Акт приема-передачи помещения в аренду

Акт приёма-передачи помещения в аренду – это документ-приложение к договору аренды, заключённому между контрагентами. Договор аренды порождает у сторон соглашения определённые обязанности. Арендодатель обязан передать, а арендатор, в свою очередь, принять объект. Акт будет подтверждать факт передачи помещения в аренду.

Когда составляется документ

Акт необходимо составить при непосредственной передаче объекта из рук в руки. Относительно помещений, этот процесс может быть выражен в предоставлении арендатору ключей. Основное соглашение и акт приёма-передачи могут быть составлены в разное время. Срок использования помещения арендатором будет отсчитываться от даты подписания настоящего акта. Бремя по составлению документа лежит, как правило, на арендодателе.

Необходимо учесть, что конкретные соглашения между контрагентами определяются условиями договора, а также положениями статьи 606 ГК РФ.

Юридическая природа акта

Как уже было сказано выше, основное назначение акта – это заверение фактической передачи имущества. Однако в нём также будут отражены иные важные для сторон соглашения моменты. Арендодатель обязан передать помещение, находящееся в надлежащем состоянии, а арендатор должен это состояние поддерживать. В акте фиксируется фактическое состояние объекта на момент передачи. Делается это в целях иметь возможность предъявления претензий арендатору при причинении им ущерба арендованному помещению.

Если контрагент откажется в договорном порядке возместить ущерб, акт приёма-передачи послужит доказательством в суде. Арендодатель сможет легко доказать, что появление дефектов на объекте произошло по вине арендатора.

Описание состояния помещения

Необходимо подробно запечатлеть в каком именно состоянии передаётся объект. Для этих целей проводится процедура по оценке помещения. Следует обратить внимание на следующие моменты:

• если речь идёт об аренде отдельного строения, стоит зафиксировать его фасадные элементы, состояния фундамента;
• если помещение передаётся с мебелью или техникой, отмечаем их состояние;
• обязательно оцениваем коммунальные коммуникации (водопровод, проводка и т.д.).

Проведением оценки совместно занимаются представители обеих сторон договора. В случае необходимости для более подробного осмотра и дачи заключения можно пригласить представителей третьей стороны. Например, сотрудник городской коммунальной службы сможет сделать объективный вывод о состоянии коммуникаций в помещении.

Форма документа

Российское законодательство не предусматривает для организаций обязательной формы акта приёма-передачи помещения в аренду. В силу положений гражданского кодекса о свободе договора, предприятия вправе составить бумагу в свободной форме. Необходимо лишь соблюсти общие требования к такого рода документам.

Также имеется возможность разработать уникальную, фирменную форму для своей организации. Такое решение будет актуально для предприятий, часто сталкивающихся с арендой помещений. Фирменный бланк будет учитывать все тонкости, которые контрагенты считают нужным указать в документе. Однако в этом нет необходимости и акт можно составить с чистого листа.

В целях написания документа можно использовать компьютер или же изложить его от руки на листе бумаги формата А4. Главное, чтобы на нём стояли подписи представителей договаривающихся сторон.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Первым делом необходимо соблюсти одно из основных требований к документам и отметить дату составления акта, а также населённый пункт, в котором он был составлен. После этого можно переходить к преамбуле.

Следующим шагом вносим информацию о контрагентах. Здесь, как и в основном договоре аренды, необходимо указать следующие моменты:

• наименования организаций, заключающих соглашение;
• ФИО и должность на предприятии представителей организаций;
• на основании какого документа действуют представители (устав, доверенность).

Указывать более подробную информацию (ИНН, ОГРН) необязательно, так как она уже указана в основном договоре.

Переходим к внесению информации об объекте соглашения. Здесь необходимо удостоверить факт передачи объекта с одной стороны и его приёма с другой. Отмечаем какое именно помещение передаётся на правах аренды (делаем ссылку на договор аренды). В этом пункте указываем площадь помещения и адрес его расположения. Если объект находится в многоэтажном доме, делаем об этом отметку.

Следующим пунктом заверяем, что помещение передаётся в аренду в надлежащем состоянии, устраивающем арендатора. Важно прописать положение об отсутствии у сторон взаимных претензий по состоянию объекта.

Если на объекте имеются какие-то недостатки, обязательно фиксируем какие именно. Так арендатор сможет быть уверен, что его не обвинят в порче имущества.

В самом документе указываем какое количество экземпляров было составлено сторонами.

Стороны вольны обусловить в акте и другие важные для них моменты, выше был предоставлен неисчерпывающий перечень.

Ниже по документу следуют подписи лиц, представляющих контрагентов. После заверения акта их автографами договор будет считаться заключённым.