть от причины допущения ошибки и масштабов последствий. Во-вторых, потребуется предложить, как исправить эту ошибку с минимальными потерями. Например, если кому-то недоплатили зарплату, можно доначислить суммы в следующий расчетный период.
Докладная записка об обнаружении счетной ошибки сама по себе не является самостоятельным документом, а выступает лишь приложением к соответствующему акту. Если акт призван зафиксировать факт ошибки, то докладная записка уже должна содержать в себе мнение коллеги на этот счет. Провинившемуся работнику предложат составить объяснительную записку по факту ошибки.
Форма документа
Несмотря на то, что счетная ошибка – это довольно-таки распространённое явление, без которого не обходится работа ни одной организации, отечественный законодатель не предлагает к применению никаких унифицированных бланков по такому поводу. Таким образом получается, что составить докладную можно самостоятельно и в свободной форме. Самое главное - выдержать стандартные правила делового документооборота, соблюсти структуру документу. Напоминаем, что все деловые бумаги должны состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Написать текст докладной записки об обнаружении счетной ошибки можно как от руки с помощью синей или черной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации уже традиционно выступит чистый лист бумаги формата А4.
Рассказываем, как составить докладную
Процесс формирования докладной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителя. Как правило, автором докладной записки об обнаружении счетной ошибки обычно выступает главный бухгалтер предприятия.
Ниже по документу обращаемся к руководителю, утверждаем, что вами была замечена счетная ошибка в том или ином документе организации. Это может быть расчетный лист по зарплате конкретного сотрудника либо отчет по закрытию какого-либо периода. Следующим шагом просим применить к сотруднику, допустившему ошибку, меру дисциплинарного взыскания в соответствии со 192 статьей Трудового кодекса Российской Федерации, предлагаем выход из ситуации.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Итоговый вариант мы передаем директору вместе с актом об обнаружении счетной ошибки, дожидаемся результатов рассмотрения. Если руководитель решит применить к сотруднику меру дисциплинарного взыскания, ему придется издать соответствующий приказ.
Примерный образец
