Акт замены оборудования

Акт замены оборудования – это учётный документ, в соответствии с которым один объект списывается с баланса предприятия, а другой, его заменяющий, ставится на учёт. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Какое оборудование можно заменить

Акт замены по своей юридической природе имеет комплексный характер и сочетает в себе одновременно две функции: списание старого объекта и постановку на баланс нового. В теории процедуру можно осуществить с любым оборудованием, кроме того, что относится к основным средствам организации. Объект в соответствии с Законом считается основным, если:

• его стоимость превышает 40 тысяч рублей;
• срок эксплуатации превышает 12 календарных месяцев;
• имеет осязаемый физический вид;
• способен приносить прибыль;
• используется в основной деятельности фирмы.

В отношении такого оборудования действуют особые правила бухгалтерского учёта. Речь идёт о крайне строгой отчётности. Для списания такого объекта придётся составить несколько отдельных документов: акт технического осмотра, акт на списания, претензию к производителю (если имеет место гарантия).

Таким образом, заменить посредством оформления одной официальной бумаги можно только различное оборудование, не относящееся к основным средствам. Это могут быть различные строительные приборы, компьютерная техника и так далее.

Процедура замены

Для списания любого оборудования с баланса фирмы требуется наличие определённых оснований. Списание может быть связано с браком, неисправимыми повреждениями, моральным устареванием объекта и так далее. Факт наличия поломок должен быть документально зафиксирован. Существует два способа решения этой задачи:

• собрать комиссию для осуществления технического осмотра оборудования непосредственно на предприятии;
• передать оборудование контрагенту в сервисный центр. Этот вариант видится предпочтительным, если на объект имеется гарантия.

В любом случае на руках у администрации компании должен быть подтверждающий неисправность документ. Только так процедура будет считаться полностью законной.

Кто пишет акт

В теории составить акт замены может любой сотрудник компании, обладающий определёнными навыкам работы с учётной документацией. На практике эта задача поручается бухгалтеру, так как все вопросы, связанные с учётом имущества, решаются через бухгалтерию. Необходимо отметить, что официальная бумага должна быть заверена подписью уполномоченного лица. Это может быть директор, главбух или иной человек, действующий на основании оформленной доверенности.

Что отметить в официальной бумаге

На сегодняшний день практика выработала определённый перечень моментов, которые должны быть отражены в акте замены. Среди них:

• наименования контрагентов;
• наименование подлежащего замене оборудования, его инвентарный номер;
• дата приобретения объекта и срок его фактической эксплуатации на предприятии;
• имеется ли гарантия;
• какие именно мероприятия производил заказчик для оценки технического состояния оборудования;
• заключение лиц, производивших оценку.

Форма документа

В настоящий момент государственные органы позволяют организациям составлять и вести всю учётную документацию в свободной форме. Иногда можно встретить рекомендованные бланки, однако пользоваться ими необязательно. Таким образом, акт замены оборудования составляется в свободной форме. Необходимо учесть, что свободная форма документа также подразумевает соблюдение определённых требований:

• деловой стиль языка;
• чёткая структура официальной бумаги;
• обозначение реквизитов.

Написать акт рекомендуется на фирменном бланке организации. Так документ будет иметь более презентабельный вид, а составитель сэкономит время на обозначении реквизитов. Тем не менее всегда имеется возможность воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, а все сведения о контрагентах прописать вручную.

Исполнить текст официальной бумаги можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за составляющим лицом. На практике должностные лица предприятий распечатывают чистый бланк для заполнения и прописывают необходимые положения от руки.

Объясняем, как правильно составить акт

Начать следует с обозначения наименования организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем присваиваем настоящему документу уникальный номер для документооборота внутри фирмы, указываем дату и место его составления.

Далее по тексту отмечаем наименования контрагентов и то, какое именно оборудование подлежит замене (фактический срок эксплуатации, дата приобретения, инвентарный номер). Следующим ссылаемся на мероприятия, проведённые заказчиком по установлению неисправностей. Это может быть акт технического осмотра, составленный коллегиально, или заключение контрагента. Необходимо ёмко описать характер повреждений, а также причину, объясняющую необходимость замены оборудования в целом, а не его составной части.

В завершение документа обозначается заключение исполнителя и заказчика, в котором отражается итог процедуры в виде замены оборудования на аналогичное или схожее по свойствам.

Примерный образец

На этом составление акта подходит к концу. Осталось лишь заверить его подписями (с расшифровкой) представителей контрагентов. Как только все автографы будут проставлены, документ передаётся в бухгалтерию. Главбух сможет осуществить действия по списанию старого оборудования и по постановке на учёт нового. Акт подлежит хранению в архиве организации в течение установленного законом срока, после истечения которого документ подлежит уничтожению за ненадобностью.