Докладная по утрате документов

Докладная по утрате документов – это официальная бумага, в которой начальник одного из отделов компании обращается в адрес её директора, сообщает об утрате кем-то из его подчинённых тех или иных документов. Сегодня мы разберемся, какая ответственность предусмотрена за утрату документов на работе, зачем нужна докладная записка, как правильно её составить.

Документооборот на предприятии

Трудовой кодекс Российской Федерации регламентирует общий порядок взаимоотношений между работником и работодателем. Среди прочего, нормативный акт предусматривает введение в дело должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка и прочих нормативных документов. В частности, гражданин, подписавший трудовое соглашение, обязан беспрекословно соблюдать его условия, требования локальных актов.

Так, если работа сотрудника неразрывно связана с составлением и ведением официальных бумаг, значит, на него возлагается обязанность по надлежащему обращению с ними, хранению их. Получается, что утрата документов будет считаться нарушением должностных обязанностей, а значит, повлечет за собой меры ответственности.

Что касаемо работы с документами, то такие обязанности имеет фактически любой офисный работник, начиная от кадровика и заканчивая сотрудником юридического отдела. В крупных фирмах, документооборот которых состоит из довольно-таки крупного потока официальных бумаг, он регулируется офис-менеджером или другим работником. Каждая отдельно взятая бумага должна быть отписана конкретному сотруднику под его подпись, чтобы потом была возможность определить, кто должен понести ответственность за утрату.

На всех предприятиях существует негласное правило относительно утраты документов: кто потерял официальные бумаги, тот и занимается их восстановлением.

Утрата документов

Утрата документов работником компании, о каких бы конкретно официальных бумагах ни шла речь, будет считаться серьезным проступком. Директор компании-работодателя, как её единоличный руководитель, имеет возможность привлекать своих сотрудников к ответственности. В рамках Трудового кодекса Российской Федерации работников можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Всего отечественный законодатель предусмотрел три меры такой разновидности ответственности:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Едва ли утрату документов можно назвать столь серьезным нарушением трудовых функций, что директор захочет расторгнуть с сотрудником трудовой договор, ведь все мы, люди, имеем свойство допускать ошибки. Более того, 81 статья ТК РФ предусматривает исчерпывающий перечень оснований для увольнения по инициативе работодателя. Утраты документов среди них нет, однако есть неоднократное грубое нарушение трудовых функций. Таким образом, если подобный инцидент повторится, директор уже на полном серьезе сможет поднять вопрос об увольнении.

Вероятнее всего за утрату документов к сотруднику применять выговор или вовсе сделают замечание. Здесь всё будет зависеть от важности утраченной официальной бумаги. В принципе, если документ можно без особых проблем и в кратчайшие сроки восстановить, в теории можно обойтись и без наказания.

Штрафы на работе

Несмотря на то, что отечественный законодатель чисто формально и запрещает штрафовать работников на деньги, это не мешает некоторым работодателям практиковать применение штрафных санкций материального характера. Мероприятие можно реализовать посредством введения положения о премировании, где будет прописано, за какие действия работник получит бонус, а за какие – минус. Утрата документации может быть одним из оснований для штрафа в денежном эквиваленте. Конкретные суммы утверждает руководитель фирмы.

Если в вашей фирме есть положение о премировании, оспорить применение к вам штрафа будет попросту невозможным. Специалисты Государственной инспекции труда не найдут в действиях работодателя нарушений, не смогут поспособствовать.

Рассказываем, как составить докладную

Докладная по утрате документов должна подаваться непосредственным руководителем сотрудника, совершившим проступок, на имя директора организации. Процесс формирования официальной бумаги мы начнем с заполнения его шапки.

В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителя, его должность в фирме.

Ниже по документу обращаемся к директору, доводим до его сведения, что один из наших коллег допустил утрату вверенных ему документов. Разъясняем, причинили ли эти действия какой-то ущерб предприятию или нарушение является исключительно формальным.

Следующим шагом просим применить к работнику ту или иную санкцию, будь то мера дисциплинарного взыскания или штраф на часть от премии. В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственной подписью, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде докладную уже смело можно назвать полностью составленной и готовой к передаче на рассмотрение директору.

Примерный образец