Акт о недостаче товара при инвентаризации

Акт о недостаче товара при инвентаризации – это документ, составляемый в ходе процедуры учёта имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, фиксирующий несоответствие между фактическими и заявленными в документах значениями. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Инвентаризация

Инвентаризация – это регулярно проводимое на всех без исключения предприятиях мероприятие, целью которого является оценка имеющихся на складе фирмы товарно-материальных ценностей. По факту проверки может выясниться, что те или иные товары фактически отсутствуют.

Недостача

В случае обнаружения недостачи руководству организации придётся разбираться со сложившейся ситуацией. Потребуется выяснить, куда исчез товар. Во исполнение этих целей может быть инициировано служебное расследование. Трудовой кодекс предусматривает такую опцию. Руководитель компании своим приказом формирует специальную комиссию, задачей которой станет выяснение причин пропажи товара. Ответственные сотрудники получат право задавать своим коллегам определённые вопросы, которые помогут прояснить ситуацию.

Ответственность

За всё имущество, хранящееся на складе, отвечает материально ответственное лицо. Это может быть кладовщик или другой сотрудник. Если выяснится, что пропажа связана с халатностью работника, работодатель будет вправе потребовать возмещения ущерба в полном объёме. Также может зайти речь о применении дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения.

Роль акта

По своей юридической природе акт о недостаче товара входит в общий комплекс документов, составляемых в ходе инвентаризации. По общему правилу его составление вовсе не обязательно. Сам факт расхождений можно отразить в акте по результатам инвентаризации. В отдельный документ недостача выделяется в целях снятия с ответственных лиц ответственности.

Процедура

Процедура инвентаризации всегда осуществляется коллективно. Руководитель организации издает приказ, в соответствии с которым назначается инвентаризационная комиссия. Кадровый состав подбирает лично директор. Обычно в состав комиссии входят лица, занимающие высокопоставленные должности в фирме. Если процедура проводится в обособленном подразделении, следует включить его представителя.

Кто составляет официальную бумагу

По общему правилу бремя по актированию процесса лежит на председателе инвентаризационной комиссии. Как правило, этот пост занимает наиболее опытный среди коллег сотрудник, а значит, он точно умеет обращаться с подобными официальными бумагами.

Следует учесть, что, расписываясь в акте, все члены комиссии берут на себя ответственность за полноту и достоверность обозначенных в нём сведений. Если вскроется, что недостача была фиктивной, санкций со стороны руководства избежать не выйдет.

Что отразить в акте

В настоящий момент не существует единого перечня моментов, которые должны быть обязательно отражены в акте. Члены комиссии вправе обозначать необходимые положения в зависимости от сложившейся ситуации. Однако практика выработала примерный список пунктов, которые подлежат указанию. К ним относят:

• перечисление кадрового состава комиссии;
• ссылка на приказ руководителя, в соответствии с которым проводится инвентаризация;
• сроки проведения процедуры;
• сам факт обнаружения недостачи;
• сравнение фактических показателей с заявленными в документах (количество, масса);
• итоговая сумма недостачи;
• подписи всех членов комиссии и материально ответственного за товар лица.

Форма документа

В настоящий момент органы государственной власти позволяют составлять учётную документацию без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт о недостаче товара при инвентаризации, как и многие другие официальные бумаги, может быть написан в свободной форме. Отметим, что используемая форма акта должна быть утверждена соответствующим приказом руководителя, о чём делается отметка в самом документе.

Исполнить документ рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём заранее обозначены реквизиты организации, проводящей процедуру. При отсутствии заготовленной формы допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, прописав сведения о предприятии от руки.

Написать текст можно одним из двух общепринятых способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решается индивидуально в каждом отдельном случае председателем комиссии с учётом мнения коллег.

Инструкция по составлению акта

Начать составление следует с шапки. В верхней части листа отмечаем, что используемая форма закреплена в учётной политике приказом директора фирмы (ссылаемся на него). Далее указываем полное наименование организации, проводящей процедуру, со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения согласно утверждённой номенклатуре дел и внутреннего документооборота в компании.

Следующий шаг – ссылка на приказ руководителя, в соответствии с которым проводится процедура: оставляем реквизиты документа, обозначаем временные рамки инвентаризации. Далее перечисляем кадровый состав комиссии, указывая для каждого члена его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу отмечаем обнаружение факта недостачи и в форме таблицы подробно описываем расхождения, отмечая:

• наименование товара;
• артикул продукта;
• единица измерения;
• количество;
• цена;
• сравнение фактических и официальных показателей.

Под таблицей подводим итог вышеуказанным сведениям, прописывая сумму недостачи текстом.

Примерный образец

На этом процесс составления документа подходит к завершению. Акт должны заверить своими автографами (с расшифровкой) все без исключения члены комиссии, а также материально ответственное за товар лицо.