Докладная записка о поломке оборудования

Докладная записка о поломке оборудования – это официальная бумага, с которой в адрес начальника отдела, структурного подразделения или даже всей организации в целом может обратиться кто-то из подчинённых, сообщить о выходе того или иного устройства из строя. В рамках данного текста мы разберемся в роли подобной докладной записки во внутреннем документообороте предприятия, постараемся понять, как правильно она составляется.

Поломка оборудования

Предприятие, на постоянной основе взаимодействующее с каким бы то ни было оборудованием, должно быть всегда готово к тому, что устройство в любой момент может выйти из строя. Конечно, в теории можно предотвратить поломки или хотя бы снизить их до минимума, если соблюдать следующие правила:

• регулярно обслуживать устройство, следить за ним;
• правильно эксплуатировать оборудование, в полном соответствии с инструкцией;
• не перезагружать механизм повышенным объемом задач.

В любом случае все вышеперечисленные меры позволят лишь продлить жизнь устройства, однако не смогут полностью уберечь его от поломок, направления в ремонт. Даже если регулярно следить за оборудованием, всегда следует держать в уме человеческий фактор. Механизм будет эксплуатировать человек, а значит, существует вероятность допущения тех или иных ошибок в ходе эксплуатации, которые в свою очередь приведут к поломке или серьезному ухудшению состояния устройства.

Перед тем как допустить человека к эксплуатации устройства, необходимо провести ему инструктажи:

• по технике безопасности обращения с устройством;
• по правилам эксплуатации устройства.

Таким образом, если кто-то из сотрудников нарушит правила эксплуатации или технику безопасности, что в результате приведет к поломке оборудования, начнется серьезное разбирательство. По итогам разбирательства на работника могут даже возложить материальную ответственность, частичную или полную.

Докладная записка

Докладная записка как раз и должна стать тем документом, который даст старт проведению разбирательства по части поломки оборудования. Выступить её автором, по идее, должен непосредственный начальник работника, в чью смену устройство вышло из строя. Адресатом докладной будет являться вышестоящий руководитель вплоть до директора.

Одной из отличительных особенностей докладной записки является то, что её автор может предложить руководству компании применить какие-то штрафные санкции к нарушителю. Например, в нашем случае можно будет говорить о замечании, выговоре или возложении материальной ответственности. Руководитель обязан рассмотреть поступившее в его адрес обращение, однако не обязан его удовлетворять. Конечно, если директор посчитает меру целесообразной, на докладной появится виза «согласовано», а кадровик в свою очередь получит распоряжение по подготовке проекта соответствующего приказа директора.

Именно на основании приказа к нарушителю будут применять штрафные санкции. Самому работнику в свою очередь позволят написать объяснительную записку по факту произошедшего, тем самым попытаться себя оправдать.

Форма документа

Говоря о форме докладной записки о поломке оборудования, следует понимать, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предусмотрел применения каких-либо строгих бланков или шаблонов для таких документов. Таким образом получается, что в теории официальная бумага может быть составлена инициативным лицом самостоятельно, в свободной форме. Для этого будет достаточно лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота и вооружиться подручными средствами.

Под правилами делового документооборота принято понимать деловой стиль текста и нейтральный тон повествования. По структуре же докладная должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст докладной допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта можно использовать, здесь выбор остается за исполнителем.

Разбираемся, как составить докладную записку

Начинаем составлять докладную записку о поломке оборудования с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем прописать, кому подается наша записка. Для этого в дательном падеже укажем ФИО адресата докладной, его должность в компании и полное наименование организации. Затем здесь же, но уже в родительном падеже, обозначим ФИО автора докладной, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу официально обращаемся к директору, доводим до его сведения ситуацию с поломкой оборудования:

• когда случился инцидент;
• о каком конкретно оборудовании идёт речь;
• предварительная причина поломки и степень её серьезности.

Очевидно, что сразу же после инцидента особо большим набором информации сотрудники располагать не будут, однако в нашем случае важен сам факт донесения информации.

Примерный образец