Докладная записка о факте и причинах ошибки при выплате зарплаты сотруднику

Докладная записка о факте и причинах ошибки при выплате зарплаты сотруднику – это официальная бумага, с которой главный бухгалтер организации будет обращаться к её директору, разъяснять сложившуюся ситуацию с неверно выплаченной зарплатой одному из сотрудников фирмы. Сегодня мы разберемся, что конкретно должен заниматься выплатой заработной платы, каким образом происходит начисление, с чем может быть связана ошибка и как составить докладную записку.

Ошибка при выплате зарплаты

Ошибка при выплате заработной платы – это, на самом деле, стандартная практика, с которой сталкиваются на каждом предприятии без исключения. Дело в том, что перед тем, как деньги окажутся на карте конкретного сотрудника, один из его коллег должен будет провести целый ряд финансово-отчетных операций.

Во-первых, если заработная плата в организации носит составной характер и зависит от вклада конкретного работника в успешность фирмы за текущий месяц, то есть на предприятии используется мотивационная система, то суммы к выплате в первую очередь будут считать начальники. Именно руководитель должен будет подать в бухгалтерию информацию о том, сколько премиальных средств должен получить работник.

Во-вторых, сотрудник бухгалтерии должен будет произвести расчеты, определив стоимость одного рабочего дня человека, умножить их на количество фактически отработанных дней. Полученную сумму нужно будет прибавить к той сумме, что передал начальник отдела по части заработанной мотивации.

В-третьих, итоговое значение по части заработной платы нужно будет внести на сайте банка в платежные поручения для перевода денег каждому отдельно взятому сотруднику. Казалось бы, здесь нет ничего сложного, однако не следует забывать про существование человеческого фактора.

Как нетрудно догадаться, ошибка может произойти на любом из вышеперечисленных этапов. Понять, что вообще случилась какая-то ошибка, сможет только сам работник, получивший заработную плату в некорректном размере. Это может быть отклонение как в плюс, так и в минус.

Докладная записка

Докладная записка о факте и причинах ошибки при выплате заработной платы сотруднику обязательна для составления сразу же по нескольким причинам. Разберемся в них поподробнее.

Первая причина – мы вообще поставим директора в известность относительно случившегося инцидента. Как ни крути, а руководитель всегда должен знать, что происходит на местах в его организации.

Вторая причина – не необходимость разрешения вопроса с проблемными начислениями. Дело в том, что издать приказ об удержании излишне выплаченных сотруднику денежных средств может только директор компании, причем на основании официального письменного согласия самого работника.

Третья причина – возможность применения наказания к работнику, допустившему ошибку при исчислении заработной платы. Как мы уже говорили выше, ошибка может произойти фактически на любом из этапов исчисления. Причины нужны нам для того, чтобы понять, а в действительности ли работник виноват или же это всё можно списать на банальный человеческий фактор.

Так, Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает возможность применения к провинившемуся работнику ряда наказания. Речь идёт о дисциплинарных взысканиях из статьи 192 Закона «О труде». В частности, директор сможет сделать сотруднику замечание, объявить ему выговор или даже уволить с занимаемого места. Конечно, увольнением едва ли здесь может даже пахнуть, однако замечание или выговор – вполне себе может быть.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования докладной записки о факте и причинах ошибки выплаты заработной платы сотруднику нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет прописать, кому адресуется служебка, от кого. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО нашего руководителя и его должность в фирме. Затем здесь же, но в родительном падеже, укажем ФИО автора докладной записки, занимаемую им должность в штатном расписании компании.

Ниже по документу обращаемся к директору и доводим до его сведения, что в результате ошибки один из сотрудников организации получил заработную плату в некорректном размере. Далее мы должны будем прояснить ситуацию более детально:

• о какой конкретно ошибке идёт речь;
• кто виновен в допущении подобной ошибки;
• ошибка связана с переплатой или, наоборот, выплатой в меньшем размере;
• предложения на тему, как можно выйти из сложившейся ситуации;
• предложения по части применения к провинившемуся коллеги мер дисциплинарного взыскания из 192 статьи Трудового кодекса.

В завершение работы с документом автор служебной записки должен будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебку уже можно будет назвать полностью составленной, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции руководителя. Совершенно не факт, что директор поступит именно так, как ему предложили подчиненные, тем не менее такую вероятность исключать заранее точно не стоит.

О том, какое решение по итогу примет директор, автор докладной записки узнает спустя какое-то время. Речь может идти о нескольких рабочих днях.

Примерный образец