Акт опечатывания помещения – это официальная бумага, подтверждающая наличие законных оснований и в целом законность процедуры ограничения доступа в то или иное помещение. Мероприятие всегда должно иметь документальное сопровождение.
Файлы для скачивания:
Опечатывание
Под опечатыванием понимается ограничение доступа в помещение с целью сохранения имущества, денежных средств, документов и так далее. Обычно этим занимаются представители органов государственной власти (МВД, Счётная палата), однако опечатать помещение могут и граждане. Речь идёт о правовых взаимоотношениях арендодателя и арендатора. В условиях договора может быть прописан пункт, в соответствии с которым собственник при наступлении определённых условий может ограничить доступ контрагента к арендованному помещению. Как правило, это связано с неоднократной просрочкой оплаты или ухудшением состояния объекта.
Также опечатыванию могут подвергаться отдельные помещения на территории предприятия в соответствии с решением руководителя организации. Обычно опечатывают складские помещения, помещения кассы, архивы. Происходит это в целях ограничения доступа и используется в рамках проведения проверок в компании.
Способы опечатывания
Существует несколько способов опечатывания. Самый распространённый – это приклеивание на дверь листа бумаги с проставленной печатью организации и подписями ответственных лиц. При попытке проникновения в помещение бумага непременно разорвётся и станет ясно, что к объекту был получен доступ.
Применяют также и более надёжные методы. Речь идёт об установке специальной пломбы на проволоке. Она также сопровождается печатью организации.
Роль акта
Акт в настоящей процедуре играет ключевую роль, так как именно он подтверждает законность проведённой процедуры. На судебном разбирательстве документ станет весомым доказательством. Если ограничить доступ к помещению в обход закона, санкций со стороны государственных органов избежать не выйдет.
Процедура
Процедура опечатывания всегда должна иметь сопровождение определёнными документами, осуществляться коллективно. Конкретные тонкости зависят от повода. Если речь идёт об ограничении доступа на предприятии, руководитель должен издать соответствующий приказ, назначить специальную комиссию. Кадровый состав выбирает лично директор. По общему правилу должности сотрудников не имеют значения, тем не менее лучше выбрать лиц, занимающих руководящие посты. Работники подробно опишут процесс и фактически опечатают помещение.
Отметим, что любой нормативный акт, издаваемый руководителем организации, должен иметь под собой основание и обоснование. Под основанием понимается ссылка на какой-то документ (акт, закон, докладную записку), а под обоснованием реальные причины. Например, опечатывание может быть связано с проведением служебного расследования по результатам инвентаризации.
Члены комиссии должны своими автографами заверить, что опечатывание произведено в соответствии с законом. Оставляя подпись, сотрудник берёт на себя ответственность. Бремя по составлению ложится, как правило, на председателя сформированной комиссии.
Форма документа
Представители органов государственной власти для актирования процесса опечатывания помещения используют общеобязательные унифицированные бланками, разработанные их ведомством. Если речь идёт о гражданах, они вольные составлять официальную бумагу в свободной форме.
Отметим, что свободная форма документа также подразумевает соответствие определённым требованиям, а именно:
- ссылка на приказ руководителя;
- указание причин;
- перечисление кадрового состава комиссии;
- обозначение реквизитов;
- соблюдение чёткой структуры (шапка, основная часть и подписи ответственных лиц).
Заполнить бланк можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Это решение принимается членами комиссии коллегиально. По общему правилу способ изложения содержания акта не может отразиться на его юридической силе. На практике сотрудник, ответственный за составление, заранее распечатывает бланк и вносит в него данные вручную.
Объясняем, как правильно составить акт
Для удобства работы с документом условно разделим его на четыре составных блока: реквизиты, сведения о составе комиссии, процесс опечатывания и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому их них.
Начнём с реквизитов. Первый делом присвоим настоящему акту уникальный номер для документооборота в фирме и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Далее оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги. В данном случае также следует указать время проведения процедуры.
Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя (дата, номер) в соответствии с которым назначена специальная комиссия, перечисляем её кадровый состав, обозначая для каждого участника его ФИО и должность согласно штатному расписанию. В этом же блоке обуславливаем причины со ссылками не соответствующие нормативные акты. Это может быть распоряжение директора или иной документ.
Следующая часть – сведения об опечатываемом помещении. Необходимо чётко обозначить, какое именно помещение опечатывается, какой метод используется. Здесь же члены комиссии вправе оставить свои замечания по проведению процедуры. Если всё выполнено в соответствии с законом, об этом также делается отметка.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Осталось лишь заверить его подписями всех участников процедуры. Отметим, что автографы должны быть расшифрованы. Подписанная официальная бумага передаётся руководителю фирмы в качестве отчёта о проделанной работе. Как только необходимость в ограничении доступа к помещению пропадёт, печать снимается.
