Акт о результатах инвентаризации. Форма 0504835

Акт о результатах инвентаризации – это документ, подводящий итоги всего мероприятия по оценке товарно-материальных (и иных) ценностей, хранящихся на предприятии.

Инвентаризация

Под инвентаризацией понимается процедура проверки имущества организации. Мероприятие проводится регулярно. В ходе проверки сотрудники фирмы проверяют, какое имущество имеется в наличии, а какое отсутствует. По итогам инвентаризации какие-то ценности могут быть списаны.

Периодичность

Периодичность проведения инвентаризации определяет для себя каждая фирма индивидуально. Как правило, мероприятие проводится ежегодно перед годовым отчётом. Однако может быть установлен и другой порядок. Также имеет место проведение внеплановой проверки. Так ответственные за имущество лица не успеют подготовиться.

Результаты инвентаризации

Под результатами инвентаризации понимается пакет документов, состоящий из акта и описей имущества. Может выясниться, что какие-то ценности отсутствуют на складе. В таком случае необходимо будет определить виновных. Во исполнение этих целей может быть инициировано служебное расследование. Такую возможность предусматривает действующая редакция Трудового кодекса. Члены рабочей группы имеют право задавать сотрудникам вопросы, касающиеся пропавших товарных ценностей. Работники обязаны всячески содействовать.

Ответственное лицо

За каждый отдельный вид имущества организации назначается ответственное лицо. При чем речь не всегда идёт о товарно-материальных ценностях. Объектами могут выступать, например, документы. Именно ответственный сотрудник и будет отвечать за утрату имущества. Такие работники несут полную материальную ответственность в соответствии с заключённым с ними договором.

Процедура

Процедура инвентаризации всегда берёт своё начало с соответствующего распоряжения руководителя фирмы. Директор своим приказом определяет:

• структурное подразделение, в котором будет проходить инвентаризация;
• какие именно ценности подлежат проверке;
• сроки проведения мероприятия;
• сотрудников, которые непосредственно будут выполнять распоряжение.

Комиссия

Инвентаризация всегда осуществляется коллегиально. Коллективность обуславливается большим объёмом работы и необходимостью получения объективного решения. Все члены комиссии расписываются в документах за полноту и достоверность изложенных сведений.

Кадровый состав комиссии определяет лично руководитель фирмы своим приказом. Следует назначить сотрудников, имеющий навыки и опыт работы с товарно-материальными ценностями. Как правило, в состав входят лица, занимающие руководящие должности в компании. Это может быть главный бухгалтер, заместитель директора или начальник структурного подразделения.

Кто пишет акт

Бремя по написанию акта ложится на председателя назначенной комиссии. Именно этот сотрудник и будет отчитываться о проделанной работе перед руководителем. Работник должен обладать определёнными навыками работы с учётной документацией, ведь ему предстоит проделать большой объём бумажной работы.

Форма документа

На сегодняшний день вся бухгалтерская учётная документация организаций может составляться в свободной форме без использования общеобязательных бланков. Однако множество предприятий до сих пор используют разработанные государственными органами формы. Это объясняется их удобством и привычкой сотрудников.

Для проведения инвентаризации в государственных, бюджетных, казённых учреждениях используется форма ОКУД 0504835. Это прямое требование законодательства. Форма утверждена Приказом Минфина в 2015 году и практически используется с декабря 2017 года. Перед использованием бланка его необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя учреждения.

Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за председателем комиссии. Отметим, что оба варианта при условии подписания всеми членами комиссии будут по итогу обладать равной юридической силой.

Правила заполнения бланка

Необходимо учесть, что существуют определённые правила заполнения унифицированных форм. Речь идёт о:

• недопустимости различного рода исправлений, помарок, опечаток. В случае допущения ошибки придётся взять чистый бланк;
• необходимости заполнения каждой строки документа (если того требует форма).

Если не придерживаться вышеуказанных правил, официальная бумага может быть признана незаконной.

Объясняем, как правильно заполнить форму

Начать следует с шапки бланка. Отмечаем, что настоящая форма утверждена соответствующим приказом руководителя учреждения, ссылаемся на него (дата утверждения и подпись директора). Далее присваиваем акту уникальный номер для документооборота и хранения в фирме. Прописываем сведения об организации, проводящей инвентаризацию:

• полное наименование компании со ссылкой на организационно-правовую форму;
• код согласно классификатору.

Указываем дату составления документа, ответственное за имущество лицо, перечисляем состав комиссии со ссылкой на распоряжение начальника. Для каждого члена комиссии прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу заполняем блок с информацией о проводимом мероприятии. Обозначаем следующие моменты:

• временные рамки проведения инвентаризации;
• ФИО ответственного;
• какое именно имущество подвергается проверке;
• ссылаемся на составленные в ходе процедуры описи.

Следующим шагом члены комиссии подводят итоги всей процедуры. Если были выявлены какие-то нарушения, об этом делается отметка.

Примерный образец

На этом работа с формой подходит к концу. Акт заверяют своими автографами с расшифровкой все члены назначенной комиссии. Подписанный документ должен попасть на стол к руководителю в обозначенный приказом о проведении инвентаризации срок.