Акт установки материальных ценностей

Акт установки материальных ценностей – это официальная бумага, на основании которой бухгалтер сможет произвести по факту установки того или иного объекта соответствующие учётные мероприятия (списать или поставить на учёт). Процедура всегда оформляется документально.

Материальные ценности

Под материальными ценностями в данном случае понимаются любые объекты, имеющие цену, которые перед использованием необходимо установить. Речь может идти об отдельных элементах составных сложных конструкций (механизмов, оборудования, автомобилей) или об иных предметах, требующих предварительной установки (например, розетки или входные двери).

Кто устанавливает

Установить материальную ценность можно двумя способами: силами сотрудников предприятия или с привлечением контрагента. Монтажная фирма, действуя в рамках договора подряда, смонтирует необходимые предметы надлежащим образом. Как правило, к помощи второй стороны прибегают в случае установки различного рода сложных объектов, требующий проведения длительных работ.

Роль акта

По своей юридической природе настоящий акт имеет две функции:

• во-первых, он является необходимым условием для списания или постановки на учёт тех или иных материальных ценностей после их установки. Списывая имущество с баланса, предприятие уменьшает свою налогооблагаемую базу, чем может заинтересовать налоговый орган;
• во-вторых, документ позволяет оценить качество проделанной подрядчиком или сотрудниками фирмы работы. Особую актуальность официальная бумага приобретает в случае привлечения к процедуре контрагента. Она станет подтверждением надлежащего качества выполненных работ, а также констатирует отказ сторон от взаимных претензий.

Процедура

Процедура всегда начинается с издания соответствующего распоряжения директора. В приказе руководитель формирует специальную комиссию, ставит перед ней определённые задачи: установить материальные ценности на территории предприятия, зафиксировать процесс на бумаге, удостоверить процедуру своими автографами. Кадровый состав комиссии начальник подбирает лично, ориентируясь на опыт сотрудников, их профессиональные качества.

В состав комиссии необходимо включить работников, так или иначе обладающих навыками установки конкретного вида материальных ценностей. Если речь идёт об установке розеток, к процедуре следует привлечь электриков.

Кто составляет акт

По общему правилу бремя по актированию процесса ложится на председателя комиссии. На практике этот сотрудник является наиболее опытным среди коллег, умеет обращаться с официальными бумагами и зачастую занимает руководящую должность в фирме. Именно председатель и будет отчитываться перед руководителем о проделанной работе.

Что отразить в официальной бумаге

На сегодняшний день не существует единого перечня моментов, которые необходимо указывать в акте установки материальных ценностей, однако сложившаяся практика выработала примерный список положений, подлежащих обозначению. Всё зависит от конкретной ситуации, вида устанавливаемых предметов и использования помощи контрагентов. Примерный перечень выглядит следующим образом:

• перечисление кадрового состава комиссии, в том числе представителя контрагента;
• наименование и количество устанавливаемого оборудования;
• место установки материальных ценностей;
• ссылка на документ, подтверждающий владение предприятия данными объектами (товарная накладная, акт приёма-передачи и так далее);
• оценка качества проделанной работы.

Форма документа

В настоящий момент органы государственной власти не требуют от организаций составления учётной документации с использованием общеобязательных унифицированных бланков. Акт установки материальных ценностей, как и многие другие официальные бумаги, может быть составлен в свободной форме.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет определённые требования к содержанию:

• деловой стиль языка;
• конкретная структура;
• обозначение реквизитов;
• наличие автографов участников процедуры.

Написать акт рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию указаны реквизиты фирмы. Если такового не оказалось в наличии, допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, однако в таком случае придётся прописывать сведения о предприятии вручную.

Исполнить текст можно одним из двух стандартных способов: рукописным при помощи синей или чёрной шариковой ручки и машинописным с помощью компьютерных средств. Выбор должен сделать председатель комиссии с учётом мнения коллег. Необходимо учесть, что оба варианта при условии подписания всеми членами комиссии будут обладать равной юридической силой. На практике ответственный работник заранее подготавливает чистый бланк и вносит в него сведения по ходу установки.

Объясняем, как правильно составить акт

По своей структуре акт установки материальных ценностей можно условно разделить на три составные части: реквизиты, основной блок и подписи членов комиссии. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Начнём с реквизитов. Первым делом присваиваем настоящему документу уникальных номер для хранения и документооборота внутри фирмы. Далее оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги. После указания всех реквизитов можно переходить к перечислению участников процедуры.

Ниже по документу со ссылкой на соответствующий приказ руководителя (номер, дата издания) перечисляем кадровый состав комиссии, обозначая для каждого члена его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Следующим шагом оставляем сведения о проведённых работах:

• какие именно материальные ценности были установлены;
• место установки объектов;
• ссылки на документы, подтверждающие владение предметами.

Эта часть обычно выполняется в виде таблицы.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к концу. Своими автографами (с расшифровкой) его должны заверить все без исключения члены комиссии. Подписанная официальная бумага передаётся в бухгалтерию.