Акт о неисправимых повреждениях документов

Акт о неисправимых повреждениях документов – это официальная бумага, подтверждающая, что часть архивной документации предприятия повреждена и не подлежит восстановлению.

Хранение документов

Вся документация организации (учётные официальные бумаги, трудовые договоры с сотрудниками и так далее) подлежит хранению в течение установленного законом периода. Во исполнение требований законодательства администрация предприятия обязана обеспечить все условия для надлежащего хранения. Речь идёт о проведении следующих мероприятий:

• разработка и утверждение номенклатуры дел;
• выделение отдельного помещения под архив;
• назначение ответственного за хранение лица.

Номенклатура дел

Под номенклатурой дел понимаются особые правила сортировки и хранения всей документации фирмы. На крупных предприятиях количество архивных бумаг достигает невероятно больших размеров. Для её учёта требуется определённая система, структура. Именно эту задачу и решает номенклатура дел.

Архив

В крупных организациях архив выделяется как отдельное структурное подразделение. В фирме может работать несколько сотен сотрудников, ежедневно подписываются тысячи официальных бумаг, заключаются десятки договоров. Вся эта документация подлежит обязательному хранению. Не всегда офисного помещения оказывается достаточно. В отдельных случаях компании могут прибегнуть к помощи контрагента и отдать материалы на ответственное хранение в рамках договора хранения. Поклажедатель передаёт определённое количество официальных бумаг, а хранитель обязуется обеспечивать их сохранность за соответствующую плату.

Ответственное лицо

Руководитель организации вправе своим приказом назначить материально ответственное за хранение документации лицо. Обычно это начальник архива. Он получает дела по акту приёма-передачи официальных бумаг. По окончанию работы на должности также составляется аналогичный акт. Ответственный сотрудник обязан ежегодно сдавать директору отчёт об имеющихся официальных бумагах, выделять потерявшие юридическую силу документы к уничтожению, а также обеспечивать сохранность.

Причины повреждения

Причины повреждения могут быть самыми разнообразными:

• естественная порча бумаги с течением времени (трудовые договоры должны храниться в течение 75 лет);
• техногенная авария (пожар, замыкание проводки);
• стихийное бедствие (удар молнии, пожар).

Отдельным пунктом можно выделить халатность ответственного за хранение документов лица. Речь идёт о пренебрежительном отношении к своим должностным обязанностям. Сотрудник может неаккуратно обращаться с вверенными ему официальными бумагами. Если выяснится, что повреждения возникли по вине работника фирмы, его будет ждать юридическая ответственность, а также применение дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения. Окончательное решение должен принять руководитель компании.

Форма документа

На сегодняшний день практически все официальные бумаги, составляемые организациями в ходе осуществления их деятельности, могут быть написаны в свободной форме. Акт о неисправимых повреждениях документов не является исключением. Однако некоторые предприятия продолжают использовать отменённую форму, закреплённую в Приложении № 37 к Правилам хранения архивных документов. Бланк довольно прост и крайне удобен для заполнения.

Непосредственно перед использованием формы её необходимо закрепить в документации фирмы посредством издания соответствующего распоряжения руководителя. На самом бланке делается отметка об утверждении.

Написать акт рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём уже отмечены реквизиты фирмы, производящей процедуру. Если такового не оказалось, допускается использовать чистый лист бумаги формата А4.

Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать составитель. Юридическая сила документа не зависит от способа изложения содержания. На практике ответственный работник заранее подготавливает чистую форму для заполнения и вносит в неё сведения от руки.

Объясняем, как правильно заполнить бланк

По своей структуре настоящая форма состоит из одной страницы, её заполнение не должно вызвать затруднений у архивного работника, тем не менее разберём процесс подробно.

Первым делом обратим внимание на шапку документа. В ней необходимо указать:

• полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ЗАО и так далее);
• дата (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления акта;
• уникальный номер настоящего акта для его хранения и документооборота в фирме;
• ссылку на приказ руководителя, в соответствии с которым утверждается используемая форма.

Ниже по документу следует заполнить таблицу, содержащую в себе сведения о повреждённых документах. Здесь обозначаем:

• номер описи, единицу хранения;
• количество повреждённых листов в деле;
• заголовки повреждённых единиц;
• крайние даты официальных бумаг;
• сущность и причины повреждения.

Под таблицей подводим итог, указывая точное количество неисправимо повреждённых страниц (цифрами и прописью). Далее делаем заключение о необходимости списания документации со ссылкой на причину. В официальной бумаге должен расписаться руководитель архива, подтверждая тем самым полноту и достоверность изложенных в акте сведений. Далее акт переходит в руки администрации предприятия, которая уже в свою очередь осуществит списание документов. Об этом также делается отметка в настоящей официальной бумаге.

Примерный образец

На этом составление документа подходит к концу. Как только все автографы (с расшифровкой) встанут на свои места, акт обретёт юридическую силу.