Докладная записка о сдаче первиxной документации с опозданаием

Докладная записка о сдаче первичной документации с опозданием – это официальная бумага, с которой локальный руководитель может обратиться в адрес директора организации, сообщить о нарушении одним из сотрудников компании дисциплинарного проступка. Сегодня мы разберемся, что такое первичная документация, в какие сроки они должна сдаваться, какое наказание может настигнуть сотрудника.

Первичная документация

Под первичной документацией понимаются официальные бумаги, находящиеся во внутреннем документообороте предприятия. Сюда можно отнести различного рода отчеты, акты, приказы, запросы, служебные записки и так далее и тому подобное. Первичка, по большей части, используется в бухгалтерии, отделе кадров.

Что касаемо сроков сдачи первички, то здесь всё очень и очень неоднозначно. По умолчанию каких-либо строгих временных рамок не предусмотрено вовсе. Дело в том, что законодатель старается не лезть во внутреннюю кухню частных компаний и государственных ведомств, позволяя им самостоятельно настроить все процессы. Как известно, если нет каких-либо правил, значит, нельзя и назначить наказание за их нарушение.

Для того, чтобы сделать внутренний документооборот более системным и единообразным, компания может самостоятельно установить правила обращения с первичкой. По этому поводу разрабатывается и закрепляется на локальном уровне соответствующий акт, устанавливающий конкретные сроки, условия, цепи подчинённости. Если сотрудник сдаст первичку с нарушением установленного срока, последует определенная мера ответственности.

Докладная записка

Докладная записка о сдаче первичной документации является строго внутренним документом конкретно взятой организации, используется исключительно во внутреннем документообороте фирмы. Основная цель докладной – донести до директора компании информацию о том, что один из работников совершил то или иное нарушение. В нашем случае речь пойдёт о нарушении сроков сдачи первичной документации.

Например, если месячный отчет нужно сдавать до тридцатого числа каждого месяца, а сотрудник фактически сдал его в первых числах следующего, к нему возникнут вопросы. Что касаемо меры ответственности, она также может быть установлена в одном из локальных актов.

Трудовой кодекс в 192 статье предусматривает три меры ответственности за совершение нарушений:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

В одном из локальных актов компании могут быть предусмотрены и альтернативные меры ответственности, не нарушающие трудовое законодательство. Сейчас практически все работодатели практикуют применение штрафных денежных санкций. С точки зрения закона штрафовать сотрудников на деньги нельзя, однако можно вычитать суммы из премиальной части заработной платы.

Форма документа

Говоря о форме докладной записки о сдаче первичной документации с опозданием, следует отметить, что законодатель не предусматривает каких-либо строгих требований для составления такого рода документов. Получается, что официальная бумага может быть сформирована любым заинтересованным сотрудником самостоятельно и в свободной форме. При работе со служебкой мы должны будем руководствоваться общими правилами делового документооборота и обращать внимание на его структуру. По структуре записка состоит из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Все предприятия обладают законодательным правом самостоятельно разработать и закрепить на локальном уровне фирменные бланки, шаблоны, которыми сотрудники могли бы пользоваться по мере необходимости. Такое решение не только существенно снизит нагрузку на работников, но также сделает документооборот более целостным и единообразным.

Если на вашем предприятии фирменных бланков не оказалось, выбора не остается, придется брать ситуацию в свои руки. Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование нашей организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, оставим ФИО автора служебки, занимаемую в штатном расписании должность.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку докладной записки. Обращаемся к директору и утверждаем, что один из сотрудников компании нарушил сроки сдачи первичной документации, подготовив ту или иную официальную бумагу с опозданием.

Далее по тексту мы просим применить к нарушителю ту или иную меру взыскания. Если на предприятии практикуются штрафы, можно предложить наказать сотрудника рублём. В противном случае работодатель будет ограничен лишь теми мерами, которые предусмотрены в 192 статье Трудового кодекса Российской Федерации.

Примерный образец