Акт уничтожения средства электронной подписи

Акт уничтожения средства электронной подписи – это документ, подтверждающий фактический отказ организации от использования конкретного ключа шифрования. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Электронная подпись

В настоящее время электронная подпись получила широчайшее распространение. Организации используют её как для заключения соглашений с контрагентами, так и для официального оформления обращений в государственные структуры (например, ИФНС). Средства электронной подписи пришли на замену упразднённым фирменным печатям компаний. Их законодательное регулирование крайне схоже. Предусмотрена определённая процедура их получения, установки, использования и уничтожения.

В каких случаях уничтожается

Средство электронной подписи следует уничтожить в случае, когда предприятия более не планирует им пользоваться или истёк срок его действия. Использование ЭЦП регулируется N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Статья 14 настоящего нормативного акта гласит, что сертификат ключа прекращает своё действие в следующих случаях:

• истечение срока действия (обычно он составляет один календарный год);
• в связи с поданным заявлением от владельца;
• в связи с прекращением деятельности удостоверяющего центра.

Право уничтожения

Правом уничтожения средства ЭП обладает лишь лицо, которое фактически подавало заявление на регистрацию. Им, как правило, является руководитель организации. Именно он должен издать приказ об уничтожении средства, в соответствии с которым будет сформирована специальная комиссия из сотрудников фирмы.

Процедура уничтожения

Процедура уничтожения средства электронной подписи крайне схожа с процедурой уничтожения фирменной печати организации. Для осуществления мероприятия потребуется сформировать комиссию, состоящую как минимум из трёх человек. Кадровый состав выбирает лично руководитель фирмы. На каждом предприятии, использующем ЭЦП, должен быть человек, несущий за неё ответственность. Его также следует включить в состав.

Процедура уничтожения включает в себя два этапа:

• во-первых, членам комиссии предстоит удалить компьютерную программу с жесткого диска, установленного в ПК организации. Сделать это можно несколькими способами, однако результатом должно явиться бесповоротное удаление средства;
• во-вторых, придётся физически уничтожить физический носитель средства электронной подписи. Речь может идти о флэш-карте или оптическом диске.

Председатель комиссии актирует весь процесс, фиксируя каждый этап производства процедуры. Именно это лицо и будет отчитываться перед руководителем организации о проделанной работе, нести ответственность.

Информирование гос. органов

Все средства электронной подписи подвергаются строгому учёту со стороны государственных органов. Предприятие, решившее отказаться от использования ЭЦП, обязано проинформировать об этом удостоверяющей центр федерального казначейства. Заявитель обязан направить уведомление с приложенным актом уничтожения в кратчайшие сроки. Сотрудники ведомства внесут соответствующие записи в реестр, после чего вопрос можно будет считать закрытым.

Форма документа

Процедура регистрации и отказа от использования ЭЦП довольно строго регламентируется законом, вследствие чего для каждого отдельного юридически значимого действия в этой сфере разработан общеобязательный унифицированный бланк. В нашем случае речь пойдёт о приложении к приказу федерального казначейства. Сотрудники ведомства разработали специальную форму, которой необходимо пользоваться при составлении акта уничтожения средства электронной подписи.

Заполнить бланк допускается как от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки, так и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за председателем сформированной комиссии по уничтожению. Отметим, что способ заполнения формы ни коим образом не отразится на её юридической силе. На практике ответственный сотрудник заранее распечатывает бланк и вносит в него записи по ходу проведения процедуры.

Необходимо учесть, что перед использованием формы её необходимо утвердить. Сделать это может только руководитель организации путём издания соответствующего приказа. На него необходимо будет оставить ссылку в самом акте.

Объясняем, как правильно заполнить бланк

Настоящая форма состоит из одной страницы, её заполнение не должно вызвать затруднений у сотрудников, так или иначе работающих с официальными бумагами. Тем не менее разберём процедуру подробно.

Начать следует с реквизитов. Оставляем ссылку на приказ руководителя, в соответствии с котором утверждается настоящий бланк (дата утверждения, ФИО директора). Далее оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления документа. Затем обозначаем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО) и перечисляем кадровый состав комиссии. Для каждого члена комиссии указываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу председатель комиссии актирует ход процедуры, отмечая:

• наименование средства электронной подписи;
• инвентарный номер копмьютера, на котором установлена программа;
• способ удаления программы;
• наименование утилиты, используемой для очистки не удалённых элементов;
• реквизиты карточки учёта лицензии средства ЭП (версия, номер, дата);
• способ уничтожения физического носителя и документации к средству ЭЦП.

Настоящий акт составляется комиссией в двух равных по юридической силе экземплярах, один направляется в удостоверяющий центр федерального казначейства, а второй остаётся на хранение в архиве компании. Официальная бумага подлежит хранению в течение установленного законом срока, после чего может быть уничтожена

Примерный образец

На этом процесс составления официальной бумаги подходит к концу. Своими подписями (с расшифровкой) акт должны заверить все члены комиссии, принимавшие участие в процедуре.