Акт загрузки транспортного средства

Акт загрузки транспортного средства – это документ, фиксирующий вид, количество, массу и другие характеристики товара, загруженного в автомобиль в целях отправки покупателю. Процедура всегда сопровождается оформлением соответствующих официальных бумаг.

Загрузка ТС

Загрузка ТС происходит непосредственно перед отправкой товара покупателю в рамках договора поставки. Поставщик подготавливает продукцию, упаковывает её, размещает в ящики, опломбирует и отправляет по адресу. Допускается отправка груза силами поставщика или привлечение к процедуре контрагента. Доставить товар может транспортная компания.

Учёт ценностей

Акт загрузки ТС может выступать в роли учётного документа. Любые реализуемые товарно-материальные ценности подлежат строгому учёту. Продавая те или иные товары, организация увеличивает подлежащей к уплате налог на прибыль. Также сбытое имущество подлежит списанию с баланса фирмы.

Роль акта

Настоящий документ является одним из приложений к договору поставки наравне с товарной накладной и прочими официальными бумагами. Так поставщик фактически подтверждает вид, объём, массу отгруженного товара. Представитель принимающей стороны должен будет сверить фактически полученный груз с данными, обозначенными в документах.

Процедура

При погрузке товара в транспортное средство должны присутствовать как минимум три представителя поставщика и один представитель транспортной компании (если организация пользуется услугами по перевозке). Члены комиссии следят за процедурой, обращая внимание на:

• объём, массу загруженного товара;
• упаковку, её целостность;
• качество и целостность установленных на ёмкости пломб.

Если все вышеперечисленные моменты выполнены в соответствии с условиями договора поставки, комиссия заверяет акт своими подписями. В случае, если часть товара потеряется или повредится по дороге, ответственность будет нести представитель перевозчика.

Кто составляет документ

Бремя по составлению документа лежит на председателе сформированной комиссии. Обычно это кто-то из руководящего состава фирмы. Это может быть начальник структурного подразделения, логист, менеджер. Выбранный сотрудник должен обладать определёнными навыками работы с официальными бумагами, чтобы акт был составлен по всем требованиям закона.

Количество экземпляров

По общему правилу акт загрузки транспортного средства перед отправкой составляется в трёх экземплярах:

• первый остаётся на предприятии у поставщика;
• второй передаётся перевозчику;
• третий предназначен для принимающей стороны (покупателя).

Споры с контрагентом

По факту приёма доставленного товара покупатель может обнаружить, что фактически полученный груз не соответствует значениям, обозначенным в документах. Может отличаться вид товара, его количество, качество. Имеют место сорванные пломбы. Покупатель может возвратить товар продавцу, а также направить ему претензию, отказавшись от приёма поставленного товара.

Форма документа

На сегодняшний день органы государственной власти не требуют от субъектов гражданских правоотношений составления документации с использованием общеобязательных унифицированных бланков. Акт загрузки ТС, как и другие официальные бумаги, может быть написан в свободной форме.

Отметим, что свободная форма документа также имеет свои определённые особенности. Речь идёт о:

• деловом стиле языка;
• обозначении реквизитов;
• наличии ссылок на иные официальные бумаги (при необходимости);
• и так далее.

Руководитель предприятия вправе своим приказом утвердить разработанную форму для постоянного использования. Исполнить документ рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты фирмы. Также имеется возможность составить акт на чистом листе бумаги формата А4, однако в таком случае сведения о компании придётся прописывать вручную.

Написать текст допускается одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор лежит на плечах составителя. На практике ответственный сотрудник заранее подготавливает бланк для заполнения и носит в него сведения от руки по ходу загрузки автомобиля. Необходимо учесть, что юридическая сила официальной бумаги при условии подписания всеми членами комиссии не зависит от способа изложения текста.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Первым делом следует обозначить реквизиты. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Затем оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.

Ниже по документу перечисляем кадровый состав комиссии, обозначая для каждого члена его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Если в процедуре участвует представитель компании-перевозчика, указываем её наименование.

Следующий шаг – перечисление товара, загруженного в транспортное средство. Эта часть обычно выполняется в виде таблицы. Указываем наименование товара, его количество, единицу измерения, вид упаковки и количество занимаемых в автомобиле мест. Далее обозначаем номер ТС, на котором осуществляется перевозка. Оставляем сведения об установленных на груз пломбах (количество и маркировка).

В заключение акта члены комиссии делают вывод о соответствии загруженного товара условиям соглашения. Если нареканий нет, можно переходить к подписанию.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Все члены комиссии должны заверить документ своими подписями (с автографом), после чего официальная бумага обретёт должную юридическую силу. Напомним, что необходимо составить три экземпляра.