Акт списания бланков строгой отчётности – это документ, обязательно составляемый при списании расчётной документации. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Бланки строгой отчётности
Под бланком строгой отчётности понимается документ, относящийся к первичной учётной документации, подтверждающий совершение оплаты за те или иные действия. По своей юридической значимости бланк приравнивается к чеку.
Бланки строгой отчётности подлежат хранению на предприятии в особом порядке. Руководству фирмы потребуется оборудовать помещение с ограниченным доступом, допускается установить сейф или металлический шкаф на замке.
Ответственное за хранение лицо
На каждом предприятии, использующем бланки строгой отчётности, в обязательном порядке должно быть ответственное за них лицо. Ответственность возлагается соответствующим приказом руководителя компании. Сотрудник должен будет расписываться в каждом бланке, выдавать их подчинённым при необходимости, отвечать за их сохранность. Обычно эти полномочия возлагаются на главного бухгалтера или руководителя организации лично.
Списание бланков
Бланки строгой отчётности даже после их использования подлежат обязательному хранению в течение установленного законом срока (не мене пяти лет). По истечению этого периода времени документация может быть списана за ненадобностью.
После списания бумаги следует уничтожить надлежащим образом, чтобы не было возможности их восстановить. Для этого используют шредер.
Испорченные бланки
Отметим, что даже испорченный по тем или иным причинам бланк строгой отчётности подлежит хранению в архиве фирмы. На бумаге ставится отметка о её недействительности, бланк изымается из документооборота компании. Избавиться от него получится только по истечению пяти лет.
Процедура списания
В силу значимости процедуры списание бланков строгой отчётности осуществляется коллективно. В этих целях руководитель издаёт соответствующее распоряжение, в соответствии с которым формирует специальную комиссию. Кадровый состав выбирает директор лично из своих подчинённых. По общему правилу должность сотрудников не важна, однако будет лучше, если в комиссию войдут работники, занимающие высокопоставленные должности в организации (главный бухгалтер, директор лично).
Кто актирует процесс
Бремя по составлению акта ложится на председателя комиссии. Как правило, этот сотрудник имеет большой опыт работы с официальными бумагами и без труда сможет составить документ. Необходимо учесть, что все члены комиссии в равной степени несут ответственность за осуществлённую ими процедуру. Если выяснится, что срок хранения бланка ещё не истёк, а он уже был списан, ответственности избежать не выйдет.
Форма документа
На сегодняшний день органы государственной власти не предъявляют особых требований к составлению учётной документации негосударственными предприятиями. С 2013 года использование унифицированных бланков стало необязательным для коммерческих организаций. Однако в силу удобства в работе многие компании используют обязательную для бюджетных предприятий форму ОКУД 0504816, утверждённую Приказом Минфина в 2015 году. Бланк крайне прост и удобен для заполнения.
Заполнить форму можно одним из двух общепринятых способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за председателем комиссии. Отметим, что способ изложения текста ни коим образом не отразится на юридической силе официальной бумаги. Ответственный сотрудник заранее подготавливает чистый бланк и вносит в него сведения от руки. Необходимо учесть, что электронную версию в любом случае придётся распечатать для заверения «живыми» подписями членов комиссии.
Правила заполнения унифицированных бланков
Существуют определённые правила заполнения унифицированных бланков, разработанных и утверждённых государственными органами. Для того, чтобы документ по итогу обладал юридической силой, необходимо их придерживаться. Вот некоторые из них:
- заполнению подлежат все поля формы, если не указано иное;
- все автографы должны быть «живыми». Подписи необходимо расшифровать;
- нельзя оставлять в бланке неточности, зачёркивания и опечатки. В случае допущения ошибки следует написать «исправленному верить», изложить текст в новой редакции, проставить дату внесения изменений и заверить подписями всех членов комиссии.
Объясняем, как правильно составить акт
Форма ОКУД 0504816 состоит из одной страницы. Её заполнение не должно вызвать затруднений у сотрудников организаций, тем не менее разберём весь процесс подробно. По своей структуре бланк можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, сведения о членах комиссии, перечень списываемых БСО, подписи участников процедуры. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Начинаем с реквизитов. В шапке документа обозначаем, что форма ОКУД 0504816 утверждена в учётной политике фирмы соответствующим приказом директора (номер, дата утверждения). Далее присваиваем акту уникальный номер для документооборота и хранения в фирме, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги. Затем прописываем сведения об организации:
- полное наименование предприятия со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ПАО);
- ИНН, КПП, код согласно классификатору.
Ниже по документу перечисляем состав комиссии, обозначая для каждого члена ФИО и должность согласно штатному расписанию. Отмечаем, что комиссия сформирована в соответствии с распоряжением директора (оставляем на него ссылку).
Далее перечисляем все БСО, подлежащие списанию в таблице, указывая причину.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Остаётся лишь заверить официальную бумагу подписями (с расшифровкой) всех членов комиссии.
